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Schach

Effizienzsteigerung steht ganz oben auf der Aufgabenliste der IT in Unternehmen. Ebenso die Fehlerreduktion im täglichen Business. Als Lösung für diese Aufgabenstellungen ist die Automatisierung von Prozessen eine gute Wahl. 

Mit durchgehend digitalisierten Abläufen können die Effizienz wie auch die Geschwindigkeit erhöht werden – bei gleichzeitig sinkender Fehlerquote. Digitalisierungsplattformen bzw. BPM Plattformen sind eine Möglichkeit zur Prozessautomatisierung, eine andere ist die Robotic Process Automation kurz RPA. RPA ist im Trend, stößt jedoch an Grenzen.

Prozessautomatisierung ist aus Unternehmen kaum mehr wegzudenken. Das Marktforschungsunternehmen Gartner, das die Entwicklungen in der IT analysiert, schätzt, dass bis Ende 2022 mindestens 85 Prozent aller großen und sehr großen Unternehmen Software-Roboter nutzen werden, um den Automatisierungsgrad von Geschäftsprozessen zu erhöhen.

Robotic Process Automation (RPA) automatisiert IT-Tätigkeiten von geringer Wertschöpfung, die bisher von Mitarbeitern durchgeführt werden. Das kann z.B. das automatische Befüllen von Software-Formularen oder Eingabemasken sein oder das Extrahieren von Daten aus E-Mail Anhängen wie z.B. Excel-Listen und die Weitergabe dieser Daten an weiterverarbeitende IT-Applikationen. RPA geht davon aus, dass der jeweils zugrunde liegende Geschäftsprozess unverändert besteht und lediglich der manuelle Aufwand an den IT-Applikationen durch die Software-Roboter, kurz Bots, reduziert wird.

Das ist aber auch die Grenze von RPA. Im Prinzip werden nur die Schwächen der IT-Systeme und der zugrundeliegenden Geschäftsprozesse kaschiert. Ähnlich wie es bei unvollständiger Diagnose auch in der Medizin vorkommen kann, werden zwar die Symptome behandelt aber nicht die Ursache der Krankheit geheilt. RPA optimiert weder die IT-Systeme noch die Geschäftsprozesse.

Unbestreitbar lassen sich mit RPA „Quick Wins“ erzielen. Bei dieser taktischen Vorgehensweise sollte aber die strategische Prozess-Verbesserung nicht aus den Augen verloren werden.

Prozesse verbessern

Digitalisierungsplattformen zielen darauf ab, Geschäftsprozesse durchgehend zu digitalisieren und zu automatisieren. Isolierte IT-Systeme werden integriert, Medienbrüche in den Geschäftsprozessen werden eliminiert, die Prozesse werden insbesondere durch Veränderung optimiert. Veränderungen an bestehenden und neue Geschäftsprozesse können im Rahmen der Digitalen Transformation durchgehend digital implementiert werden.

Die Frage, die sich in naher Zukunft stellt, ist, inwieweit BPM-Plattformen durch RPA ersetzt werden. Das Gegenteil ist der Fall: RPA kann in eine BPM-Lösung integriert werden und die Lösung noch weiter verbessern. RPA ersetzt lediglich menschliche / manuelle Tätigkeiten an IT-Systemen ohne diese bzw. die Geschäftsprozesse verändern zu müssen. Für umfassendes Prozessmanagement sind die BPM-Plattformen daher nach wie vor unerlässlich. RPA ist ein Software-Konzept, BPM-Plattformen dagegen sind eine strategische Methode. BPM und RPA lassen sich sehr gut kombinieren um einen höheren Automatisierungsgrad der Geschäftsprozesse noch schneller zu erreichen. Der Einsatz von RPA ist relativ schnell zu erreichen, stößt allerdings an die Grenzen, wenn Prozessveränderungen notwendig sind. BPM löst dieses Problem und ist die strategische Lösung für Prozessoptimierung und Verbesserung der IT-Applikationslandschaft. Mit der intelligenten Kombination erreichen Unternehmen ihre Digitalisierungsziele schneller.

BPM Plattformen sind dafür da, um Geschäftsprozesse zu orchestrieren, mit Kunden zu interagieren und komplexe Entscheidungen zu treffen. Das Ziel vom BPM ist es, Unternehmen ein Umfeld zu bieten, in dem Prozesse kontinuierlich verbessert werden.

RPA dagegen ersetzt, ähnlich wie in mechanischen Fertigungsprozessen, manuelle, sich wiederholende Tätigkeiten durch „Roboter“. Da sich BPM und RPA ergänzen, ist es zwingend notwendig zu wissen, an welcher Stelle welches von beiden für das bestmögliche Ergebnis eingesetzt werden muss.

 

Rolf Stephan, COO
Rolf Stephan
COO, AXON Ivy AG

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