ERP-Einführung aus dem Home Office?

Während der COVID-19-Pandemie wurden viele IT-Projekte vorerst gestoppt oder verschoben. Unternehmen befürchteten, diese ohne persönliche Anwesenheit vor Ort nicht bewältigen zu können. Die praktische Erfahrung zeigt jedoch: Komplexe Projekte wie eine ERP-Einführung ohne Vor-Ort-Präsenz sind nicht nur möglich, sondern bieten sogar Vorteile.

Durch die weggefallenen Reisen können Zeit und Kosten eingespart werden. Zudem ist es leichter möglich, alle Teilnehmer zu Meetings zusammenzubringen und diese effizient und zeitsparend zu gestalten. Und sollte jemand nicht persönlich teilnehmen können, können Aufzeichnungen einfach zur Verfügung gestellt werden.

Natürlich lässt sich eine ERP-Implementierung nicht ohne Anpassungen in den virtuellen Raum übertragen. Doch wenn Unternehmen einige Punkte beachten, gelingt es ihnen auch ohne persönliche Treffen und Support vor Ort, ein ERP-Projekt nach Plan umzusetzen. IFS, der globale Anbieter von Business-Software, gibt vier Tipps für eine erfolgreiche Remote-Implementierung.

1. Ein digitales Mindset

Die digitale Transformation beginnt im Kopf – das ist zwar nicht erst so, seitdem Mitarbeiter von zuhause aus arbeiten, es ist jedoch heute umso wichtiger. Eigenschaften, die Mitarbeiter mit einer digitalen Denkweise mitbringen, sind Offenheit gegenüber neuen digitalen Technologien, Agilität, um sich schnell an neue Prozesse anzupassen, ebenso wie ein Verständnis dafür, dass die Digitalisierung einen enormen Einfluss auf Leben und Arbeit hat. Für Mitarbeiter mit einem digitalen Mindset gilt: „digital first“. Sie sind damit bei einer Remote-Implementierung essenziell. Unternehmen sollten diese Mitarbeiter über die gesamte Organisation hinweg fördern und ihr Wissen und ihre Fähigkeiten gezielt einsetzen.

2. Die richtigen Kollaborations-Tools

Anbieter und Unternehmen sollten gemeinsam frühzeitig überlegen, welche technischen Werkzeuge notwendig sind, damit alle Beteiligten die kommenden Prozesse erfolgreich umsetzen können. Dazu gehören geeignete Tools für Kommunikation und Kollaboration zur Umsetzung von virtuellen Meetings und Schulungen sowie zum Teilen der notwendigen Dokumente. Als Mittelpunkt des Austausches zwischen Beratern und Kunden sollten diese Tools intuitiv nutzbar sein. Steht das technische Rahmenwerk bereits zu Beginn des Projekts bereit, können sich die Beteiligten ganz auf ihre bevorstehende Aufgabe konzentrieren.

3. Schulungen auf „online“ ausrichten

Mithilfe entsprechender Tools für Online-Meetings sind Trainings und Workshops auch remote problemlos umsetzbar. Allerdings lassen sie sich nur schwierig eins zu eins ins Digitale übertragen, sondern sollten in ihrem Aufbau und Umfang entsprechend angepasst werden. Damit alle Teilnehmer vor dem Bildschirm produktiv bleiben, sollten Schulungseinheiten kürzer gehalten und regelmäßige Pausen eingeplant werden. Zudem sollten Organisatoren ausreichend Zeit für Erklärungen oder den Wechsel der genutzten Plattform berücksichtigen. Für einen reibungslosen Ablauf kann zudem ein Moderator unterstützen, der die Teilnehmer durch das Training führt und bei organisatorischen Fragen unterstützt.

4. Für enge Zusammenarbeit sorgen

Wenn persönliche Treffen fehlen, ist eine kontinuierliche enge Absprache der Beteiligten umso wichtiger, um das Projekt zu koordinieren und neu aufkommende Fragen zu klären. Neben der Organisation von Aufgaben und einzuhaltenden Timelines geht es auch darum, durch regelmäßigen Austausch ein vertrauensvolles Verhältnis zu schaffen. Meetings als Videokonferenzen abzuhalten – bei denen die Projektbeteiligen vielleicht auch einen Einblick in das Zuhause der Anderen erhalten – kann ebenfalls für eine persönlichere Beziehung sorgen.

IFS hat bereits mehr als 400 Projekte aus der Ferne durchgeführt, mit 1.400 Beratern, die remote arbeiten. Auch während der vergangenen Monate haben die Experten von IFS zahlreiche Implementierungen erfolgreich abgeschlossen, die ausschließlich aus dem Home-Office erfolgten; so  beispielsweise für die Hine Group, einen Hersteller von hydraulischen Systemen, hydraulischen Komponenten und Kühlsystemen.

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