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Elektronische Rechnungen verarbeiten können, Skonti restlos ausschöpfen und weniger Übertragungsfehler durch Wegfall manueller Tätigkeiten – der Automobilhändler LUEG spürt durch die Einführung des automatisierten, SAP-integrierten Rechnungseingangsworkflows der xSuite Group Verbesserungen auf vielen Ebenen.

Die Fahrzeug-Werke LUEG AG gehört zu den größten Autohandelsgruppen in Deutschland mit Sitz im Ruhrgebiet und weiteren Standorten in Sachsen sowie in der Zentralschweiz. Aus der 1868 in Bochum gegründeten Wagenfabrik ist ein Konzern mit 13 Gesellschaften, über 30 Standorten und rund 1.600 Beschäftigten entstanden. Mit acht Automobilmarken deckt LUEG das gesamte Spektrum ab: von Mercedes-Benz über Volvo bis zu Ferrari, vom Kleinstwagen smart bis zu Lkw und Bussen.  

Die richtige Softwareausstattung unterstützt das wachsende Unternehmen bei der Ausübung des täglichen Geschäfts. Zum Einsatz kommt seit 2010 SAP Carbon, eine spezielle SAP-Ausprägung für Automobilhändler des Beratungshauses MHP (a Porsche Company) die auf dem SAP Standard (DBM) Dealer-Business-Management basiert. Über sie organisiert LUEG seine gesamten Kernprozesse der Fahrzeugbestellung, -lieferung, -fakturierung etc. Doppelarbeiten in Vertrieb, Werkstatt und Buchhaltung konnte der Händler dadurch um rund 80 % reduzieren.

Bildquelle: LUEG


Rechnungsbearbeitung verlief früher asynchron

Zu diesem technisch hohen Standard passte die lang praktizierte Bearbeitung von Eingangsrechnungen nicht mehr. Denn es gab zwar einen elektronischen Workflow für die Rechnungsfreigabe, jedoch fand dieser außerhalb von SAP statt; für Freigabe und Verbuchung musste man zwischen Workflow und dem ERP-System hin- und herspringen. Der gesamte Prozess verlief damit asynchron. Das System war 2006 installiert worden und schon seit längerem technisch nicht mehr in der Lage, das stetig wachsende Rechnungsvolumen taggleich zu verarbeiten. So bildeten sich permanente Rückstaus.

Besonders wichtig für LUEG ist die Möglichkeit, auch PDF-Rechnungen annehmen zu können, was bislang nicht möglich war. Die Folge: Jeder Kreditor, der bereits PDF-Rechnungen schickte, wurde gebeten, diese noch einmal in Papierform zu übermitteln. Im Zentraleinkauf öffneten dann mehrere Beschäftigte rund 600 Rechnungen am Tag, versahen sie mit einem Barcode und übermittelten sie an einen externen Scandienstleister. Dieser übermittelte die Scans im Tiff-Format, weil der bestehende Workflow keine PDFs verarbeiten konnte. 

 

Regelbasierte Workflows in SAP, ohne Medienbrüche 

Gewichtige Gründe, die das Unternehmen dazu bewog, den bisherigen Rechnungsprüfungsprozess durch eine neue Lösung zu ersetzen, bei der die Freigabe automatisiert durch regelbasierte Workflows in SAP stattfindet. Zwingende Vorgabe war die SAP-Integration, ohne Drittsysteme, Medienbrüche und ohne Schnittstellen programmieren zu müssen. „Wir entschieden uns hier für die Lösung der xSuite Group“, sagt Fabian Schauenburg, Leiter des Zentraleinkaufs der LUEG Gruppe, an dessen Abteilung auch die Rechnungsprüfung angegliedert ist. xSuite Invoice Cube beinhaltet alle Funktionen zur digitalen Prüfung und Freigabe kreditorischer Rechnungen, ob in Papierform, als PDF oder als elektronische Rechnung im ZUGFeRD- bzw. XRechnung-Format. 

 

Avisierter Projektplan auf den Tag genau umgesetzt

„Die marktgängigen Workflowsysteme können mehr und weniger das gleiche“, beobachtet Fabian Schauenburg. „Bei der xSuite Group überzeugte uns deshalb der Gesamtauftritt, wie das Projekt angegangen und schließlich auch durchgeführt wurde. In der Präsentation gab es plausible Antworten auf dezidierte Nachfragen und der avisierte Projektplan wurde auf den Tag genau umgesetzt.“ Erste Gespräche fanden im April 2018 statt, Ende November startete das Projekt und am 21. Mai 2019 wurde der Workflow mit seinen Modulen für Beleglesung (Capture) und Eingangsrechnungsverarbeitung (Invoice) live geschaltet. „Vom ersten Tag an funktionierte das System einwandfrei, ohne nennenswerte Ruckler“, zeigt sich Schauenburg zufrieden. 

Mitte 2019 hat Daimler teilweise auf elektronischen Rechnungsversand mit PDFs umgestellt, mittlerweile sind 50 Prozent der jährlich rund 150.000 Rechnungen aller LUEG Kreditoren elektronisch, Tendenz steigend. Die Einführung des neuen Systems kam für das Unternehmen daher genau zum richtigen Zeitpunkt, denn mit xSuite Invoice Cube kann die Autohandelsgruppe auch PDF-Rechnungen entgegennehmen – ob sie nun direkt vom Kreditoren stammen oder vom Scandienstleister. Dieser digitalisiert mittlerweile nur noch die Hälfte der Rechnungen und übermittelt die elektronischen Abbilder jetzt ebenfalls im PDF-Format. Sie werden bei LUEG im per SAP ArchiveLink angebundenen Archivsystem abgelegt. 

Die Rechnungsdaten überträgt die xSuite-Software automatisch nach SAP, innerhalb dessen anschließend der Freigabeworkflow startet. Knapp 300  Personen an allen Unternehmensstandorten erhalten auf diese Weise ihre Belege zur Abzeichnung. Nach Durchlaufen aller Freigabeschritte erhält SAP FI den fertigen Beleg zur Verbuchung. 

 

MM-Rechnungen: Positionsdaten werden erkannt und automatisch mit Bestellungen abgeglichen

Als Handelsunternehmen verzeichnet die LUEG Gruppe mit 66 % einen relativ hohen Anteil an FI-Rechnungen. Bei den bestellbezogenen (MM-)Rechnungen ist es noch viel einfacher. Dort liest das Capture-Modul einzelne Positionen heraus, etwa für Ersatzteile, Fahrzeug-Identifizierungsnummern (FIN) und Lieferscheine, gleicht sie mit zugrundeliegender Bestellung und dem Wareneingang ab. Bei der früheren Lösung waren für diesen Abgleich zahlreiche Mausklicks notwendig, die Kontrolle einer MM-Rechnung dauerte gerne mal eine Minute – inzwischen ist sie eine Sache weniger Sekunden. „Eine kurze Sichtprüfung, und wenn alles passt, drückt man einen Knopf und die Rechnung wird gebucht“, erklärt Fabian Schauenburg den vereinfachten Prozess. 

 

Skontoerträge um 70 % gesteigert

Wo sich früher zwischen Workflow und SAP-System Medienbrüche auftaten und immer nur eine einzelne Person Rechnungen bearbeiten konnte, da lassen sich heute Arbeitspakete über Cockpit- und Monitorfunktionen von xSuite Invoice Cube auf mehrere Schultern verteilen. Und weil auch nur noch die Hälfte der Belege zum Scandienstleister gegeben werden muss, spart LUEG auch an dieser Stelle Geld. Die Bezahlung von Rechnungen funktioniert heute schneller und seine Skontoerträge konnte der Automobilhändler dank Einsatz der neuen Workflowlösung um 70 % steigern. 

Dina Haack, Produktmarketing Managerin
Dina Haack
Produktmarketing Managerin, xSuite Group GmbH

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