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Kette DigitalIm Einkauf wie im Verkauf sind Unternehmen heute daran interessiert, einzelne Arbeitsschritte zu durchgängigen Prozessen zu verbinden. Procure to Pay (Bestellen & Bezahlen) und Order to Cash (Auftrag & Zahlung) heißen die gängigen Termini dafür. Solche ganzheitlichen Arbeitsabläufe sollten sich idealerweise auch direkt innerhalb von SAP durchführen lassen.

Dafür hat die WMD Group die xSuite for SAP entwickelt, eine generische Lösung basierend auf SAP-Standards, die dokumentenbasierte Prozesse automatisiert innerhalb von SAP abbildet. Basis ist eine Technologie, die in der Lage ist, die unterschiedlichsten Plattformen und IT-Systeme miteinander zu verknüpfen und mit diesen zu kommunizieren. Die Steuerung verschiedener Unternehmensanwendungen wird dadurch möglich. Hierzu hat WMD innerhalb ihrer xSuite einzelne Anwendungsmodule entwickelt. 

Aufträge ...

Das Modul xFlow Orders steuert im End-to-End-Prozess von der eingehenden Kundenbestellung bis zum Zahlungseingang des Kunden (Order to Cash) workflowbasiert die Bearbeitung von Auftragseingängen in SAP SD. Die Anwendung erweitert den SAP Business Workflow um zusätzliche Funktionalitäten. Damit soll der vielfältige Auftragseingangsprozess in SAP SD flexibler gestaltet werden, um auch bei vielen internen Rückfragen oder Prüfungen eine schnelle Bearbeitung gewährleisten zu können. Anwender nehmen wahlweise über SAP GUI, Web-Zugang oder Portal-Integration am Prozess teil. Zur Einhaltung der Freizeichnungsrichtlinien gibt es eine rollenbasierte Bearbeiterfindung.

… und Bestellungen…

Der Beschaffungsprozess (Procure to Pay) startet mit der Beschaffungslösung xFlow Procurement, die dem Anwender eine zentrale Übersicht über seine Bestellungen verschafft. Anwender ohne SAP-Zugriff haben die Möglichkeit, per Web-Zugang eigene Bedarfsanforderungen zu erstellen. Prüfung und Freigabe der Einkaufsdokumente sind entweder über das SAP GUI, ein Web-Interface von WMD oder über eine SAP-Portal-Integration möglich. Damit werden auch Anwender in den automatisierten Bestellprozess eingebunden, die bislang ausschließlich per Papierprozess teilnehmen konnten. Die Software ist mit offenen Katalogsystemen verlinkt und enthält unter anderem rollenbasierte Freigabetabellen sowie ein revisionssicheres Workflow-Protokoll im PDF-Format. 

… sowie Bestellbestätigungen im Blick

Hier schließt sich das Modul xFlow Order Confirmation an, das Bestellungen und eingehende Auftragsbestätigungen in SAP automatisch abgleicht. Zielgruppe sind Unternehmen, die mit SAP MM (Material Management) Bestellungen erzeugen und an Lieferanten verschicken. Die Lösung ist vollständig in SAP integriert, vergleicht Auftragsbestätigungen des Lieferanten automatisiert mit der zugrunde liegenden Bestellung in SAP MM und macht Abweichungen sofort kenntlich. Der Einkauf erhält damit eine schnelle Übersicht, kombiniert mit integrierter Lieferantenkorrespondenz. Neben Auftragsbestätigungen verarbeitet die Lösung zusätzlich Lieferavise. 

xSuite SAP

SAP-zertifiziertes Gesamtkonzept für durchgängige Prozesse.

Das Herzstück jeder Digitalisierung

Kernbestandteil der WMD xSuite ist die Lösung zur automatisierten Eingangsrechnungsbearbeitung: Mit der SAP-zertifizierten Software xFlow Invoice können SAP-Anwender ihre kreditorischen Rechnungen vollständig basierend auf der SAP-Technologie prüfen und freigeben. Das Modul erlaubt eine positionsgenaue Freigabe von Kostenrechnungen (FI) und Rechnungen mit SAP-Bestellbezug (MM). Für den vorausgehenden Digitalisierungsprozess gibt es eine Capture-Komponente von WMD, welche die Belege scannt oder elektronisch empfängt und automatisiert alle rechnungsrelevanten Informationen ausliest. Diese werden mit SAP-Stamm- und Bewegungsdaten plausibilisiert, um eine hohe Erkennungsqualität zu gewährleisten.

Durch die Digitalisierung des gesamten Prozesses der Eingangsrechnungsverarbeitung können insbesondere international aufgestellte Unternehmen mit sehr vielen, verteilt eintreffenden Rechnungen ihre Prozesskosten deutlich senken und ein transparentes Rechnungswesen schaffen. Daher ist für viele Unternehmen typischerweise der Rechnungsprozess der erste Schritt, den es gilt zu digitalisieren und zu optimieren.

Speziell für hoheitliche Auftraggeber, wie z. B. kommunale Verwaltungen und Eigenbetriebe, hat WMD eine auf deren Anforderungen zugeschnittene Lösung für die elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung entwickelt. Diese integriert sich nahtlos in SAP und arbeitet mit der Logik der Module SAP PSCD und SAP PSM sowie mit dem DZ-Kommunalmaster. Bestandteil der SAP-integrierten WMD-Lösung ist die transaktionssichere Verarbeitung von Rechnungen per Papier, per Mail sowie E-Rechnungen im ZUGFeRD-, EDI- oder iDoc-Format. Die Lösung ist auf die neuen gesetzlichen Regelungen zur Annahme von Rechnungen nach dem zukünftigen Norm-Format (voraussichtlich XRechnung) vorbereitet. 

Elektronische Rechnungen empfangen… 

Ganz im Sinne einer durchgängigen elektronischen Verarbeitung ohne Medienbrüche streben immer mehr Unternehmen den Empfang elektronischer Rechnungen an. Die WMD xSuite unterstützt die automatisierte Übernahme von E-Mails, Rechnungen und Anlagen aus einem definierten Postfach und übergibt diese direkt in den Workflow-Prozess innerhalb von SAP. Eingangsrechnungen nach ZUGFeRD-Standard (dem von Bundesregierung und der Wirtschaft entwickelten Standardformat für elektronische Rechnungen) kann die WMD-Lösung xFlow Invoice schon seit 2014 verarbeiten. Zugferd 2.0 (auf europäischer Ebene: Factur-X) gehört zu den für die elektronische Rechnung erlaubten Formaten. So hat es der IT-Planungsrat im Juni 2017 in seiner Verabschiedung des neuen Standards XRechnung beschlossen und damit zugleich die EU-Richtlinie 2014/55/EU umgesetzt. 

… und versenden

Auch hier existiert das Pendant auf Debitorenseite: Mit xFlow eInvoicing können SAP-Anwender Ausgangsrechnungen aus SAP SD im ZUGFeRD-Format erstellen und das Thema E-Invoicing ganzheitlich angehen. Alle steuerrechtlich vorgeschriebenen Rechnungsdaten gibt die Lösung in eine vordefinierte XML-Datei aus und bettet diese in eine PDF/A-3 Datei ein, die dann als E-Mail vollautomatisch aus dem System heraus an den Empfänger versendet wird. Der Versender erfüllt mit einer Lösung wie xFlow eInvoicing schon jetzt die EU-Richtlinie 2014/55/EU, nach der im öffentlichen Bereich ab Ende 2018 nur noch elektronische Rechnungen im strukturierten Format verarbeitet werden dürfen. 

Einkauf und Rechnungsprüfung verbinden 

Mit der Aktenlösung von WMD lassen sich schließlich die Prozesse und Akten der Einkaufs- und Rechnungsprüfungsprozesse in SAP intelligent miteinander verbinden. Diese Software basiert auf SAP Folder Management und zeigt auf einen Blick alle Beschaffungs- und Rechnungsvorgänge zu einem Lieferanten, die verarbeitet wurden. Neue Dokumente können über Wordvorlagen direkt in der Akte erstellt werden, manuell per Upload hinzugefügt oder einfach direkt über eine Capture-Lösung von WMD in die Akte gescannt werden. Für die automatisierte Verarbeitung sorgt dabei das „xFlow Interface“. Die SAP-zertifizierte Systemschnittstelle zur Prozessintegration in SAP NetWeaver übergibt Daten und Bildformate aus unterschiedlichen Quellen an SAP. Für Einkäufer, Key Account Manager, Vertrieb und Kundenbetreuer stehen mit der Beschaffungs-, Lieferanten- und Kundenakte zusätzliche auf deren dedizierte Einsatzgebiete hin konzipierte Lösungen zur Verfügung.

Mobil auf SAP-Anwendungen zugreifen

Hauptanwendungsgebiet für den mobilen Zugriff auf SAP-integrierte Dokumente sind Workflows, über die sich schnell und unkompliziert Freigaben erteilen lassen. Anders als die typische iPad-App funktioniert die WMD-Lösung mit allen gängigen mobilen Endgeräten wie z.B. einem iPhone oder eben auch einem iPad. Die Benutzeroberflächen der Applikation sind speziell an die Bildschirmauflösungen, Bedienanforderungen und Navigierbarkeit mobiler Geräte angepasst. Der Zugriff kann zusätzlich über SAP Fiori erfolgen. 

Wenn der Administrator ausfällt

WMD Group bietet für den Betrieb der SAP-basierten Prozesslösungen sogenannte Customer Services an. Dies beinhaltet u.a. Testbegleitung bei Systemänderungen, proaktive Systemüberwachung, Fehleranalyse und regelmäßiges Reporting, Aktualisierung von Dokumentationen, Vertretung für den internen Administrator, First Level Support für Endanwender, Hilfe beim Anlegen von Nutzern, Unterstützung bei kundeninternen Projekten wie Roll-outs u.v.m.

 Christian Breiholz

 

 

Autor: Christian Breiholz, Produktmanagement, WMD Group GmbH
 

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