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PostAutomatisierte Prozesse für Rechnungs- und Gutschriftsbearbeitung mit der WMD xSuite. Die elektronische Eingangsrechnung ist bei Sharp auf dem Vormarsch. Auf 75 Prozent will der Elektronikkonzern in Europa bis Ende 2014 den Anteil jener Lieferanten bringen, die ihre Rechnungen ausschließlich per PDF-Datei schicken. 

Mitte des Jahres waren es bereits 66 Prozent. Das Instrument zur Verarbeitung dafür ist xFlow Interface Mail aus der Produktfamilie WMD xSuite. Die Software sorgt für eine reibungslose Übertragung der PDF-Rechnungen vom Eingangspostfach direkt in den weiteren SAP-integrierten Arbeitsprozess. Sie ist Teil einer ganzheitlichen WMD-Installation bei Sharp, welche die Erfassung und Verarbeitung sämtlicher eingehender Rechnungen - gleich ob per Papier oder PDF-Datei - sowie elektronische Freigabeprozesse für Rechnungen umfasst.

Sharp ist einer der weltweit führenden innovativen Entwickler und Hersteller von LCD-, LED, Solar- und Document Solutions sowie von elektronischen Bauteilen in den Bereichen Opto-, Infrarot- und Flash-Memory-Elektronik. Sitz der Sharp Electronics ist die Hansestadt Hamburg. Der Beginn der Zusammenarbeit zwischen Sharp und der WMD Vertrieb GmbH datiert auf das Jahr 1999, als WMD ein EASY-Archivsystem für SAP im Unternehmen installierte. Im Jahr 2012 strukturierte der Konzern um und begann damit, verstärkt elektronische Prozesse auch in den Ländergesellschaften zu etablieren. Als Einstiegslösung startete am Standort Hamburg die Umsetzung der elektronischen Rechnungsverarbeitung mit WMD xFlow Invoice. 

Höhere Kundenzufriedenheit mit der WMD xSuite

Der Einsatz von xFlow Invoice für Buchhaltung und Rechnungsfreigeber inspirierte zunächst das Management, mit dem WMD-Workflow einen elektronischen Prüfprozess für Gutschriftsanforderungen aus dem SAP SD-Modul aufzubauen. Basierend auf Bonusverträgen mit Großkunden, erstellt Sharp pro Jahr rund 4.000 dieser Gutschriften. Der offene, flexible Aufbau der Basislösung xFlow ermöglichte es, einen Workflow zu kreieren, der genau den Anforderungen des Fachbereiches entsprach. So entstand die Lösung xFlow Orders, die Sharp heute für den Genehmigungs- und Freigabevorgang verwendet.

WMD Sharp

Der Einsatz von xFlow Orders entlastet nun das Unternehmen davon, die Dokumente in recht umständlichen Verfahren zu scannen, zu mailen, dann wieder auszudrucken und in Ordnern abzulegen.

„Mit xFlow Orders verfügen wir über eine Softwarelösung, die praxisorientiert ist und sich ganz konkret an den täglichen Geschäftsprozessen einer Auftragsabwicklung ausrichtet. Unsere Kundenbeziehungen haben sich dadurch weiter positiv entwickelt, denn Kunden erhalten ihre Gutschriften dadurch viel schneller“, erklärt Ernst Schorning, IT Manager bei Sharp. "Wir werden dort, wo es sich anbietet, die Lösung auch in weiteren europäischen Landesgesellschaften ausrollen; bisher ist dies bereits in vier europäischen Gesellschaften geschehen.“

Mit der Restrukturierung des Konzerns 2012 und der grundlegenden Entscheidung verstärkt auf elektronische Prozesse zu setzen, nahm auch die unternehmensweite Einführung der WMD-Lösung für die automatisierte Rechnungsbearbeitung richtig an Fahrt auf. Europaweit sollten einheitliche, schlanke und leicht bedienbare Arbeitsabläufe entstehen, die für Transparenz, Nachvollziehbarkeit und u.a. auch für den Erhalt der Skontoerträge sorgen sollten. Da WMD mit ihrer Lösung und ihrem Know-how unkompliziert sämtliche Anforderungen von Sharp für einen internationalen Roll-out erfüllen konnte, fiel die Entscheidung nicht schwer. 

Aus der Umstrukturierung ging ein Business-Prozess-Outsourcing-Projekt hervor, im Rahmen dessen das Unternehmen einige Buchhaltungsprozesse an einen Service-Dienstleister auslagerte. Mitarbeiter in Polen und Indien erledigen seitdem für die europäischen Gesellschaften die Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung sowie den Lieferanten- und Kundensupport auf dem bei Sharp gehosteten SAP-System. In dieses System integrierten Sharp und die WMD in einem gemeinsamen Projekt die SAP-zertifizierte Lösung xFlow Invoice für die automatisierte Rechnungseingangsbearbeitung.

Europaweit zentrale Anlaufstelle für Papierrechnungen

Eingangsrechnungen in Papierform aus allen skandinavischen Ländern sowie Polen, Österreich, England, Frankreich, Spanien, den Niederlanden und weiteren Ländern, werden zentral nach Bratislava geleitet, dort gescannt und via SFTP über die SAP-zertifizierte Systemschnittstelle xFlow Interface an das SAP-System bei Sharp übermittelt. Dort startet dann der Freigabeworkflow mit der ebenfalls SAP-zertifizierten xFlow Invoice-Lösung. In manchen Landesgesellschaften digitalisieren die Beschäftigen ihre Eingangsrechnungen auch selbst an Sharp-Multifunktionsgeräten und geben die Rechnungen darüber als PDF-Dateien elek-tronisch an die Empfängerpostfächer weiter. Im Anschluss daran werden sie mit Hilfe von xFlow Interface Mail sofort in den Workflow-Prozess innerhalb des SAP-Systems weitergeleitet. 

Scanprozesse sollen zurückgefahren werden

„So hilfreich die zentrale Erfassung und Digitalisierung auch ist, die Scanprozesse dauern trotzdem lang und sind umständlich“, sagt Ernst Schorning, „wir wollen sie daher zurückfahren und mehr und mehr auf den Rechnungseingang in Dateiform umschwenken“. 

Technische Herausforderung dafür ist eine möglichst automatisierte, dokumentierte und integrierte Übergabe an das SAP-System. Genau hierfür bietet WMD mit xFlow Interface Mail die passende Integrationskomponente, da diese alle gängigen ERP-Systeme unterstützt.

Rund zwei Drittel der Lieferanten aus allen Ländern versenden bereits per E-Mail ihre Rechnungen im PDF-Format, drei Viertel sollen es mittelfristig werden. Insgesamt erhalten die Sharp-Gesellschaften in Europa rund 60.000 Rechnungen pro Jahr. Der Service-Dienstleister von Sharp hat in den einzelnen Ländern lieferantenbezogene eigene E-Mail-Adressen als Empfängerpostfächer eingerichtet. Von dort holt xFlow Interface Mail die Rechnungen ab und transferiert sie in Verzeichnisstrukturen des SAP-Systems, die dem zur jeweiligen Rechnung gehörenden Buchungskreis entsprechen. Bereits wenige Minuten später finden sich diese Rechnungen im xFlow Invoice-Workflow wieder. Somit reduziert sich der Prozessdurchlauf einer Rechnung um mehrere Tage. Die Freigabe- und Prüfprozesse erfolgen dabei entweder direkt in der SAP-GUI-Anwendung oder über die xFlow Web-Komponente. Ebenfalls im Einsatz bei Sharp ist der xFlow Process Analyzer, der aus Managersicht detaillierte Auswertungsmöglichkeiten für die Rechnungsbearbeitung zur Verfügung stellt. Ist-Werte können übersichtlich mit Werten vergangener Perioden verglichen, grafisch dargestellt und sogar lieferantenbezogen ausgewertet werden.

„Der elektronische Workflow war für uns im ersten Schritt die Voraussetzung, Rechnungsfreigaben im Accounting fehlerfrei, schneller und damit effizienter zu gestalten“, so Ernst Schornings Resümé, „mit xFlow Interface Mail verbessern wir die Laufzeit sowie die Qualität der Rechnungsbearbeitung noch einmal deutlich.“ 

www.wmd.de

www.sharp.de

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