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Dokumentenmanagement

Viele deutsche Unternehmen hinken im Bereich der digitalen Dokumentenverwaltung hinterherhinken: Jedes vierte Unternehmen (26 Prozent) hat bisher noch keine einzige Akte digitalisiert. 73 Prozent digitalisieren ihre Papierakten zumindest teilweise oder speichern neuere Papierakten digital. Das ergab eine Studie des Digitalverbands Bitkom.

„Das ist noch immer deutlich zu wenig, denn damit nehmen Unternehmen zusätzliche Arbeit, Zeit und Kosten in Kauf, die sie durch Digitalisierung ihres Dokumentenmanagements einsparen könnten“, so Harald Krekeler, Geschäftsführer des Softwarebüros Krekeler. Der Entwickler von Office Manager DMS sagt weiter: „Es ist mit Hilfe eines Dokumentenmanagementsystem nicht schwer, auf ein digitales Dokumentenmanagement umzusteigen. So hilft beispielsweise unser Office Manager DMS dabei, analoge Papierdokumente ohne Aufwand zu scannen, gemeinsam mit originären digitalen Dateien und Dokumenten an einer zentraler Stelle zu archivieren und unter Berücksichtigung von Zugriffsregeln Mitarbeitern für weitere digitale Prozesse zur Verfügung zu stellen.“

Denn tatsächlich werden in den meisten deutschen Unternehmen tagtäglich verschiedene Dokumentenarten erzeugt: Angebote und Verträge, Lieferscheine und Rechnungen werden gern noch althergebracht in Papierform verschickt, Auftragsbestätigungen und die tägliche Kundenkorrespondenz erfolgen inzwischen häufig per E-Mail oder telefonisch und die Buchhaltung, die Warenwirtschaft und Personalakten werden mit Hilfe von Computerprogrammen erledigt oder verwaltet – ein echtes Durcheinander an Dokumenten und Dateien, die mal digital und mal analog gespeichert werden.

Was daraus resultiert ist logisch: Beschäftigte verlieren Arbeitszeit bei der Suche nach einem bestimmten Dokument, wenn sie Aktenordner, E-Mail- und Fileserver durchsuchen. Für die Aufbewahrung der Papierakten wird Lagerplatz benötigt – nicht zu knapp, denn steuerrelevante Unterlagen müssen immerhin bis zu 10 Jahre aufbewahrt werden. „Hinzu kommt, dass Änderungen an einem Dokument unter Umständen nicht die Mitarbeiter erreichen, die diese zur zeitnahen Bearbeitung benötigen, weil die neue Dokumentenversion an einem ganz anderen Ordner abgelegt wird. Und eine effektive Arbeit vom Home Office oder von einer anderen Geschäftsstelle aus ist beinah unmöglich, da der Zugriff auf alle für die Arbeit benötigten Dokumente nicht sichergestellt ist“, nennt Krekeler weitere Fallstricke einer Arbeit ohne Dokumentenmanagementsystem.

Deshalb speichert ein DMS wie Office Manager alle digitalen und digitalisierten Dokumente zentral vollständig, GoBD-konform und revisionssicher in einem digitalen Archivierungssystem. Eine automatische Indexierung stellt sicher, dass Anwender eine bestimmte Datei binnen Sekunden wiederfinden. „Mittels Suchfunktion via Index- und Volltextrecherche kann nach Kundennamen, Kundennummer, nach einem bestimmten Datum oder ähnlichen Informationen gesucht werden“, so Krekeler. Der einfache E-Mail-Import über Drag-and-Drop-Bedienung sowie Schnittstellen zu Datenbanken und anderen Systemen stellt dabei sicher, dass auch Daten von einem System in das andere automatisiert übernommen werden.

Schritt für Schritt zum digitalen Dokumentenmanagement

„Auf dem Weg zum digitalen Dokumentenmanagement rate ich, zunächst alle digitale Dokumente, wie PDF, Foto- und Videodateien sowie E-Mails samt ihrer Anhänge in das digitale Archiv zu überführen. Erst im Anschluss würde ich ältere, analoge Dokumente scannen und digital archivieren. Nicht vergessen werden dürfen tagesaktuelle Papierdokumente, die stets am Tag ihres Eingangs digitalisiert werden sollten“, rät Krekeler. Es gibt inzwischen preiswerte und gute Dokumentenscanner wie den Fujitsu ScanSnap, der stapelweise Vorder- und Rückseite von Dokumenten verschiedener Formate gleichzeitig scannt. Die ursprünglichen Papierdokumente dürfen in der Regel vernichtet werden. „Office Manager errechnet übrigens aus dem Belegdatum und dem Aufbewahrungszeitraum eines Dokuments automatisch den Zeitpunkt, ab dem dieses gelöscht werden darf“, ergänzt Harald Krekeler. Wer dann noch in der Erstellung von Rechnungen, Angeboten und Co. komplett auf die digitale Version umsteigt, spart sich nicht nur das Scannen, sondern kann Rechnungen auch automatisiert erstellen, überprüfen und versenden.

Digitales Dokumentenmanagement legt den Grundstein für digitale Workflows

Damit ist gleichzeitig der Grundstein für digitale Workflows im Unternehmen gelegt: Ein Dokument kann in Office Manager anderen Mitarbeitern zur weiteren Bearbeitung zuwiesen werden. Über einen Eintrag in der Aufgabenverwaltung wird die Tätigkeit für ein einzelnes Dokument erfasst und diese Tätigkeit einem bestimmten Kollegen zugeordnet. Dieser kann nun das dazu hinterlegte Dokument im System öffnen, bearbeiten, prüfen, freigeben und sogar mit einem Kommentar versehen. „Allen an einem Vorgang beteiligten Personen stehen damit alle Informationen übersichtlich zur Verfügung. Änderungen werden gekennzeichnet, Termine und Fristen angezeigt und Prozesse zeitnah bearbeitet. Die Vergabe von Zugriffsrechten stellt sicher, dass Mitarbeiter ausschließlich Zugriff auf jene Dokumente erhalten, die sie für die Ausführung ihrer Tätigkeit benötigen“, fasst Harald Krekeler zusammen.

www.officemanager.de


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