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Dateien, Dokumente, Präsentationen, Fotos und Videos synchronisieren und bearbeiten – sicheres File Sharing & Collaboration wird für Unternehmen immer wichtiger. Diese Faktoren sind bei der Wahl einer Enterprise File Sync & Share-Lösung für IT-Dienstleister entscheidend.
Doch weil viele Mitarbeiter Cloud-Lösungen nutzen, die für den Privatgebrauch konzipiert wurden, sind Unternehmensdaten einem großen Risiko ausgesetzt. IT-Dienstleister sollten den Bedarf an auf Unternehmen aufgerichtete File Sync & Share (FSS)-Lösungen nutzen, um ihre monatlich wiederkehrenden Umsätze und die Kundenzufriedenheit zu steigern. Doch welche Kriterien sind bei der Auswahl der richtigen FSS-Lösung entscheidend?
1. Zeit- & kosteneffizientes Management
Eine schnelle und einfache Implementierung für den Kunden ist ein Top-Kriterium auf der Suche nach der richtigen FSS-Lösung. Noch wichtiger aber ist, dass sich das Produkt zeit- und kosteneffizient managen lässt. Autotask Workplace (AWP), die FSS-Lösung von Autotask, beispielsweise bietet eine webbasierte Benutzeroberfläche, über die sich Kundenteams, Nutzer und Speicherbelegungen verwalten lassen. AWP ist vollständig in die IT Business Management-Plattform von Autotask integriert. Automatisierte Abläufe einer FSS-Lösung reduzieren den manuellen Arbeitsaufwand für Managed Services Provider erheblich – bei der Vertragsverwaltung, dem Backup, der Datenbankpflege oder der monatlichen Abrechnung.
2. Hohe Benutzerfreundlichkeit für den Endkunden
Benutzerfreundlichkeit, Kompatibilität, Skalierbarkeit und Sicherheit: Diese vier Faktoren sollten Endkunden beachten, wenn sie „ihre“ FSS-Lösung auswählen. Mit dem richtigen Produkt lassen sich Inhalte auf jedem beliebigen Gerät bearbeiten, teilen und kommentieren, ohne dass Drittanbieteranwendungen notwendig sind. Entscheidend sind zudem detaillierte Reportingfunktionen für Transparenz und Feedback an den Kunden.
3. Großzügige Dateisynchronisierung
Viele Cloud-Anbieter werben mit Cloud-Services wie „unbegrenztem Speicherplatz“. Ein Blick in die Details zeigt dann aber, dass dieses Versprechen nicht immer gehalten wird. Dateigrößen und Dateianzahl bei der Synchronisierung sind dann doch beschränkt, manche Anbieter erheben auch Datenübertragungsgebühren. IT-Dienstleister und Endkunden sollten sich deshalb für eine FSS-Lösung mit einer maximal großzügigen Dateisynchronisierungs-Regel entscheiden.
4. Tools für sicheres File Sync & Share
Bestimmte Funktionen machen FSS-Lösungen besonders sicher. Dazu gehören zum Beispiel Einstellungen, die festlegen, welcher Nutzer auf welches Gerät und welchen Inhalt zugreifen kann. Mehr Sicherheit bei der Collaboration bieten 2-Faktor-Authentifizierung, Kopier-/Download-Schutz, Geräte-, Sitzungs- und 256-Bit-Verschlüsselung. Über das Whitelisting lässt sich der Zugriff auf Daten über bestimmte IP-Adressen einschränken. Mit einer integrierten Fernlöschfunktion können Inhalte von ausgewählten Geräten entfernt werden, was das Risiko deutlich reduziert, Opfer von Datendiebstahl zu werden.
5. Selektive Synchronisierung
IT-Dienstleister sollten eine Lösung wählen, die Dateistrukturen eines Desktops mit Ordnern und Unterordnern nachbildet. Wichtig ist auch, dass synchronisierte Inhalte jederzeit abrufbar sind – sogar wenn sich das Gerät außerhalb des Netzwerks befindet oder offline ist. Empfehlenswert ist eine FSS-Lösung mit selektiver Synchronisierung, sodass Ordner auch einzeln geteilt werden können.
6. Dateiversionierung & Backup
Ein File Sharing-Service für Unternehmen sollte über eine integrierte und automatisierte Dateiversionierung verfügen. So wird das Risiko von Dateiverlust erheblich reduziert und ältere Versionen bleiben über einen längeren Zeitraum verfügbar. Autotask Workplace beispielsweise ermöglicht kontinuierliches Backup in Echtzeit von Dateien, Dateiversionierung und die Wiederherstellung gelöschter Dateien bis zu sechs Monate lang.
7. Mobiler Zugang & mobile Bearbeitung
Mit der richtigen FSS-Lösung haben Mitarbeiter nicht nur über ein Desktopsymbol, sondern auch über eine mobile App Zugriff auf ihre Projekte. Der mobile Zugang sollte möglichst viele Dateiformate unterstützen, sodass Inhalte problemlos auf diversen Mobilgeräten angezeigt werden können. Dank der preisgekrönten Technologie bietet die mobile App von Autotask Features und Funktionen wie einen Dokumenten-Viewer, einen Editor, die „Scan to PDF“-Funktion und Anmerkungstools. Mitarbeiter können Dokumente sicher und einfach mobil teilen, bearbeiten und kommentieren.
8. Kompatibilität & Systemintegration
IT-Dienstleister und Endkunden sollten bei der Wahl der richtigen FSS-Lösung darauf achten, dass diese kompatibel ist mit möglichst vielen Betriebssystemen, Programmen und Anwendungen wie Active Directory zur Authentifizierung und Verwaltung von Benutzern und Gruppen, SAML 2.0, Office 365 oder Google Docs. Kompatibilität mit Outlook vereinfacht das Hochladen und Anhängen von Dokumenten.
9. Umsatzchancen für Partner
Die Nachfrage nach File Sync & Share-Lösungen im Business von heute bietet IT-Dienstleistern eine hervorragende Chance, ihre monatlich wiederkehrenden Einnahmen und Projekt-Umsätze signifikant zu steigern. Mit Autotask Workplace können ITSPs genau diese „Lücke“ in ihrem Managed Services-Katalog füllen und von dem Trend profitieren. Autotask hat eine zu 100 Prozent channelorientierte und partnerschaftliche Verkaufsstrategie mit einem Partnerprogramm, das zahlreiche Vorteile bietet: White-Label-Ansatz und ein Partner-Toolkit mit allen wichtigen technischen, Sales- und Marketing-Materialien wie dem Partner-Handbuch. So können Partner AWP selbstständig und erfolgreich vermarkten sowie die Preise für Endkunden und damit ihre Margen selbst festlegen.
10. Support für Reseller
AWP-Partnern steht für alle Produktlinien von Autotask eine Support-Infrastruktur auf Weltklasse-Niveau zur Verfügung: 24-Stunden-Support an fünf Tagen pro Woche und 24×7-Notfallsupport über fünf Offices auf vier Kontinenten. Jeder Partner erhält ein AWP-Starterpaket mit drei kostenlosen internen Nutzungslizenzen für Testvorführungen in Unternehmen und die Bereitstellung von 14-tägigen Trials nach Bedarf. Alle Partner haben Zugriff auf On Demand- und Live-Schulungen zur Technologie und zur Neugeschäftsentwicklung von Autotask Workplace.
Weitere Informationen unter www.autotask.com/de/losungen/workplace. Downloaden Sie hier den Ratgeber für FSS-Käufer „Die Bedeutung von File Synchronization & Sharing für Unternehmen und wie Sie die beste Lösung finden“.
