ERP in der Cloud: Was gilt es zu beachten?

Gleichwohl beeinflussen noch häufig Fehlinformationen und Halbwahrheiten die Entscheidung betreffend Cloud-Lösungen. Um mehr Klarheit zu schaffen, sollen hier einige wichtige Aspekte von Cloud-ERP einzeln betrachtet werden.

 

Laut einer Studie, die das Analystenhaus IDC im Auftrag von Microsoft Deutschland erstellt hat, nutzen bereits mehr als ein Viertel der deutschen Unternehmen Cloud-Software oder führen diese aktuell ein. Dass Cloud-Lösungen auf dem Weg sind, sich für Unternehmen als Softwaremodell fest zu etablieren, steht kaum noch zur Debatte. Dennoch identifiziert die IDC-Studie Bedenken, die eine genauere Betrachtung nahelegen: Ganz oben auf der Liste steht das Thema Sicherheit. Wie bei jeder neuen Technologie wird auch die Frage nach der Reife der jeweiligen Lösung gestellt. Bedenken bezüglich der Verfügbarkeit und der Auswirkungen auf die IT-Kosten werden in der IDC-Studie ebenfalls genannt. Grund genug, anhand dieser Themen genauer zu betrachten, was beim Thema Cloud-ERP zu beachten ist.

 

Um den Bereich der Vorurteile zu verlassen, greifen wir dabei auf die Erfahrungen des amerikanischen Cloud-Pioniers Plex Systems zurück. Dessen ERP-System Plex Online wird in den USA bereits seit über zehn Jahren von vielen Fertigungsunternehmen erfolgreich in der Cloud eingesetzt. Seit etwa einem Jahr ist Plex Online auch in Deutschland verfügbar.

Wie sicher ist die Nutzung von Cloud-ERP?

 

Das Thema Sicherheit kann aus zwei grundverschiedenen Blickwinkeln betrachtet werden: Zum einen können sich manche Firmen nur schwer damit anfreunden, ihre sensiblen Daten auf unternehmensexternen Servern zu speichern. Zum anderen kann der Sicherheitsaspekt sogar Anlass zur Entscheidung für einen Cloud-Service sein, da professionelle Rechenzentren sehr hohe Sicherheitsstandards bieten – die gerade für mittelständische Unternehmen nicht leicht erschwinglich wären. Sicherheit vor Fremdzugriffen gehört zum Kerngeschäft der Cloud-Anbieter und liegt in ihrem eigenen Interesse. Ohne garantierte Sicherheit verlieren Cloud-Anbieter ihre Geschäftsgrundlage. Bei einemVergleich der Anbieter sollte man auf die jeweiligen Datenschutzvorschriften achten, deren Einhaltung von unabhängigen Institutionen zertifiziert wird.

 

Ein weiterer Aspekt im Zusammenhang mit Datensicherheit ist die Möglichkeit von Datenverlusten bis hin zum Totalausfall. Bei Cloud-Anbietern mit mehreren redundanten Datencentern können Daten nie ganz verloren gehen, da sie an verteilten Standorten und damit redundant gehalten werden. Im Falle eines Ausfalls von Hardware – beispielsweise durch Naturkatastrophen, einen Brand oder menschliches Versagen – können die Daten sofort von einem anderen Standort bereitgestellt werden.

 

Die Sicherheit der Internetverbindungen kann auf verschiedene Weise verbessert werden: Zum einen sind Verbindungen häufig durch SSL-Verschlüsselung gesichert. Zum anderen können sie durch die Verwendung von VPN-Diensten geschützt werden. Zu beachten ist jedoch, dass dadurch die Verbindungsgeschwindigkeit herabgesetzt wird.

 

Marktreife der Cloud-Angebote?

 

Es entspricht einer Erfahrung von IT-Entscheidern, dass bei recht neuen Lösungen Abstriche an der Funktionalität gemacht werden müssen. Dies gilt umso mehr, wenn eine neue Grundlagentechnologie ins Spiel kommt. Gerade bei ERP-Anwendungen können fehlende Funktionen und mangelnde Prozesse den Erfolg einer Implementierung infrage stellen. Allerdings gibt es Cloud-Lösungen, die ihren On-Premise-Pendants in Sachen Funktionalität deutlich voraus sind – vor allem, wenn sie den passenden Branchenbezug aufweisen.

 

Plex Systems beispielsweise stellt sein ERP-System Plex Online für Fertigungsunternehmen in der Cloud zur Verfügung: „Wir betreiben unser System seit dem Jahr 2000 ausschließlich als Service und haben die Erfahrung gemacht, dass sowohl die komplette Architektur als auch alle Prozesse des Anbieters, vom Vertrieb bis zur Entwicklung, konsequent auf das Cloud-Modell ausgerichtet sein müssen“, sagt Thomas Rosenstiel, Direktor Europa von Plex Systems.

 

Verfügbarkeit und Upgrades

Eine wichtige Frage bezüglich Cloud-ERP betrifft die Verfügbarkeit der wichtigen Unternehmensdaten ausschließlich über das Internet und das Risiko von Ausfällen des Rechenzentrums. Wer Cloud Computing ernsthaft in Erwägung zieht, muss redundante Internetzugänge in ausreichender Bandbreite bereithalten. Die Infrastruktur des Anbieters sollte auf maximale Daten- und Ausfallsicherheit überprüft werden. Die Anwender von Plex Online bescheinigten dem System für das Jahr 2010 eine Verfügbarkeit von 99,998 Prozent. Allein aufgrund notwendiger Updates und Wartungsroutinen dürften Unternehmensserver kaum an diese Verfügbarkeit herankommen.

 

Gerade im ERP-Bereich sind Branchenlösungen und kundenspezifische Anpassungen an der Tagesordnung. Anbieter müssen dann unterschiedlichste Systeme pflegen – und Änderungen bei Updates berücksichtigen. Sowohl On-Premise als auch in der Cloud werden Innovationsprozesse dadurch verlangsamt und die Kosten erhöht. 

 

 

Multi-tenant-Cloud-Systeme

 

Allerdings gibt es Multi-tenant-Lösungen in der Cloud, die einen kontiniuierlichen Innovationsprozess gewährleisten: Hier existiert nur eine – stets aktuelle – Installation. Alle verschiedenen Kunden arbeiten immer mit der gleichen aktuellen Software einschließlich Datenbankumgebung. Dennoch behält derAnwender die volle Kontrolle, welche Updates er für sich selbst nutzen möchte. Erfahrene Anbieter wie Plex haben dazu eine Architektur entwickelt, die individuelle Anpassungen für einzelne Kunden ermöglicht obwohl diese alle auf einer gemeinsamen, sich stetig weiterentwickelnden Version arbeiten. Ein Multi-tenant-Cloud-System stellt somit eine große Chance dar: Es bietet seinen Anwendern die Möglichkeit, immer auf den aktuell besten Funktionsumfang einer Branchen-Community zuzugreifen – ohne jemals auf neue Versionen oder Updates warten zu müssen. Die Nutzung neuer Funktionen bleibt stets ein freiwilliges „Opt-in“.

Der Kostenfaktor

 

Bei herkömmlichen On-Premise-Lösungen kauft der Anwender einmalig Lizenzen. Bei Cloud-ERP hingegen geht das Nutzungsrecht nicht dauerhaft, sondern für eine bestimmte Zeitspanne auf den Anwender über. Daher spricht man bei Cloud-Software oft auch von Miet-Software. Neben der einmaligen Lizenzgebühr fallen bei einem On-Premise-ERP jedoch noch eine Reihe weniger offensichtlicher Kostenfaktoren an, die leicht übersehen werden. Werden diese Faktoren einbezogen, wächst der Kostenvorteil einer Cloud-Lösung deutlich.

 

So fallen bei On-Premise-ERP für das Unternehmen Installationskosten sowie jährliche Kosten für einen Wartungsvertrag an. Im Rechenzentrum des Kunden muss Hardware angeschafft und regelmäßig modernisiert werden. Hinzu kommen die Kosten für Personal, Datensicherheit, Backup und Disaster Recovery. Durch Cloud-Lösungen fallen viele dieser versteckten Kostenfaktoren weg.

 

Bei der Abrechnung ihrer Mietmodelle gehen Cloud-Anbieter allerdings unterschiedliche Wege: Das Nutzungsentgelt kann je ERP-Nutzer oder Arbeitsplatz berechnet werden. Neue, speziell auf das Cloud-Modell zugeschnittene Ansätze bringen den Anwendern noch mehr Vorteile: Wenn nicht die Anzahl der Nutzer lizenziert, sondern eine monatliche Bereitstellungsgebühr nach dem Umsatz des jeweiligen Unternehmens erhoben wird, können Betriebe ihre ERP-Kosten zuverlässig kalkulieren und gerade in wirtschaftlich schwierigen Zeiten ihren Handlungsspielraum vergrößern. Bei gleichen Kosten stellen sie mehr Mitarbeitern das System zur Verfügung und erreichen dadurch durchgängigere Prozesse.

 

Fazit

 

Cloud-ERP-Lösungen bieten viele Vorteile – gerade für innovativ denkende Fertigungsunternehmen. Mit einer Cloud-Lösung entstehen dem Betrieb weder Kosten für die Anschaffung und den Betrieb der Hardware noch für Wartung oder Upgrades. Die Software ist immer auf dem neuesten Stand und flächendeckend bereit zum Abruf über das Internet.

 

ERP in der Cloud bietet viele Chancen, die Wettbewerbsfähigkeit zu steigern, wenn bestimmte Kriterien bei der Auswahl des Anbieters beachtet werden. Auch auf dem Cloud-Markt gibt es Angebote, die noch nicht den nötigen Reifegrad erreicht haben. Bei einer geschäftskritischen Anwendung wie ERP sollten Unternehmen dies sehr genau prüfen.