Thought Leadership
Auslastungsspitzen, Konkurrenzdruck, Personalnot: Kurz- oder langfristig steht beinahe jedes Unternehmen vor der Entscheidung, operative Routineaufgaben umzuverteilen. „Robotic Process Automation, kurz RPA, entlastet dort, wo Fachkräfte die meiste Zeit verlieren – bei repetitiven Anforderungen –, und schafft Mitarbeitern Freiraum für ihre Kernkompetenzen“, weiß Alexander Steiner, Chief Solution Architect der meta:proc GmbH.
Damit RPA-Lösungen jedoch ihren Nutzen im Unternehmen voll ausspielen können, braucht es mehr als rein technische und organisatorische Maßnahmen. So festigt ein begleitendes professionelles Change Management das Bewusstsein für die nachhaltigen Veränderungen im Unternehmen und ebnet den Weg in die digitale Transformation.
Akzeptanz schaffen
RPA dient dazu, Angestellte bei bestimmten zeitraubenden Aufgaben zu entlasten, indem virtuelle Mitarbeiter in Form von Software-Robotern diese übernehmen. „Im Vordergrund steht dabei, das vorhandene Know-how der Fachkräfte genau dort einzusetzen, wo es das Unternehmen voranbringt, und an den Stellen mit RPA zu unterstützen, wo das Personal von seinen Kerntätigkeiten abgehalten wird“, erläutert Steiner. In der Regel handelt es sich beim letzten Punkt um Routineaufgaben mit immer gleichen Ablaufschemata wie etwa Datenaggregation und -aufbereitung im Bereich Reporting. Damit die Einführung dieser digitalen Technologie erfolgreich verläuft, müssen Mitarbeiter die anstehenden Veränderungen akzeptieren. „Transparenz und Integration lauten hierbei die Schlüsselbegriffe“, so Steiner.
„Nur wenn Mitarbeiter von Anfang an in ein stimmiges Gesamtkonzept der Veränderungsprozesse eingebunden werden, entwickeln sie die Bereitschaft, sich als aktiver Part in die RPA-Implementierung einzubringen.“ Diese Akzeptanz entscheidet über Gelingen oder Misserfolg der digitalen Transformation, denn Mitarbeiter müssen den Kollegen Software-Roboter als wichtiges Teammitglied anerkennen, damit sich interne Prozessabläufe reibungslos vollziehen lassen. Ein professionelles Change Management berücksichtigt emotionale Hürden bei der Umsetzung neuer Technologien und setzt an den entscheidenden Punkten an, um Angestellte in Veränderungsprozesse einzubinden.
Nachhaltiger Wissenstransfer
Bei der RPA-Einführung auf einen externen Berater zu setzen, bewährt sich: Neben technischer Expertise verfügt dieser über essenzielles Implementierungs-Know-how, das Mitarbeitern im gesamten Change-Prozess als Leitfaden und Unterstützung dient. „Ein objektiver Blick des Dienstleisters hilft eventuelle Skepsis zu überwinden und ebnet den Weg für eine reibungslose Umsetzung der RPA-Strategie“, erläutert der meta:proc-Experte. Da Software-Roboter Aufgaben eins zu eins von ihren menschlichen Vorbildern übernehmen, gilt es auch zwischen Personal und Prozessautomationsexperten auf einen präzisen Wissensaustausch zu achten. In diesem Zusammenhang ist es wichtig, Mitarbeitern zu vermitteln, dass der Arbeitsablauf mit dem digitalen Kollegen auf ein Miteinander abzielt. Der Software-Roboter bearbeitet Teile des Aufgabenpensums parallel zu seinen menschlichen Arbeitskameraden.
Zwar zielt die RPA-Implementierung darauf ab, insbesondere den repetitiven Teil der Gesamtprozesse nach und nach in Richtung Software-Roboter zu verlagern, dennoch stellen diese keine autarke Arbeitskraft dar. Nur wenn beide Workforces – menschliche und digitale – Hand in Hand gehen, lassen sich zukünftige Schnittstellen, an denen Mensch und Software-Bot in der Abfolge eines Workflows agieren, klar definieren und kommunizieren, ohne dass Reibungsverluste entstehen und eine Abarbeitung im Sinne des Unternehmens gewährleistet werden kann. Weiter hilft der externe Berater dabei, zu vermitteln, dass Mitarbeiter auch zukünftig unverzichtbarer Teil der Geschäftsabläufe, speziell im Bereich der kreativen und entscheidungsgeprägten Prozessschritte, bleiben. Als Schlüsselfigur zeigt sich hierbei der Project Owner, da er Wissen um die RPA-Implementierung an die Kollegen weiterträgt.
Effizienter Workflow
Messen Unternehmen einem professionellen Change Management im Rahmen der Automatisierung eine besondere Priorität bei, beziehen sie ihre Angestellten emotional und praktisch in die damit verbundenen Geschehnisse ein. Auf diese Weise gewährleisten die Verantwortlichen den reibungslosen Ablauf sämtlicher Vorgänge und profitieren nachhaltig von dem geringen Implementierungsaufwand, der Skalierbarkeit operativer Geschäftsprozesse, der damit einhergehenden gesteigerten Wertschöpfung sowie den niedrigen Lizenzkosten und kurzen Amortisierungszeiten. „Betriebe, die auf RPA als Digitalisierungsmaßnahme setzen, erhalten eine beliebig erweiterbare Plattform, in die sich auch zusätzliche Technologien wie beispielsweise Process Analytics oder Sprachassistenten integrieren lassen“, so Steiner. Bei allen technologischen Möglichkeiten ist und bleibt fachlich versiertes Personal jedoch die wichtigste Ressource. „Mitarbeiter in einem Change-Prozess abzuholen und in anstehende Veränderungen einzubeziehen, bildet damit eine zentrale Aufgabe für Unternehmer. „Wer diese Rolle ernst nimmt, stellt die Weichen für eine erfolgreiche digitale Transformation“, meint Steiner.
Change in der Unternehmensstruktur
Im nächsten Schritt muss das RPA-Know-how im Betrieb platziert werden. In vielen Fällen existieren zum einen Verantwortungsbereiche für Backend Automation und Batch Job Scheduling im Umfeld des IT-Infrastruktur-Betriebes, zum anderen gibt es vielerorts Abteilungen zur Applikationsentwicklung, die dem Fachbereich nahestehen – auch wenn sie in manchen Fällen formal als Teil der IT-Abteilung geführt werden. „Nur in Ausnahmefällen verfügen die hauseigenen IT-Spezialisten über detailliertes Wissen der jeweiligen Fachbereiche und umgekehrt mangelt es in den einzelnen Unternehmensabteilungen sowie der Applikationsentwicklung an Know-how bezüglich der Automatisierung“, erläutert Steiner.
An welcher Stelle im Unternehmen lässt sich das Thema RPA also am besten unterbringen? Diese Entscheidung muss auf strategischer Ebene gefällt werden. Aus Sicht des RPA-Spezialisten ist jedoch das Aufsetzen eines Center of Excellence, das bereichsübergreifend arbeitet, die Lösung der Wahl. Im Weiteren führt diese Entscheidung auch zu einer möglichen Überlegung, mittelfristig weitere Automatisierungsschwerpunkte aus den angestammten Bereichen in dieses Center zu verlagern, sodass sich nach und nach alle Themen in Bezug auf Automatisierung und Digitalisierung dort ansiedeln. Damit ergibt sich eine holistische Sicht auf diese Schwerpunkte, sodass fachbereichs- und abteilungsübergreifend agiert werden kann. „Dies hilft Skaleneffekte, die sich typischerweise aus der Kombination von verschiedenen Methodiken und potenzieller Gleichartigkeit von Prozessen in verschiedenen Bereichen ergeben, zu nutzen“, gibt der meta:proc-Experte einen Ausblick. „Mithilfe eines Center of Excellence lässt sich somit eine ganzheitliche, nachhaltige und skalierbare Automatisierungsstrategie ressourcenschonend entwickeln und vor allem auch betreiben.“
Alexander Steiner, Chief Solution Architect der meta:proc GmbH
www.metaproc.com
