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Bevor jbs die mesonic WinLine als Unternehmenssoftware einführte, kam ein Programm auf Basis von Prologue zum Einsatz. Lange Zeit arbeitete man sehr zufrieden mit diesem System, das aber mit den steigenden Anforderungen des schnell wachsenden Unternehmens nicht mithalten konnte. Auch war keine regelmäßige Softwarepflege gewährleistet.

Mit zunehmendem Lagerbestand wurde das Fehlen einer Lagerstandsverwaltung ein wachsendes Problem. Spätestens jedoch als den Wirtschafts- und Steuerprüfern die erforderlichen Buchungsdaten nicht digital, wie es inzwischen gefordert ist, zur Verfügung gestellt werden konnten, war die Einführung einer modernen und flexiblen Unternehmenslösung unumgänglich.

Auf Empfehlung eines langjährigen zufriedenen WinLine-Anwenders wendete sich jbs an den mesonic-Fachhandelspartner M&M EDV-Service GmbH, um die Erfordernisse an die neu einzuführende Komplettlösung zu erläutern. Wichtig war für das Unternehmen, eine passende Lösung zu finden, die dem angestrebten Wachstumskurs des Unternehmens gerecht wird. Ein neues ERP-System sollte auf der einen Seite in der Bedienung so unkompliziert und flexibel sein, dass den Mitarbeitern der Einstieg in die bis dato unbekannte Welt integrierter ERP-Lösungen möglichst leicht gemacht wird. Auf der anderen Seite sollte das System auch allen künftigen Anforderungen gerecht werden.

Somit fiel die Wahl auf die Software aus dem Hause mesonic, die nicht nur die geforderten Kriterien erfüllte, sondern für die mit M&M auch ein erfahrener Einführungspartner gleich vor Ort zur Verfügung stand.

Die Ziele der ERP-Einführung waren bei jbs im Vorfeld klar definiert:

  • Größere Transparenz in der Warenwirtschaft
  • Optimierung der Lagerverwaltung
  • Erfüllung der Vorgaben durch die Wirtschaftsprüfer

Der Inbetriebnahme des Systems ging eine mehrwöchige Phase der sorgfältigen Projektvorbereitung voraus. So bildete jbs zunächst Projektteams für die einzelnen Unternehmensbereiche. Sie hatten die Aufgabe, die gewünschten Geschäftsabläufe für die Software zu definieren und den Stammdatenaufbau festzulegen. Dank dieser außerordentlich sorgfältigen Vorbereitung durch jbs sowie der professionellen Beratung und Einführungsunterstützung durch den mesonic-Partner M&M EDV-Service konnte die WinLine planmäßig zum Jahresbeginn 2009 in Betrieb genommen werden. 

Eine der größten Herausforderungen war dabei die Überführung der Stammdaten aus dem Altsystem in das neue ERP. Hier waren umfassende Anpassungen notwendig, um die Datenqualität zu erreichen, die für den Betrieb eines modernen Systems erforderlich sind. Da dieses rechtzeitig erkannt und eingeleitet wurde, wurden Verzögerungen im Einführungsprojekt vermieden.

Die WinLine steuert sämtliche Unternehmensprozesse

Mittlerweile arbeiten mehr als 60 Mitarbeiter in dem Handelsunternehmen mit der mesonic WinLine, wobei nahezu alle WinLine-Module verwendet werden. Im Mittelpunkt steht das Warenwirtschaftssystem WinLine FAKT. Hier werden die Daten aus dem weiterhin genutzten Auftragserfassungstool per Schnittstelle eingespeist. Alle darauffolgenden Vorgänge, wie das gesamte Belegwesen von der Generierung der Lieferscheine bis zur Rechnung, die Lagerauswahl und die Warenentnahme sowie die Ausgabe der Speditionspapiere, erfolgen im mesonic ERP-System. Auf der Einkaufsseite werden sowohl das automatische Lieferantenbestellwesen als auch manuelle Bestellungen komplett über die WinLine abgewickelt.

jbs unterhält europaweit mehrere Läger, darunter zwei in Deutschland sowie jeweils ein Lager in Belgien und Österreich, deren steuerrechtliche Bewertungen in der WinLine berücksichtigt werden. Die Optimierung der Liefer- und Speditionswege wird über MESOSped gesteuert, ein Tool, das der mesonic-Partner M&M EDV-Service eigens für diesen Kunden entwickelte und das direkt an die WinLine angebunden ist. 

Sehr intensiv wird auch die WinLine Finanzbuchhaltung mit dem integrierten Mahnwesen genutzt. So prüft die unternehmensinterne Inkassoabteilung bei jbs in der WinLine FIBU zunächst alle Aufträge, ob eine Freigabe zur Auslieferung erfolgen kann. Für jeden Auftrag können die Mitarbeiter anschließend individuell bestimmen, ob er zur Auslieferung kommt oder noch zurückgehalten wird. 

Die Überprüfung der Wirtschaftlichkeit des einzelnen Kunden wird in der Kostenrechnung der WinLine betrachtet. Um eine optimale Übersicht über alle Einnahmen (Verkäufe) und Ausgaben (z. B. über die Lieferkosten, die jbs für seine Kunden trägt) zu erhalten, wurde jeder Kunde als Kostenträger definiert. So ist für die Mitarbeiter auf einen Blick ersichtlich, ob sich ein Kunde über das Jahr hinweg rechnet oder ob sich die Belieferung als Verlustgeschäft erweist. 

Seit 2012 nutzt jbs das Produktionsmodul WinLine PROD für die Abbildung der extern vergebenen Auftragsfertigung eigener Tierfuttermittel. Dabei werden im Speziellen die Chargenverwaltung sowie die integrierte Artikelrückverfolgung genutzt, die für Produzenten von Nahrungs- und Futtermittel nach EU-Verordnung verpflichtend ist. Somit kann jeder im Futtermix enthaltene Warenbestandteil lückenlos zurückverfolgt werden: welcher Lieferant hat die Rohware geliefert, in welcher Charge wurde der Rohstoff verarbeitet und an welchem Lager liegt die Fertigware bzw. an welche Kunden ist sie ausgeliefert worden – alle Informationen sind jederzeit in der Software abrufbar.

In einem nächsten Projektschritt ist die Einführung des WinLine CRM-Systems für alle 60 Anwender geplant. Auch hier werden wieder abteilungsübergreifende Projektteams gegründet, um die Abläufe über alle Unternehmensbereiche hinweg zu erfassen. Da im Verkauf eine gut eingeführte eigene Software genutzt wird, sollen mit dem WinLine CRM insbesondere Einkaufsprozesse für die Erfordernisse eines nicht immer ganz unproblematischen Beschaffungsmarktes optimiert werden. Hierbei sollen insbesondere die Vorzüge der Integration des WinLine CRM in das gesamte ERP-System genutzt werden, um den Anwendern alle relevanten Daten bereitzustellen, die für Durchführung eines reibungslosen Beschaffungsprozesses nötig sind. Auch in den übrigen Servicebereichen des Unternehmens soll das WinLine CRM überall da zum Einsatz kommen, wo die Verwaltung längerfristiger Verträge, z. B. Versicherungs- und Leasingverträge, dadurch unterstützt werden kann.

Zufriedene Anwender auf ganzer Linie

Im Rückblick auf fünf Jahre Nutzung der mesonic WinLine kann man bei jbs uneingeschränkt feststellen, dass die angestrebten Ziele erreicht wurden. Die zunehmende Komplexität des wachsenden Unternehmens ist kontrollier- und steuerbar, was regelmäßige Auditierungen durch Wirtschafts- und Steuerprüfer bestätigen. Ohne die Entscheidung für ein modernes, aber auch mittelstandstaugliches ERP-System wäre das Wachstum der letzten Jahre nicht möglich gewesen.
„mesonic ist ein ERP-Partner, der sehr gut zu uns passt. Als familiengeführtes mittelständisches Unternehmen mit internationaler Ausrichtung, wie wir auch, kennt man dort unsere Wünsche und Anforderungen an ein ERP-System genau. Wir schätzen die Betreuung durch unseren mesonic-Partner vor Ort, der uns insbesondere bei der Abbildung unserer spezifischen Besonderheiten in der WinLine mit Rat und Tat unterstützt. Seit nunmehr fünf Jahren sind wir wirklich glückliche WinLine-Anwender und haben unsere Entscheidung noch keinen Moment bereut“, zeigt sich Gero Schieder, Kaufmännischer Leiter und ERP-Projektverantwortlicher bei jbs, auf ganzer Linie mit der Entscheidung zufrieden.

www.mesonic.com

Über jbs:

jbs ist ein familiengeführtes mittelständisches Handelsunternehmen für landwirtschaftliche Verbrauchsgüter. 1928 gegründet, versorgt das Unternehmen nun in der dritten Inhabergeneration deutschlandweit und im angrenzenden Ausland vorzugsweise Milchviehbetriebe mit Folien, Garnen und Netzen zur Futtermittelbergung und –aufbewahrung, aber auch mit Spezialitäten für die Verbesserung von Futterverwertung und Tiergesundheit. 2013 wurden mit 170 Mitarbeitern an drei Standorten 30 Mio. € Umsatz erwirtschaftet.

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