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Unternehmen nutzen zunehmend mehr Standard Software Applikationen, um Ihre Geschäfte zu führen und einen Wettbewerbsvorteil zu erlangen. Die Administration dieser Software-Ausbreitung wird nicht nur immer schwieriger, sondern auch zunehmend kostspieliger.

Gebr. Heinemann SE & Co. KG, eine internationale und in Hamburg ansässige Duty-Free-Shop-Kette, zählt zu den vielen Unternehmen, die Self-Auditing-Tools zur Kostenverwaltung verwenden, indem sie nachverfolgen, welche Software ihre Mitarbeiter tatsächlich nutzen. Auch wenn die Einsparungen sich nach der ersten Analyserunde noch in Grenzen halten, haben die Tools das Potential, dem Familienunternehmen einen besseren Verhandlungsspielraum gegenüber ihrem Software-Anbieter SAP AG zu bieten.

„Unternehmen geben jährlich 350 Milliarden US-Dollar für Unternehmenssoftware aus,“ sagte Peter Goldmacher, ein Finanz-Analyst bei Cowen and Co. LLC. „Unternehmen erwerben Software um ihr Business zu verwalten und es zu erweitern, doch genau diese Software erhöht auch die Komplexität. Wenn Firmen zu wenig oder zu viel für Ihre Lizenzen bezahlen, müssen sie sich oft einem Audit des Anbieters unterziehen, wobei Sanktionen für die Übernutzung der Software nicht selten sind. Durch Self-Auditing-Tools sind CIOs in der Lage die Kosten für ihre Software zu überwachen und jegliche Einsparungen können somit innovativeren Applikationen oder Projekten übertragen werden“ sagt Herr Goldmacher.

Gebr. Heinemann ist nur ein Beispiel für Unternehmen, die Self-Auditing-Tools verwenden, um ihre Applikationsnutzung besser zu verwalten. Vor 2 Jahren führte CIO Burkhard Berner SAP-Software bei Heinemann ein. Mit rund 1,3 Millionen US-Dollar jährlich, nutzen ca 2.630 Mitarbeiter die SAP Retail-, Finanz- und Logistik-Apps, um die Geschäfte des Unternehmens zu führen. Unternehmen bezahlen zu viel für Software, wenn zum Beispiel Mitarbeiter die Apps, die ihnen zugewiesen wurden, nicht nutzen, da sie entweder nicht mehr im Unternehmen tätig sind, den Computer gewechselt haben oder sogar Apps nutzen, zu denen sie keine Zugriffsberechtigung haben. Herr Bernard war sich, angesichts des konservativen Ausgabenansatzes des Unternehmens bewusst, dass eine sorgfältige Überwachung seiner Investition notwendig sei, um nicht unnötig viel Geld für die SAP-Software auszugeben. “SAP ist recht kostenintensiv, so dass die Nutzungsverwaltung  unserer SAP-Lizenzen unumgänglich ist” erzählte Herr Berner. SAP verweigerte dazu jeden Kommentar.

Herr Berner bezahlte dem Start-up Intelligent Licensing Inc. mehr als 38.000 US-Dollar für ein Add-on, das eigenständig auf den Servern läuft, um die SAP-Nutzung zu überwachen. Dieses Tool untersucht nicht nur auf welche SAP-Anwendungen ein Mitarbeiter zugreift, sondern auch wie häufig und wie lange er/sie eine SAP-Anwendung nutzt. Das Tool sucht nach Verhaltensmustern in der Nutzung, wenn sich ein Mitarbeiter zum Beispiel seit einem halben Jahr nicht mehr in einem Programm angemeldet hat, gibt es Empfehlungen, wie z.B. eine Lizenz-Neuzuweisung an einen anderen Mitarbeiter. Durch diese Software erzielt Heinemann eine jährliche Ersparnis in Höhe von zehntausenden von Dollar. Das mag eine bescheidene Einsparung sein, dennoch eine sehr entscheidende für ein Familienunternehmen, dass sehr viel Wert auf Effizienz legt und so auch seine 230 Duty-Free-Shops in 54 internationalen Flughäfen betreibt. Gebr. Heinemann erwirtschaftet jährlich 2,6 Milliarden US-Dollar an Einnahmen.

„SAP erstattet seinen Kunden schließlich kein Geld für “stillgelegte” oder nicht mehr genutzte Lizenzen. Jedoch verschaffen Self-Auditing-Tools, so wie das von Intelligent Licensing angebotene, den CIOs einen wesentlich größeren Einfluss bei den Verhandlungen mit SAP, wodurch sie die Möglichkeit haben, Lizenzgebühren zu reduzieren“ sagte Herr Goldmacher. CIOs können dann wiederum diese Einsparungen für neuere, z.B. Cloud-Applikationen einsetzen und “den Ball im Spiel halten”, um als Unternehmen mehr Wettbewerbsvorteile zu erlangen. “Es geht hauptsächlich um Kostenkontrolle und mehr Transparenz bei den SAP Lizenzen” betonte Herr Goldmacher.

Herr Berner von Gebr. Heinemann erklärte, er sei froh zu wissen, dass er nicht mehr als nötig für die SAP-Software bezahlt. “Wir brauchen mehr Transparenz in diesem Gebiet, und wir wollen diese pro aktiv erzielen” sagte Herr Berner.

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