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Digitalisierung HandDie Arbeitsabläufe in den Unternehmen haben sich durch die Etablierung vieler unterschiedlicher Technologien nachhaltig verändert. Soziale Medien, Big Data, Cloud und Mobile Computing ermöglichen neue Geschäftsmodelle und krempeln vielerorts die Unternehmenskultur komplett um. 

Oft wurden diese Technologien zunächst belächelt. Warum sollte ich meine Daten aus der Hand geben? Oder: Wozu sollte auch ein Dienst wie Facebook für ein Unternehmen gut sein? Kaum jemand wird diese Frage heute noch ernsthaft stellen. Kein Unternehmen kann es sich leisten, den Kunden nicht Facebook und Co. als einen möglichen Kommunikationskanal anzubieten. Smartphones und Tablets haben gezeigt, dass sie in vielen Bereichen des Unternehmens die Produktivität und die Mitarbeiterzufriedenheit steigern. Und Big Data schließlich ist der Shooting-Star der vergangenen beiden Jahre und bietet für das Business bisher ungeahnte Möglichkeiten.

Erst in Kombination spielen diese Technologien ihre volle Stärke aus: Das genaue Wissen um das Geschäft und die Branche des Kunden, verbunden mit einem engen Dialog über die bevorzugte Plattform, unabhängig von geografischen oder zeitlichen Gegebenheiten – noch nie konnten Unternehmen so eng zusammenarbeiten. Angetrieben durch die Digitalisierung der Geschäftsprozesse muss es also das Bestreben eines jeden Unternehmens sein, diesen kooperativen Ansatz auch auf Partner und Mitarbeiter zu übertragen.

Darüber hinaus gilt: Neue Ansätze, die sich hinter den Schlagworten Digital Enterprise, Industrie 4.0 oder Internet of Things verbergen, bringen hohe Anforderungen mit sich und benötigen zusätzliches Budget. Dies trägt erfahrungsgemäß nicht dazu bei, die IT-Kosten zu senken. Zumal ein großer Teil davon ohnehin im Betrieb der Systeme gebunden ist. Jedoch ist es für Unternehmen unabdingbar, ihre Geschäftsmodelle weiterzuentwickeln. Die Analysten von Gartner prophezeien, dass 20 Prozent der jetzt marktführenden Unternehmen bis 2017 ihre führende Stellung an ein Unternehmen verlieren werden, das nach 2000 gegründet wurde.

Daher macht die digitale Transformation oft den Einsatz externer Dienstleister in allen Bereichen der IT zunehmend interessant. Eine aktuelle Studie des Marktforschungsunternehmens Crisp Research ergab, dass 81 Prozent der befragten deutschen Unternehmen dabei auf externe Partner zurückgreifen. Fast die Hälfte der Befragten lagert demnach bereits zwischen 20 und 80 Prozent ihrer IT auf externe Infrastruktur-Services aus.

crisp research Frage 21

Bild: In einer Umfrage bestätigten fast zwei Drittel der Unternehmen in Deutschland, dass sie bei der digitalen Transformation auf externe Partner zurück greifen. (Bild: Crisp Research)

Aber warum auslagern? Schon der Industrielle und Erfinder Robert Bosch wusste, dass es unumgänglich ist, Aufgaben an Dritte zu delegieren: „Bei allen Dingen, die man nicht selbst machen kann, sei es aus Mangel an Fähigkeit, sei es aus Mangel an Zeit, ist die Hauptsache, die rechten Leute herauszufinden, welchen man die Arbeit übertragen kann.“

Die Innovationszyklen der Hersteller haben sich in den vergangenen Jahren massiv beschleunigt. Zudem wurden die gesetzlichen Vorgaben signifikant verschärft. Zum Beispiel sind einfache Backup- und Recovery-Strategien in vielen Bereichen einem Desaster-Recovery-Rechenzentrum gewichen, das an einem zweiten Standort die Geschäftsfähigkeit des Unternehmens im Notfall gewährleisten muss. Der Aufwand, diese komplexen Strukturen so zu betreiben, wie es die Wichtigkeit der Systeme erfordert, ist angesichts stagnierender IT-Budgets und neuer Aufgaben der IT als Werttreiber im Unternehmen kaum zu leisten. Daher ist das (Teil-)Outsourcing zu einer Frage der Entlastung der hauseigene IT geworden.

Erst fragen, dann handeln

Soweit die Theorie. In der Praxis allerdings ist das Auslagern des IT-Betriebs mit einigen Fallstricken versehen. Das beginnt bereits auf der strategischen Seite: Ohne eine klare, langfristig angelegte Sourcing-Strategie kann ein Outsourcing-Projekt kaum sein ganzes Potenzial ausspielen. Es muss also zunächst klar sein, welche Teile warum und in welcher Form ausgelagert werden sollen. Sollen die kritischen Dienste in die Hände von Fachleuten gelegt werden, um die Betriebsbereitschaft des gesamten Unternehmens zu verbessern? Geht es darum, Commodity-Dienste wie Exchange zu günstigeren Kosten betreiben zu lassen? Oder soll die IT für ein neues Geschäftsmodell von einem Dienstleister betrieben werden, um bei möglichst hoher Flexibilität eine geringe Kapitalbindung zu erzielen? Dabei ist zudem zu beachten, ob bestehende Hard- und Software an den Dienstleister übergehen soll, ob dieser die bestehenden Plattformen nur für den Kunden betreibt oder ob der Dienstleister eine komplett neue Plattform – eventuell auch als Shared Plattform – aufstellt. Gerade diese Fragen sind nicht nur aus technischer Sicht relevant, sondern auch aus fiskalischer und kaufmännischer Warte.

Gesucht: Der zu mir passende IT-Dienstleister

Als besondere Herausforderung erweist sich die Auswahl des richtigen Dienstleisters. Dieser muss technologische Kompetenz mitbringen und über Branchen- und Prozess-Know-how verfügen. Besonders Unternehmen aus dem Mittelstand suchen darüber hinaus nach Partnern, die auch im Hinblick auf die Unternehmenskultur zum eigenen Unternehmen passen. Denn die Übergabe des IT-Betriebs an einen Service-Provider muss immer als langfristige Partnerschaft begriffen werden – besonders, wenn es um den Betrieb kritischer Systeme geht.

Extrem wichtig ist daher – insbesondere bei Cloud-Services – für Unternehmen die Frage der Service-Level-Agreements (SLA). In den SLAs werden garantierte Verfügbarkeit der Systeme, Support- und Reaktionszeiten und dergleichen festgelegt. Alle Dienstleister verfügen über standardisierte Service-Level-Angebote, die entsprechend der Wichtigkeit eines Systems und den Anforderungen des Kunden vereinbart werden können.

Gerade Unternehmen aus dem gehobenen Mittelstand sind häufig auf einen flexiblen Dienstleister angewiesen, der schnell auf veränderte Anforderungen und neue Situationen reagieren kann. Der Dienstleister rechnet sich selbst dem Mittelstand zu und kennt damit den Bedarf. Entsprechend sind die Service Levels aufgestellt: Zwischen einem Monitoring rund um die Uhr und aktiver Überwachung der Systeme für kritische Anwendungen bis hin zu einem einfachen Service an den Werktagen und zu den üblichen Bürozeiten ist alles möglich.

Doch Flexibilität ist nicht nur bei den Vertragsverhandlungen für Cloud-Services relevant. Denn auch technologisch und finanziell sind die Unternehmen darauf angewiesen, agil zu operieren. Beispielsweise bei der Umsetzung neuer Geschäftsmodelle: Hier wird schnell eine IT benötigt, welche die Funktionalität zu möglichst geringen Kosten bereitstellt und die keine langfristigen Investitionen fordert. Ist das Geschäftsmodell erfolgreich, müssen die IT-Ressourcen schnell skalieren können – ein typischer Fall für Cloud Computing. Um eine zukunftsfähige IT-Infrastruktur zu bauen und zu betreiben, brauchen viele IT-Leiter gerade deshalb die Unterstützung externer Dienstleister. Oft, weil im eigenen Unternehmen Erfahrungen und Fachkräfte fehlen.

Holger MüllerHolger Müller, Business Unit Manager IT Management & Betrieb bei Fritz & Macziol

www.fum.de

 

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