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DokumenteDigitalisierung, Prozessoptimierung, Effizienz – diese Schlagworte hören HR-Experten jeden Tag. Doch wie können sie diesen mit begrenzten Ressourcen begegnen?

Eine Möglichkeit die Digitalisierung weiter voran zu treiben, ist die automatisierte Dokumentenerzeugung. Gerade hier haben viele Personalexperten noch Fragen – die fünf besonders häufig gestellten beantwortet Mike Wahner, Dokumentenerzeugungsexperte von Aconso.

Wann ist eine automatische Dokumentenerzeugung sinnvoll?

Einen grundsätzlichen Richtwert gibt es nicht, die empfohlene Mindestzahl liegt bei 1.000 Mitarbeitern. Eine Einführung kann aber auch sinnvoll sein, wenn nicht sicher ist, ob jeder Mitarbeiter das aktuelle Corporate Design eines Unternehmens in seinen Dokumentvorlagen korrekt verwendet. Besonders kritisch wird es dann, wenn die Aktualisierung von Dokumentinhalten nicht mehr bis zu den Sachbearbeitern dringt und veraltete Vertragsdokumente verschickt werden. Zusätzlich sparen die Mitarbeiter Zeit, wenn sie durch eine integrierte Dokumentenerzeugung die Daten nicht in zwei unterschiedliche Systeme wie Word und SAP eingeben müssen.

Welche Dokumente eignen sich für ein Dokumentenmanagementsystem?

Prinzipiell eignet sich jedes Dokument im Unternehmen für ein Dokumentenmanagementsystem, allen voran Verträge, insbesondere bei komplexeren Abstimmungen, Zeugnisse, Arbeitszeitanpassungen und Prämien- oder Bonusschreiben . Bei einer größeren Mitarbeiterzahl zahlt es sich auch aus, wiederkehrende Korrespondenzen, Arbeitsbescheinigungen oder Bescheide zum Thema Mutterschutz und Rente über eine automatische Dokumentenerzeugung zu erstellen.

Was muss man bei der Einführung beachten?

Ein großes Zeit- und Kosteneinsparungspotential besteht häufig in der Klärung der HR-Prozesse im Vorfeld einer Einführung. In meiner täglichen Arbeit beobachte ich oft, dass die einzelnen Prozesse in Unternehmen nicht klar definiert sind und erst im Rahmen der Einführung festgelegt werden. Das ist zwar kein großes Problem, muss aber im Zeitplan Berücksichtigung finden. Schon vor der Einführung sollten diejenigen Dokumente beziehungsweise Dokumentprozesse ermittelt werden, die die höchste Last verursachen. Sind diese Dokumente beziehungsweise Prozesse umgesetzt, lässt sich unmittelbar erkennen, wie viel Potenzial das Tool mit sich bringt.

Was ist bei der Integration in andere Anwendungen wie SAP zu beachten?

Eine große Arbeitserleichterung ist sicher eine Vollintegration der Dokumentenerzeugung in den SAP-Workflow oder in andere Drittsysteme. In einer SAP-Umgebung lässt sich zum Beispiel der komplette Erstellungsprozess direkt steuern. Informationen zum Prozess, zum Dokument und zu den Daten im Dokument sind jederzeit abrufbar und weiter zu verarbeiten. Der oft als sehr aufwendig empfundene Wechsel zwischen verschiedenen Softwarelösungen entfällt.

Wie kann noch mehr Zeit eingespart werden?

Um den Pflegaufwand weiter zu reduzieren, hat es sich bewährt Vorlagen zu verknüpfen. Das heißt, ändert sich beispielsweise der Firmensitz eines Unternehmens, so muss dadurch nicht jedes Dokument einzeln angefasst werden. Vielmehr werden alle im System vorliegenden Dokumente automatisch auf die neue Firmenadresse angepasst. Das hilft letztlich auch, oft folgenschwere Fehler vermeiden.

Mike Wahner, Dokumentenerzeugungsexperte bei Aconso

www.aconso.com

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