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ModiniceEin Rechner kommt selten allein – jedenfalls in Unternehmen. Wer beruflich für mehr als nur eine Handvoll PCs zuständig ist, sollte sich bei der Anschaffung von PC-Hardware nicht vom aktuellsten Sonderangebot leiten lassen, sondern lieber die zehn Leitfragen dieser Checkliste beantworten.

Das Resultat wäre ein Sammelsurium an verschiedener Hardware mit unterschiedlichsten Eigenschaften und Wartungsmöglichkeiten. Auf Dauer sparen Unternehmen nicht nur in der Anschaffung, sondern vor allem Verwaltungsaufwand, wenn sie einmal grundsätzlich die Anschaffungsstrategie überlegt haben.

Dann zeigt sich oft: Weder der graue Einheitskasten unter dem Schreibtisch, der unsere Büros über mehr als zwei Jahrzehnte geprägt hat, noch das ultraleichte Notebook sind die ultimative Lösung für alle Einsatzzwecke. Was gibt es alles zu beachten, wenn man als Admin die PC-Bereitstellung planen will? Zehn wichtige Leitfragen dazu sind beispielsweise diese:

  • Anwendungen: Wer nutzt welche Programme und welche Leistung benötigen diese? – Jeder Mitarbeiter sollte einen PC haben, der die genutzten Anwendungen schnell ausführt. Ein schneller PC motiviert und spart wertvolle Zeit. Welcher Prozessor und wieviel Arbeitsspeicher dafür notwendig sind, hängt von den Anwendungen ab. Für einfache Büro-Anwendungen wie Word-Office mag heute eine i3-CPU einer älteren Generation genügen, für Grafik, Multimedia oder komplexere Excel-Anwendungen darf es heutzutage auch gerne ein i7 sein. Auch sollte man beachten, dass beispielsweise ein Desktop-PC mit i5 Quad-Core die doppelte Maximalleistung wie ein Laptop mit i5 Dual-Core hat. Grundsätzlich stehen Mobilität und Leistung in einem Spannungsverhältnis. Der Rechner sollte beim Arbeitsspeicher Aufrüstungsmöglichkeiten bieten, um über den gesamten Abschreibungszyklus von fünf Jahren leistungsstark zu bleiben. Zu beachten ist weiterhin: Über die Jahre versorgt uns Microsoft mit diversen Updates, die einen PC immer langsamer werden lassen. Eine schnelle SSD mit ausreichend Speicher ist also heutzutage ein Muss, um ein halbes Jahrzehnt Mitarbeiter zufrieden zu stellen.

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    Bild: Einfache Montage von zwei Monitoren. (Bildquelle Modinice GmbH)
     
  • Monitore: Wie groß sollen die Bildschirme sein und wer braucht zwei Bildschirme? – Alle PCs unterstützen heutzutage die volle HD Auflösung – aber nur Monitore ab 22 Zoll können diese Auflösung in den nötigen Platz auf dem Desktop umsetzen. Die kleinen Bildschirme von Notebooks engen Mitarbeiter ein, die mehrere Anwendungen gleichzeitig nutzen. Sehr viele Wissensarbeiter in Büros arbeiten daher am produktivsten, wenn sie zwei Bildschirme zur Verfügung haben. Dadurch können sie zum Beispiel längere Mails auf dem einen Display im Blick behalten, während auf dem anderen Bildschirm recherchiert wird. In einer von Dell und Intel Ende 2015 durchgeführte Studie zum Arbeitsplatz der Zukunft heißt es, „34% der Büro-Mitarbeiter sind produktiver, wenn sie mehrere Bildschirme benutzen.“ Ideal sind zwei identische Flachbildschirme, die mittels VESA-Mount an einem gemeinsamen Monitorarm auf gleicher Höhe angebracht sind. Geeignete PCs haben zwei digitale Grafikausgänge, zum Beispiel HDMI oder DVI. In manchen Fällen verschwindet der PC, hinter einem Monitor oder im Monitorfuß. Mit All-in-One-PCs oder Notebooks muss man bei den Arbeitsplätzen für zwei Bildschirme Produktivitätskompromisse machen. Neue PC-Konzepte kombinieren schlichtes All-in-One-Design mit der Möglichkeit, zwei Monitore zu montieren.
     
  • Mobilität: Wer muss mobil arbeiten? – Immer mehr Mitarbeiter benötigen auch unterwegs Zugriff auf IT-Ressourcen. Je nach Rolle sollte das über ein Tablet-PC oder aber einen vollwertiger Laptop mit Tastatur geschehen und je nach Reisehäufigkeit sollte das Gerät sehr leicht ausfallen. Andererseits ist zu bedenken: Ein Laptop ist für die meisten Mitarbeiter nicht das optimale Arbeitsgerät, wenn sie an ihrem Schreibtisch im Office sind. Hier ist dann der Bildschirm zu klein, die Tastatur zu hart im Anschlag. Es kostet zudem jedes Mal Zeit, das Notebook an Strom, Netzwerk und Peripherie anzuschließen. Das Netzteil geht häufig auf Reisen verloren oder wird schon im Büro vergessen. Für viele Büroarbeiter, die nur gelegentlich reisen oder Termine wahrnehmen, ist also ein fest installierter, ergonomisch perfekt eingerichteter Office-PC als Hauptarbeitsplatz die bessere Wahl. Die parallele Nutzung des Office-PCs mit einem Laptop oder einem Tablet sorgt für optimale Arbeitsbedingungen im Büro und unterwegs. In professionellen IT-Umgebungen liegen die entscheidenden Daten ohnehin synchronisiert im Netzwerk oder heutzutage in der Cloud. Aktuelle Lizenzmodelle, wie zum Beispiel Office 365, erlauben die Nutzung von Programmen durch den gleichen User auf verschiedenen Geräten.
     
  • Peripherie/Schnittstellen/Extras: Welche Zusatzgeräte brauchen die Mitarbeiter und welche Anschlüsse sind dafür nötig? – Neben den Grafikausgängen sollten ausreichend USB 3.0/2.0-Schnittstellen vorhanden sein, die für Mäuse und den Direktanschluss an aktuelle Hardware-Gadgets nötig sind. Audio in/out gehört zum guten Ton und Bluetooth und WLAN sind für die kabellose Kommunikation unerlässlich. In sensiblen Bereichen sollten Schnittstellen, mit denen man schnell Daten stehlen kann, von vornherein deaktiviert sein. Will man den Mitarbeitern weitere aktuelle Extras bieten, die das Leben einfacher machen? Dann ist zum Beispiel eine induktionsbetriebene Ladefläche – integriert im PC oder Monitorfuß sehr praktisch und beliebt.
     
  • Repräsentativität: Steht der PC an einem Ort, wo die Kunden ihn sehen? – Dann sollte der PC nicht nur funktional sein, sondern auch wertig wirken und für einen aufgeräumten Schreibtisch sorgen. Statt Plastik-Look sind dann Chassis aus Aluminium oder Magnesium angesagt. Der PC sollte selbst möglichst wenig Grundfläche auf dem Schreibtisch einnehmen. Der Kabelsalat sollte weitestgehend aus dem Blickfeld verschwinden. Die Kabel können zum Beispiel durch integriertes Kabelmanagement verschwinden oder durch die Nutzung von Kombikabeln reduziert werden. Und, oft vergessen: Wenn Kunden den PC sehen, hören sie ihn auch. Daher sollten PCs eingesetzt werden, die entweder mit rein passiver Lüftung auskommen, oder die einen selten einsetzenden, geregelten Lüfter haben.
     
  • Einheitlichkeit: Kommen wichtige Stakeholder, wie Investoren oder Aufsichtsräte, durch die Büros? – Dann hinterlässt eine einheitliche Erscheinung der PCs einen bleibenden professionellen Eindruck. Das gleiche gilt für Empfangstheken oder Schalter kleiner Praxen oder Ladengeschäfte. Unternehmen, die das erreichen wollen, brauchen Barebones – also Rechner, die einheitlich aussehen, aber sich je nach Bedarf des Anwenders mit den geeigneten Prozessoren, Speicherbausteinen und anderen Komponenten bestücken lassen. Durch die aufrüstbare Hardware liegt der Fokus nicht mehr auf der Taktung, sondern auf einem sinnvollen, zeitlosen Design. Es heißt nicht mehr: „Ich brauche noch ein Zehntel GHz zusätzlich“, sondern „ich will einen schicken Rechner, auf dem alles schnell läuft.“ Man investiert in PCs, die auf Dauer in einem einheitlichen Design lieferbar bleiben.
     
  • Aufrüstbarkeit und Reparaturfähigkeit: Lassen sich die PCs einfach aufrüsten und reparieren? – Wenn sich die Rolle von Mitarbeitern, die Unternehmensstruktur oder einfach die genutzte Technologie weiterentwickelt, sollten sich die PC-Barebones für die neuen Aufgaben fit machen lassen. Wer einmal versucht hat, Laptops oder All-in-Ones aufzurüsten, weiß wie schwer beziehungsweise teuer das ist. Aufrüstbare PCs sollten sich von Admins einfach öffnen lassen. Die wichtigsten Komponenten wie Prozessor, Grafikeinheit, RAM und Festspeicher sollten für ihn gut zugänglich sein. Zudem sollte man bei den Geräten defekte oder veraltete Monitore austauschen können. Die Nutzungsdauer von PC und Monitor ist grundsätzlich unterschiedlich. Bei All-in-Ones und Laptops verursacht ein einfacher Monitorschaden immer einen Arbeitszeitausfall, meist eine mehrtägige Reparaturdauer und oft sogar einen möglichen Datenverlust.
     
  • Betriebssystem: Welche Betriebssysteme sollen standardmäßig im Unternehmen eingesetzt werden? – Gängige PC-Hardware erlaubt in der Regel den Einsatz aller noch nicht abgekündigten Windows-Versionen und von Linux. Dass Unternehmen Mac OS als Standard wählen, ist trotz der Beliebtheit im Privatbereich und in Grafik-intensiven Branchen eher die Ausnahme. Oft ist es so, dass Unternehmen eher wegen der attraktiven Apple-Hardware das Betriebssystem in Kauf nehmen. Denn die Expertise, Macs zu managen, zu warten und zu supporten ist rar. Unternehmen sollten grundsätzlich ein einheitliches Betriebssystem anstreben, um das Client-Management im Griff zu behalten, und um eine einheitliche Anwendungsumgebung zu schaffen. Aktuell ist Windows mit zirka 90 Prozent Marktanteil mit Abstand führend.
     
  • Budget: Wieviel Geld ist für PC-Hardware vorgesehen? - Wer uneingeschränkt Budget hätte, würde wohl in vielen Fällen gerne auf Apple-Hardware ausweichen. Sie ist bei vielen Anwendern beliebt und hinterlässt bei Kunden oft einen gehobenen Eindruck. Doch in der Anschaffung und Wartung sind die Macs teuer. Auch in der Windows-Welt gibt es Anbieter, die sich darauf spezialisiert haben, Office-PC-Barebones für den perfekten Schreibtisch und repräsentative Counter-PCs für die Empfangstheke, den Beratungstisch oder den Point of Sale anzubieten. Solche PCs sind funktional wenig teurer als handelsübliche PC-Hardware. Im Gegensatz zu Consumer-Hardware sind solche Office-PCs zudem teilweise für einen niedrigen Energieverbrauch entwickelt. Das kann bei den langen täglichen Laufzeiten ohne weiteres einhundert Euro an Einsparungen im Jahr ausmachen und gleicht über die Lebensdauer den Preisunterschied zu Schnäppchen aus.
     
  • Ergonomie und Energieeffizienz? – Diese Schlagwörter werden immer wichtiger. Man sollte darauf achten, dass energiearme PC, zum Beispiel ohne oder mit kaum arbeitenden, geregelten Lüftern eingesetzt werden. Abgesehen von dem "hörbaren" Unterschied, kommt dies auch dem Energieverbrauch und damit der Stromrechnung zu Gute.

Es gibt selten einen Grund, funktionierende PC-Hardware vor der steuerlichen Abschreibungsfrist zu ersetzen – viel eher werden sie über den Abschreibungszeitraum hinaus eingesetzt. Unternehmen, die sich strategische Gedanken darüber machen, wie sie ihren Bestand an PCs auf Dauer gestalten wollen, können innerhalb weniger Jahre viele Vorteile für sich verbuchen: eine einheitliche, repräsentative Optik, motivierte Mitarbeiter an schnellen PCs, sinnvollen Einsatz mobiler Lösungen und ergonomische Arbeitsplätze, die durch ansprechende Mehrbildschirmlösungen die Arbeitseffizienz spürbar verbessern.

Darüber hinaus profitieren Unternehmen, weil ein schicker PC immer auch als Statussymbol empfunden wird – und freuen sich darüber hinaus, einen guten Eindruck beim Kunden zu hinterlassen: Empfangstheken mit Design-PCs, Beratungstische mit geeigneten Bildschirmen und ein einheitlicher Look in allen Büros hinterlassen den Eindruck: Da investiert jemand in die richtigen Werkzeuge für seine Mitarbeiter und Kunden.

Mike FinckhMike Finckh, Geschäftsführer Modinice GmbH