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SAMOhne professionelles Software Asset Management (SAM) ist es heute nahezu unmöglich, den Überblick über Lizenzen und Nutzung zu behalten. Im Idealfall sichert SAM nicht nur die Compliance, sondern schöpft auch Einsparpotenziale optimal aus.

Dass es für Unternehmen immer komplizierter wird, den Überblick über genutzte Programme und dazu notwendige Lizenzen zu behalten, liegt an einer Vielzahl von Produkten, Vertragsmodellen und dem Trend zu Mietsoftware und Cloud-Lösungen, die wiederum mit lokal installierten Programmversionen kombiniert sein können. Dieser Dschungel an Lizenzmetriken trägt dazu bei, dass SAM für viele Unternehmen mit einem hohen manuellen Aufwand verbunden ist. Eine Alternative ist die komplette oder teilweise Auslagerung an einen spezialisierten Managed-SAM-Dienstleister.

Kosten sparen mit Experten-Know-how

Die Grundlage, um eine eventuelle Unterlizenzierung auszumerzen oder Ausgaben bei Über- und Fehllizenzierung zu optimieren, ist eine fehlerfreie Interpretation der Daten. Ein erfolgreiches SAM braucht daher fundiertes Knowhow und Branchenerfahrung. Die Installation eines eigenen SAM-Experten ist jedoch zeit- und ressourcenintensiv und daher kaum rentabel. Eine Alternative stellt die Auslagerung an einen Dienstleister dar. Beim Managed SAM lassen sich in Form von aufeinander aufbauenden Service-Paketen sowohl Einzelleistungen als auch das komplette SAM outsourcen. Der Dienstleister liefert dann regelmäßig Reports, die eine kontinuierliche Compliance-Sicherung und Steuerung der nötigen Aktivitäten ermöglichen, und weist proaktiv darauf hin, wenn Handlungsbedarf besteht.

Service-Pakete

Bild: In Form von aufeinander aufbauenden Service-Paketen lassen sich Einzelleistungen oder das komplette SAM auslagern.

Für das Unternehmen bietet das viele Vorteile: Es muss weder ein SAM-Tool anschaffen, noch eigenes Personal für das Lizenzmanagement abstellen. Das Risiko von Nachzahlungen wird ausgeschlossen und die gesetzlich verpflichtende Bildung von Rücklagen erübrigt sich. Zudem bieten viele Hersteller, darunter Microsoft, einen Audit-Schutz für Unternehmen, die nachweislich ein Managed SAM in Anspruch nehmen.

So funktioniert Managed SAM

Das Managed SAM setzt schon vor dem eigentlichen Software Asset Management an. Zunächst ermittelt und analysiert der SAM-Berater alle Prozesse im Unternehmen, die beim Softwarekauf und der Lizenzverwaltung Einfluss haben. So wird geprüft, wo Optimierungsmöglichkeiten bestehen. Außerdem geht es darum, Schnittstellen aufzubauen, sodass die nötigen Daten später automatisiert gesammelt und gegebenenfalls an ein SAM-Tool zur Weiterverarbeitung übergeben werden können. Dieses Tool kann beim Managed-SAM-Dienstleister gehostet werden. Der SAM-Experte prüft anschließend die Nutzungsdaten auf Vollständigkeit und Korrektheit und plausibilisiert sie gegen die gültigen Lizenzmetriken der Hersteller. Je nach Leistungspaket erstellt er anschließend die Lizenzbilanz, stellt kaufmännische und technische Daten gegenüber, interpretiert sie und leitet Handlungsempfehlungen ab.

Die Kosten für einen Managed-SAMBetrieb bleiben dabei stets klar definiert und überschaubar, da sie in der Regel durch eine Service-Gebühr in Abhängigkeit von dem gewählten Leistungspaket berechnet werden. Zieht man den Vergleich zu sonst erforderlichen Risikorückstellungen und drohenden Nachzahlungen, ergibt sich der ROI bei einem nachhaltigen Managed-SAM-Betrieb schon innerhalb von kurzer Zeit.

Michael Bohlen

„Die Grundlage, um eine eventuelle Unterlizenzierung auszumerzen oder Ausgaben bei Über- und Fehllizenzierung zu optimieren, ist eine fehlerfreie Interpretation der Daten. Ein erfolgreiches SAM braucht daher fundiertes Know-how und Branchenerfahrung.“
Michael Bohlen, Practice Leader Managed SAM, Fritz & Macziol

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