Unschlagbares Team: Innovation und Cloud-ERP

Wer als KMU im Wandel bestehen will, braucht ein innovatives ERP-System. Ob RPA, IIoT oder DSGVO – gerade im Mittelstand sind flexible Lösungen gefragt, die die Weichen für zukünftiges Geschäft stellen. Doch welche Trends muss Business Software heute umsetzen?

Robotic Process Automation: Vorteile für Anwender und Kunden

Wie lassen sich wiederholbare und regelbasierte Aufgaben des Menschen automatisieren? Eine Antwort darauf bietet Robotic Process Automation, kurz RPA. Mit Hilfe dieses Ansatzes können Unternehmen ihre Abläufe effizienter gestalten, Kosten senken und eine höhere Qualität der Arbeit sicherstellen. Daher ist es auch nicht überraschend, dass innovative ERP-Systeme sich dieser Technologie angenommen und für die Nutzer und Kunden neue Funktionen erarbeitet haben.

Ein Beispiel ist der Chatbot: Business Software ist komplex und bietet eine Masse an Informationen. Um den User schnell zum gewünschten Datensatz zu führen, setzen einige Hersteller auf selbstlernende, text- oder sprachbasierte Dialogsysteme, über die Anwender eine schnelle Eingabemöglichkeit für häufig genutzte Anwendungen erhalten. Die intelligente Funktion verarbeitet als Suchbegriffe eingegebene Sätze und Anfragen und liefert die passenden Ergebnisse. Im Vergleich zur Navigation erspart der Chatbot seinen Nutzern Klicks und damit vor allem Zeit.

Neben Anwendern profitieren aber auch Kunden. Denn die wollen heute auf unterschiedlichsten Kanälen mit einem Unternehmen in Kontakt treten – gerade bei Support-Anfragen. Zusätzlich zum Telefon bieten Unternehmen daher auch den Dialog per Mail an. Voraussetzung dafür ist aber ein E-Mail-to-Ticket-System, das die eingehenden Nachrichten durchsucht, einen Support-Fall erkennt und automatisch die Mail in ein Ticket umwandelt. Diese Service-Anfragen lassen sich einzelnen Abteilungen zuweisen. Kunden erhalten – sofern hinterlegt – dann eine automatische Antwort. Zum Beispiel, dass sich der Support umgehend meldet.

Industrial Internet of Things: Automatisierung des Supports

Die Automatisierung von Prozessen ist unaufhaltsam. Ein Treiber dieser Entwicklung ist Industrial Internet of Things, kurz IIoT, das über Sensoren die gesamte Produktion miteinander vernetzt. Dabei laufen alle Daten an einem Knotenpunkt zusammen: dem ERP-System. Aufgrund seiner zentralen Funktion kann es zur Vollautomatisierung von Prozessen beitragen: Sendet beispielsweise eine mit Sensoren versehene Maschine eine Wartungsanfrage oder eine Fehlermeldung an den Support, wird diese selbstständig erfasst und dem passenden Team in Form eines Tickets zugestellt.

Dabei kann ein sogenannter Service Manager helfen. Darüber legen Nutzer ihre Anfragen manuell oder automatisch via eingehende E-Mails an. Letzteres erfolgt anhand der Absenderadresse, die dem jeweiligen Team zugeordnet wird. Die Vorlagen für Antworten vereinfachen die Kommunikation und entlasten das Serviceteam. Zudem ist der gesamte Prozess abbildbar: Vom Bearbeiter, über die Abteilung und Historie bis hin zum aktuellen Status. Das schafft Effizienz und Transparenz.

Cyber-Security: Trends brauchen Sicherheit

Daten sind das neue Öl. Sie gelten als Rohstoff für Entwicklungen wie RPA und IIoT. Kein Wunder, dass sie immer begehrter werden. Das zeigt auch die Studie „Cyberattacken und IT-Sicherheit 2015“ von Radar Services: Danach wird bis 2025 die Anzahl der  Cyberattacken um 300 Prozent pro Jahr steigen. Über Zweidrittel der befragten Experten warnen davor, dass Unternehmen aus heutiger Sicht nicht auf diese Herausforderungen vorbereitet sind.

Eine Möglichkeit, sich dieser Bedrohung zu stellen, ist der Wechsel in die Cloud. Doch die hat gerade im Mittelstand noch mit einigen Vorurteilen zu kämpfen. Die sind jedoch zum Großteil unbegründet. Immerhin arbeiten die meisten Cloud-ERP-Hersteller ausschließlich mit hochqualifizierten IT-Partnern zusammen, die wiederum Hochsicherheitsrechenzentren im eigenen Land gewährleisten und eine kontinuierliche Überwachung sowie Wartung des gesamten Systems sicherstellen.

DSGVO: Konforme Umsetzung durch Anonymisierung

Fast jedes Unternehmen verarbeitet personenbezogene Daten. Um diese korrekt zu verarbeiten, verlangt es nach ERP-Systemen, die bei der Umsetzung der europäischen Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) helfen. Zum Bespiel über Löschkonzepte, über die sich Daten anonymisieren lassen. Ermöglicht wird das durch sogenannte Anonymisierungsassistenten, die Kundendaten unwiederbringlich überschreiben oder löschen.

Sie bilden für Unternehmen die technischen und organisatorischen Voraussetzungen für die Einhaltung des Datenschutzes. Zudem gehört zu den Anforderungen an eine moderne Business Software, Firmen bei der Einhaltung der Aufbewahrungsfrist zu unterstützen. Idealerweise erkennt die Lösung bei Einkaufs- und Verkaufsbelegen sowie bei Verträgen, ob ein damit verknüpfter Datensatz noch eine gültige Aufbewahrungsfrist hat oder nicht.

Innovative Software: Basis für Innovationsmanagement

Die Trends und die damit verbundenen Funktionen zeigen vor allem eins: ERP-Systeme müssen im digitalen Wandel ein zuverlässiger Partner sein, wenn es um die zügige und flexible Umsetzung von Innovationen geht. Denn neben Effektivität und Effizienz schaffen diese Entwicklungen primär Zeit. Also Ressourcen für werthaltige oder neue Aufgaben, die unternehmenseigene Innovationen vorantreiben. Nur wenn Business Software Mitarbeiter entlastet und dadurch den Zielgruppen einen neuen Mehrwert bietet, erfüllt sie ihren Zweck.

Doch wie finden mittelständische Unternehmen solche innovative Anwendungen? Dazu muss im ersten Schritt erst geklärt werden, welche aktuellen Entwicklungen für das Unternehmen die höchste Relevanz haben. Dann gilt es zu prüfen, ob die bestehende Software diese bereits abdeckt oder ob es eine neue Lösung braucht. Trifft letzteres zu, sollten bei der Neuauswahl auch Cloud-Anbieter berücksichtigt werden, da die Wolke die ideale Umgebung ist, um schnell neue Features zur Verfügung zu stellen. Um zu beurteilen, ob die Hersteller auch innovativ genug sind, lassen sich unter anderem Awards zu Rate ziehen. Ein Beispiel ist hier der deutsche Innovationspreis-IT, der herausragende Lösungen honoriert und Anbieter für das Innovationspotenzial der Lösung auszeichnet.

David Lauchenauer, Geschäftsführer und Gesellschafter, Myfactory Gruppe

www.myfactory.com