Sichere Daten mit SaaS Backup für Office 365

Im Jahr 2017 reifte bei der Profi Engineering Systems AG die Entscheidung, einen Strategiewechsel in Richtung Cloud zu vollziehen. Mit dem geplanten Umzug auf Microsoft Office 365 stellte sich jedoch die Frage, wie man sich umfassend vor Datenverlust absichern kann. Schnell kam SaaS Backup des Datenmanagementunternehmens NetApp ins Spiel. Die Lösung bietet alles zum sicheren sowie rechtskonformen Datenumgang in der Cloud.

Die Herausforderung Unbeschwerte Cloud-Nutzung

Im Herbst 2017 beschloss die Profi Engineering Systems AG den schon lange geplanten Schritt in die Cloud. Mit dem Wechsel von IBM Notes zu Microsoft Office 365 sollten so viele Workflows wie möglich, u. a. Richtung SharePoint oder Exchange, migriert werden. Das brachte jedoch auch die Notwendigkeit einer neuen Lösung für die Datensicherung mit sich. Denn bisher führte das Systemhaus die inkrementelle Sicherung täglich und lokal mit Veeam durch. Zusätzlich erfolgte das Sichern mit dem IBM Tivoli Storage Manager (TSM).

„Durch die anvisierte Cloud-Migration verlagern sich wichtige Workflows und Datenbanken in die Cloud. Das bedeutet, dass wir auch mehr auf Cloud-Ebene sichern und wiederherstellen müssen. Hier musste eine passende Lösung her“, erinnert sich Ismail Qarro, Systemadministrator bei Profi an die Konsequenzen, die sich aus der Cloud Migration ergaben.

Warum? SaaS(Software as a Service)-Provider versprechen lediglich hochverfügbare Anwendungen und Daten. Zudem haben sie zwar Desaster Recovery im Programm, aber ein garantierter Schutz, beschädigte Daten wiederherstellen zu können, existiert nicht. Auch bei versehentlichem Löschen sowie bei Viren-, Malware-, Hacker- oder Ransomware-Attacken lassen die Tools eines SaaS-Providers keine zeitpunktgenaue Wiederherstellung beim Exchange-Server zu. Zudem muss eine IT-Abteilung bedenken, dass die nativen Papierkörbe und Versionsverläufe in Office 365 keine echten Backups darstellen. Die interne IT hat so keine Kontrolle über Backup und Wiederherstellung, Recovery-Prozesse werden dadurch verlangsamt. Auch der Archivierungszeitraum lässt sich nur bedingt kontrollieren: Sofern kein Sicherungsverfahren aktiviert wurde, wird nach Löschen einer Mailbox der Inhalt nur 30 Tage aufbewahrt. All das zeigt, dass ein Unternehmen trotz gebuchtem

Die Lösung

Daher evaluierte das Unternehmen verschiedene Lösungen für den Datenschutz in der Cloud. An der Stelle zahlte sich der gute Draht zum langjährigen Partner NetApp aus. Denn der NetApp Vertrieb brachte SaaS Backup für Office 365 ins Spiel. „Ehrlich gesagt waren wir schlichtweg begeistert. Die Lösung von NetApp bietet umfassende Möglichkeiten für Backup und Restore. Vor allem ist die Verbindung zu Office 365 sehr stabil“, berichtet Qarro. Der klare Fokus des anwenderfreundlichen SaaS-Angebots für Backup und Recovery liegt auf schneller Wiederherstellung – egal ob bei Systemausfällen oder im Fall von einzelnen Aufgaben (Items). Aber auch rechtliche Anforderungen, wie solche die sich aus der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ergeben, erfüllt die Lösung. Jeder Vorgang in der Office-365-Umgebung wird durch SaaS Backup erfasst und ist im Bereich „Activity Logging“ verfügbar. So wird es einfach, Audit-Berichte für Rechtsfragen zu generieren und auf sie zuzugreifen.

Den Startschuss für das Projekt kam im November 2017. Die Distribution übernahm Fujitsu. Da SaaS Backup ein cloudbasierter Komplettservice ist, der ohne Agenten, Downloads und aufwendige Installation auskommt, steht das Setup nach spätestens fünf Minuten. Die Testsysteme hatte das Team um Qarro selbst aufgebaut und betrieben. Beim Einrichten der produktiven Umgebung leistete NetApp wertvolle Unterstützung. „Wir sind komplett in die Cloud gegangen, haben uns also gegen eine hybride Lösung entschieden. Das Einrichten ging daher extrem schnell, nach zwei, drei Klicks war alles erledigt“, verrät Qarro, der das Projekt bei PROFI koordinierte. Im März 2018 wurden die letzten Postfächer migriert.

Die Vorteile

Nach dem Einrichten von SaaS Backup muss sich ein Nutzer nur anmelden, den Service auswählen, für den er ein Backup erstellen möchte, und das Backup-Storage-Ziel festlegen. Über dieselbe Benutzeroberfläche lassen sich der Backup-Zeitplan und das Tiering automatisieren. Auch lassen sich Backups darüber ganz einfach durchsuchen und Daten jederzeit schnell wiederherstellen. Kontrolloptionen schützen vor versehentlichem Löschen, Beschädigungen und Angriffen.

SaaS Backup überzeugt durch die vielen Restore-Optionen. Die Lösung agiert auf Aufgabenebene, was sich darin äußert, eine einzelne E-Mail, einen Kontakt oder auch nur einen Anhang wiederherstellen zu können. Das geht schnell und macht das Unternehmen flexibel. „Unsere Daten sind in der Cloud sicher. Neben dem schnellen Wiederherstellen ist die einfache und intuitive Bedienung ein weiteres großes Plus. Man muss kein Experte sein, um sich auf der Oberfläche zurechtzufinden“, benennt Qarro einen weiteren Vorteil.

Auch die kurzen Innovationszyklen schätzt der Systemintegrator: Die Lösung wird alle zwei Monate um neue Features erweitert, die dem Anwender als Cloud-Service sofort zur Verfügung stehen. Im Rahmen dieser Updates wird ab spätestens Juli 2018 auch das Sichern von Ressourcendatenbanken möglich sein – ein Wunsch den NetApp Profi sehr gerne erfüllte.

Wie oben erwähnt, sichert SaaS Backup auch die Integrität der Daten: Anwender bestimmen flexibel, wo sich ihre Backup-Daten befinden. Erhält die interne IT beispielsweise die Support-Anfrage, das „Recht auf Vergessen“ nach der DSGVO umzusetzen, lassen sich die betreffenden Daten endgültig aus dem Backup-Konzept entfernen.

Viele Unternehmen stehen beim Thema Cloud und cloudbasierte Backups als Service noch am Anfang. Die PROFI AG berät ihre Kunden in diesem Umfeld bereits seit Jahren und blickt auf viele erfolgreiche Projekte zurück. „Mit der Lösung von NetApp adressieren wird nun auch die Office365-Welt und demonstrieren unseren Kunden, dass wir auch gerne selbst nutzen, was wir ihnen empfehlen“ zieht Qarro Bilanz. Momentan tauscht er sich wieder intensiv mit dem NetApp Vertrieb aus, denn die nächste Zusammenarbeit bahnt sich an. Das Ziel ist es, eine Archivierungslösung aufzusetzen, welche die E-Mails automatisiert gemäß den gesetzlichen Fristen aufbewahrt.

www.netapp.com/de, www.profi-ag.de