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Zeiterfassung mit dem HandyMit einer Lösung für die mobile Zeiterfassung vereinfacht das Dortmunder Softwarehaus virtic die Abrechnung im Baugewerbe, im Handwerk und bei Dienstleistern. Die Entwickler programmierten die Lösung mit OpenEdge von Progress. Die automatische Erfassung beschleunigt Abläufe, reduziert Aufwand und Kosten und ermöglicht eine schnelle und präzise Abrechnung von Aufträgen. (Fotoquelle: virtic)

Die Zeiterfassungsprozesse im deutschen Baugewerbe waren reif für einen grundlegenden Wandel. Prozesse wie Zeiterfassung, Nachkalkulation und Lohn- und Gehaltsabrechnung erfolgten meist manuell auf Papier. Als Folge davon waren die Überwachung von Projektkosten und Arbeitszeiten ineffizient und fehleranfällig. Bei der virtic GmbH & Co. KG, einem Dortmunder Softwareunternehmen, war man davon überzeugt, diese Probleme mit Mobiltechnologie lösen zu können.

Bernd Wolff und Michael Stausberg, Gründer und Geschäftsführer von virtic, entwickelten daher gemeinsam das Konzept einer zukunftsweisenden Lösung für die mobile Zeiterfassung, mit der Anwender in Bau, Montage, Instandhaltung, Gesundheitswesen, Kundendienst oder Spedition eine zeitnahe und präzise Übersicht über Anwesenheit und Tätigkeit ihrer Mitarbeiter beim Kunden erhalten. Ziel war es, den hohen Zeitaufwand für die herkömmliche Erstellung, Sammlung und Auswertung von Arbeitsnachweisen zu eliminieren.

Von Anfang an entschied sich virtic dafür, seine Lösung als Software-as-a-Service bereitzustellen, sodass sich eine Installation vor Ort erübrigte. Damit wurde virtic einer der ersten Anbieter komplexer Software in der Cloud. „Wir haben uns unseren Unternehmergeist stets bewahrt“, so Wolff. „Uns ging es darum, dass unsere Lösung benutzerfreundlich sein sollte, ohne Vorabinvestitionen in Infrastrukturen und Lizenzen zu erfordern.“

Die Applikation überträgt die auf Smartphones unter iOS, Android oder Windows Phone erfassten Daten über das Mobilfunknetz an die virtic-Datenbank, die in einem sicheren Rechenzentrum eines Cloud-Providers läuft. Dort werden die Daten beispielsweise für die Lohn- und Gehaltsabrechnung oder das Projekt-Controlling aufbereitet. Auch detaillierte Auswertungen wie geleistete Stunden je Mitarbeiter oder je Baustelle stehen online zur Verfügung. Dabei werden sämtliche für die Lohnabrechnung relevanten Parameter wie Auslöse, Spesen, Verpflegungsmehraufwände usw. für jeden Mitarbeiter individuell berücksichtigt.

Mit Hilfe einer integrierten Lokalisierungsfunktion können Unternehmen die Disposition ihrer Mitarbeiter optimieren und es eröffnen sich Möglichkeiten für eine effizientere Einsatzplanung der Außendienstmitarbeiter. Ziel hierbei war es, Unternehmen die Implementierung eines besseren tagesaktuellen Mitarbeiter-Controllings zu ermöglichen, das die Grundlage für eine effektive Projektsteuerung bildet.

Die Entscheidung für die Entwicklung mit Progress OpenEdge

Für die Realisierung der mobilen SaaS-Zeiterfassungslösung zog virtic verschiedene Entwicklungs- und Datenbank-Plattformoptionen in Betracht. Bei der Erstellung der Lösung waren sich die Entwickler recht schnell über den einzuschlagenden Weg einig. „Aufgrund einer langjährigen Erfahrung in einer Reihe von Projekten entschieden wir uns für die Entwicklungsumgebung und Anwendungsplattform Progress OpenEdge. Im Vergleich zu anderen Möglichkeiten der Programmentwicklung sind wir damit um bis zu 50 Prozent schneller“, erläutert Paul Bömer, Softwareentwickler bei virtic. Innerhalb weniger Monate konnte das virtic-Team eine erste Version der Software vorlegen, für ein Projekt dieser Komplexität und Neuartigkeit ein enorm kurzer Zeitraum.

Servergestuetzter_Erfassungsdialog

Bild: Die per Smartphone erfassten Daten werden an die virtic-Server übermittelt und dort für die weitere Abrechnung aufbereitet. (Quelle: virtic)

Die Grundlage für die fortlaufende Weiterentwicklung der Software von virtic liefert die Plattform Progress OpenEdge. „Eine Lösung, die in der Cloud läuft und gleichzeitig von vielen Anwendern genutzt wird, ist auf Multi-Tenancy-Funktionalität, zu Deutsch Mandantenfähigkeit, angewiesen“, sagt Paul Bömer. „Progress OpenEdge bietet mandantenfähige Tabellen auf Datenbankebene, und damit ist eine physisch separate Speicherung der Daten möglich. Multi-Tenancy muss daher nicht in der Applikation berücksichtigt werden. Da dies die Datenbank übernimmt, vereinfacht sich der Programmcode.“ Auch für Kunden bietet die Mandantenfähigkeit wichtige Vorteile, denn sie können dann einfacher mit ihren Beständen in der Datenbank individuelle Auswertungen und Reports erstellen, die sie dann beispielsweise in Excel weiterverarbeiten.

Zudem nutzt virtic die Datensicherheitsfunktionen von Progress Open-Edge. Zur Gewährleistung des Datenschutzes setzt die Software Open-Edge Transparent Data Encryption (TDE) ein. Der Vorteil von TDE besteht darin, dass die Applikation selbst nicht verändert werden muss. TDE verwendet Authentifizierungs-, Autorisierungs- und Audit-Funktionalitäten und wird so zu einem zentralen Baustein eines lückenlosen Konzepts sowohl für bewegte als auch für gespeicherte Daten.

Bernd Wolf
„Das Besondere der Lösung besteht darin, dass sie aus der Perspektive von Unternehmern im Bauhandwerk entwickelt wurde und die Softwareexperten ihren Teil bei der Realisierung beigetragen haben“, so virtic-Gründer Bernd Wolff (Quelle: virtic).

Im Rechenzentrum wird auf Basis des in OpenEdge integrierten relationalen Datenbankmanagement-Systems die Rund-um-die-Uhr-Verfügbarkeit sichergestellt. Eine wichtige Funktion in diesem Umfeld ist die automatische Replikation von Datenbanken für Failover beziehungsweise Disaster Recovery in Echtzeit. Diese Möglichkeit nutzt auch die virtic-Lösung und gewährleistet so eine sichere und zuverlässige Erreichbarkeit der Daten zur Zeitwirtschaft, denn alle Daten sind zu jedem Zeitpunkt auf mindestens zwei Servern vorhanden. In einigen Anwendungsszenarien, in denen es auf den Nachweis ankommt, wer wann welche Daten eingegeben oder verändert hat, nutzt virtic Auditing-Funktionen, mit denen Entwickler Applikationen so erweitern können, dass sie Gesetzesvorschriften zur Revisionssicherheit oder anderen Compliance-Vorgaben entsprechen.

Die Entscheidung für Progress fiel bei virtic aufgrund der bewährten Partnerschaft. „Über all die Jahre hinweg haben wir uns bei Progress immer sehr gut aufgehoben gefühlt. Durch den direkten Kontakt entsteht ein intensiver Gedankenaustausch, der dazu beiträgt, innovative Ansätze umzusetzen. Zudem erhalten wir eine sehr gute Unterstützung, wenn es um Technologie-Know-how geht“, so Bömer. Progress hat seine Entwicklungsumgebung und Anwendungsplattform Progress OpenEdge in den letzten Jahren immer weiter ausgebaut und damit aktuelle Anforderungen von Partnern und deren Kunden aufgegriffen. „Wir stehen in engem Kontakt mit unserem wichtigsten Technologielieferanten und fühlen uns bei unseren Anliegen sehr betreut. Die technische Unterstützung ist sehr gut und hilft uns, ein kontinuierliches Wachstum zu erzielen und unsere Wettbewerbsfähigkeit weiter zu stärken. Davon profitieren letztlich unsere Kunden“, resümiert virtic-Geschäftsführer Bernd Wolff.”

Erfolg am Markt

Die Lösung ist für virtic ein wirtschaftlicher Erfolg. Für die Nutzung der Software zahlen Unternehmen monatliche Gebühren, die sich nach der Art der eingesetzten Module und der Teilnehmerzahl richten. Aus dem ursprünglichen Produkt, das manuelle Zeiterfassung durch mobile Datenerfassung per Smartphone abgelöst hat, ist in der Zwischenzeit eine Komplettlösung entstanden, die den gesamten Prozess der Arbeitszeiterfassung von der Auftragsannahme bis zur Lohnabrechnung und der Nachkalkulation umfasst.

Die Kunden des Unternehmens freuen sich über höhere Profitabilität und Effizienzgewinne. Die automatische Erfassung beschleunigt Abläufe, reduziert Aufwand und Kosten und ermöglicht eine schnelle und präzise Abrechnung von Aufträgen. Anwender der Lösung berichten von Einsparungen bei den Gemeinkosten und beschleunigtem Cashflow durch die zügigere Abrechnung. Detaillierte Reporting-Funktionen erleichtern die Klärung von Abrechnungsfragen mit Kunden gegenüber papierbasierten Systemen wesentlich. Außerdem lässt sich die Software beispielsweise zur Analyse von Verzögerungen und Produktivitätseinbrüchen einsetzen, die ohne Datenanalysetechnik schwer zu erkennen sind.

Die webbasierte Zeiterfassung und -abrechnung eignet sich für nahezu alle Branchen. Die Module umfassen Ressourcenplanung und Disposition, mobile Zeiterfassung, Freigabeprozesse, Fehlzeitenverwaltung, Berechnung von Arbeitszeitkonten und Reisekostenabrechnungen, deren Daten als Buchungssätze an Lohn- oder ERP-Software übergeben werden können. Sie sind erweiterbar um eine Geräteverwaltung, GPS-Tracking für Fahrzeuge und Maschinen und Digitalstiftlösungen. Die Software unterstützt durch tagesaktuelle Auswertungen auch die gesamte Begleitkalkulation. „Das Besondere der Lösung besteht darin, dass sie aus der Perspektive von Unternehmern im Bauhandwerk entwickelt wurde und die Softwareexperten ihren Teil bei der Realisierung beigetragen haben“, so virtic-Gründer Bernd Wolff.

Die fortlaufenden Updates der Software, etwa aufgrund von Gesetzesänderungen, sind ebenfalls in den Monatsentgelten enthalten. Das gilt beispielsweise auch für das seit Januar 2015 geltende Mindestlohngesetz, das aufgrund der umfangreichen Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten für Unternehmen einen erheblichen bürokratischen und zeitlichen Mehraufwand darstellt. Mit virtic sind Unternehmen in der Lage, die Aufzeichnungspflichten gewissermaßen nebenbei zu erfüllen, denn sie sind nichts anderes als eine Erweiterung der vorhandenen Funktionen zur Zeiterfassung. 

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