Thought Leadership
Die Digitalisierung schreitet voran: Laut der IDC-Studie „Print und Document Management in Deutschland 2016“ planen rund 56 Prozent aller befragten Unternehmen in Deutschland, dokumentenintensive Geschäftsprozesse innerhalb der nächsten 24 Monate zu digitalisieren und so ihre Abläufe zu optimieren.
Durch diese Digitalisierung wachsen die Archive und Datenspeicher der Unternehmen. Dabei steigt für die Betriebe die Gefahr, den Überblick zu verlieren. Dazu kommt, dass auch die Zahl der täglich eingehenden Posteingänge immer weiter anwächst. Mithilfe sofort einsatzfähiger Lösungen haben die Unternehmen jedoch die Möglichkeit, Dokumente in Archiven und auch in Posteingängen automatisiert zu klassifizieren und somit Ordnung zu schaffen.
Die digitalen Archive wachsen. Eine Herausforderung der Digitalisierung ist es, diese papierlosen Ablagesysteme intelligent und vor allem sinnvoll zu gestalten und „digitalen Sondermüll“ zu vermeiden. Oft herrscht die Situation vor, dass zwar alle Daten in einem Archiv abgelegt, aber keinem Geschäftsfall, Projekt oder Verantwortlichen zugeordnet werden. Die fehlende Zuordnung erschwert das Wiederfinden von Dokumenten und auch das interne Projekt- und Prozessmanagement. Oftmals werden die Daten auch in mehreren verschiedenen Systemen abgelegt, beispielsweise in SAP-Datenbanken, lokalen File-Systemen oder auch Cloud-Anwendungen. Die Streuung der Dokumente auf die Unternehmenssysteme macht dann schon die Zuordnung der Dokumente besonders komplex. Aber nicht nur umfangreiche digitale Archive, auch vielfältige Posteingänge werden uns in Zukunft begleiten. Die große Menge der Post und deren Vielfalt an Formen erschweren heute ihre Sortierung und Klassifikation und führen dazu, dass Unternehmen die eingehenden Dokumente kaum mehr handhaben können.
Enterprise Search und Predictive Analytics für tägliche Abläufe
Doch wie gestaltet man die Digitalisierung in den Archiven und Posteingängen effizient und intelligent? Enterprise Search Lösungen bieten Unterstützung, sie sind heute viel mehr als das klassische Suchfeld, inklusive Trefferliste. Diese Anwendungen, meist geliefert als Appliances, sind vielseitig einsetzbar, so zum Beispiel auch zur Sortierung von Dokumenten. Dabei durchsuchen sie die Dateien mittels semantischer Analyse nach bestimmten Merkmalen und klassifizieren sie anhand dieser. Dadurch können sie schnell und einfach einem bestimmten Bereich, Geschäftsfall oder Verantwortlichen zugeordnet werden und es entsteht völlig automatisiert Ordnung und Übersicht in Archiven und Posteingängen. Bei der automatisierten Klassifizierung des Posteingangs werden die Dokumente aber nicht nur klassifiziert; sie werden zudem automatisch weitergeleitet. So können die zuständigen Sachbearbeiter die Post sofort be- und verarbeiten (Bild 1).
Solch intelligente Lösungen können aber noch mehr. Sie lernen während ihres Einsatzes aus Fehlern und sind somit, wie die Menschen selbst, fähig, aus ihren Erfahrungen zu lernen – Stichwort Predictive Analytics. Wird beispielsweise ein Dokument nicht entsprechend klassifiziert, wird es der Lösung – diesmal manuell richtig zugeordnet – erneut vorgelegt. Die Enterprise Search Anwendung merkt sich diese Entscheidung und klassifiziert beim nächsten Mal richtig. Somit kann die Fehlerquote in der Klassifizierung von Dokumenten entscheidend verringert und die Performance des Unternehmens gesteigert werden. Je länger sie also im Einsatz ist, desto größer ist ihr Erfahrungsschatz und desto genauer erfolgt die Zuordnung.
Hohe Leistung von Beginn an
Die Einführung von Enterprise Search Lösungen in Unternehmen lässt sich unkompliziert und schnell bewerkstelligen. Dabei wird die Lösung in die unternehmenseigene IT integriert und die benötigten Datenquellen werden mittels Konnektoren angebunden. Moderne Systeme bringen dafür bereits über 400 Stück mit, wie beispielsweise für Netzlaufwerke, SAP-Datenbanken, Microsoft SharePoint, E-Mail Server, Social Media Plattformen oder auch eine Vielzahl an ECM Anwendungen. Dadurch können alle Daten in allen vorhandenen Archiven intelligent klassifiziert werden. Für Enterprise Search Anwendungen macht es außerdem keinen Unterschied, ob die Dokumente strukturiert oder unstrukturiert vorliegen. Egal ob Online-Formulare, E-Mail-Anhänge, Text-Dokumente, Kalender-Einträge oder Social Media Beiträge – alle eingehenden Informationen beziehungsweise Dokumente werden mit der gleichen Effizienz analysiert, sortiert und klassifiziert.
Vor der Produktivsetzung von Enterprise Search Anwendungen steht meist noch eine kurze aber effektive Trainingsphase, wie beispielsweise beim österreichischen Anbieter Mindbreeze. Die Trainingsphase ist simpel. Für das Training werden bereits klassifizierte Dokumente der letzten Tage, Wochen oder Monate (=Trainingsdokumente) verwendet – je mehr umso besser der Lernerfolg. Das Lernen pro Dokument erfolgt innerhalb von Millisekunden. Macht das System einen Fehler, wird das manuell korrigierte Dokument erneut „vorgelegt“ und die korrekte Zuordnung gespeichert. Somit wird das „Gehirn“ des Systems mit jedem Dokument trainiert und intelligenter und es kann von Beginn an, eine sehr hohe Performance erzielt werden. In diesem Zusammenhang spricht man auch von maschinellem Lernen oder selbstlernenden Verfahren (Bild 2).
Intelligente Investition für die Zukunft
Die Digitalisierung bringt viele Herausforderungen mit sich, denen sich Unternehmen stellen müssen. Sind die Dokumente erst einmal digital vorhanden, muss auch sichergestellt sein, dass die IT-Systeme mit ihnen umgehen können. Dabei helfen Enterprise Search Lösungen. Diese schaffen es, die digitalisierten Dokumente schnell den richtigen Bereichen zuzuordnen. Auf diese Weise beschleunigen sie Workflowprozesse deutlich und sind daher eine wertvolle und intelligente Investition für die Zukunft. Ihre weitere Einsatzmöglichkeit zur Klassifikation des Posteingangs bietet zusätzlich Vorteile für Unternehmen und man erreicht mehrere Ziele mit einer Lösung.
Gerald Martinetz verantwortet den Vertrieb für den Bereich Datenextraktion & Klassifikation bei Mindbreeze.
