Thought Leadership
Zunehmender Kostendruck, steigende Wettbewerbsintensität und dynamische Markt- und Wettbewerbsschwankungen sind nur einige der großen Herausforderungen, vor denen die Unternehmenssteuerung aktuell steht.
Zunehmend setzt sich die Erkenntnis durch, dass eine transparente Einsicht in alle Vorgänge im Unternehmen und seinem Umfeld, flexible Planungs- und Prognose-Möglichkeiten für die Zukunft sowie die gesicherte Erfüllung gesetzlicher Auflagen (Compliance) unersetzlich sind, um auch in Krisenzeiten den Überblick zu behalten – kurz Business Performance Management (BPM). Zeit für ein kurzes Resümee: Wo stehen deutsche Unternehmen heute, wie sehen sie die aktuelle und zukünftige Entwicklung und Bedeutung sowie die Verbesserungspotentiale beimBusiness PerformanceManagement? Mit diesen Fragen beschäftigt sich eine aktuelle BARC-Studie, die vom BPM-Spezialisten IDL initiiert wurde [1] und deren Ergebnisse zeigen, dass viele Unternehmen die Finanzkrise in erster Linie als Chance begriffen haben, um ihre BPM-Prozesse zu stärken.
Lehren aus der Finanzkrise
Besonders Planung, Budgetierung und Forecasting werden als hervorragende Möglichkeit begriffen, um Unternehmensressourcen und -prozesse besser an Strategien und Zielen auszurichten. Dabei gelten Analyse und Berichtswesen weiterhin als wichtig, um Einflussfaktoren und Entwicklungen zu verstehen. Knapp die Hälfte der Befragten hat im Sog der Finanzkrise begonnen, sich durch häufigere Simulationsrechnungen und Vergleiche von Szenarien sowie eine engere Verzahnung von Planung und Berichtswesen besser auf zukünftige Entwicklungen vorzubereiten. Zielsetzung dabei ist, zukunftssichere Strategien zu entwickeln und mögliche Risiken besser vorauszusehen, um diese imAuge zu behalten und frühzeitig darauf reagieren zu können.
Verbesserungspotentiale im Business Performance Management
Gleichzeitig werden in den Bereichen Planung, Budgetierung und Forecasting die größten Verbesserungspotentiale gesehen und es herrscht hier die größte Unzufriedenheit unter den Anwendern. Nur vier Prozent der Befragten gaben an,mit ihren heutigen Planungsprozessen zufrieden zu sein. Als verantwortlich hierfür wird in erster Linie der umfängliche Einsatz von Microsoft Excel genannt – nach wie vor die Lösung, die am häufigsten für Planungszwecke eingesetzt wird.
Auf der Wunschliste stehen insbesondere eine „Verkürzung/Beschleunigung der Prozesse“ sowie die „Verringerung des Ressourcenaufwands”. Auch wenn es für diese Bereiche bereits spezielle Planungswerkzeuge auf dem Markt gibt, kommen diese erst bei weniger als der Hälfte der befragten Unternehmen zum Einsatz. Insbesondere Unternehmensbereiche wie Vertrieb oder Personal, die in der Regel sehr flexibel agieren müssen, setzen im Bereich der Finanzplanung (Ergebnisrechnung, Bilanz-/GuV-, Kostenplanung) noch auf die Tabellenkalkulation. Je umfangreicher und komplexer die Anforderungen werden, desto häufiger stößt Excel jedoch an seine Grenzen. Durchschnittlich lässt sich der Zeitaufwand durch den Einsatz von spezialisierten Softwarelösungen für die Planung im Vergleich zum ausschließlichen Einsatz von Excel um mehr als die Hälfte senken.
Die Studie kommt daher zum Schluss, dass der Einsatz spezieller Planungswerkzeuge in den kommenden Jahren verstärkt zunehmen wird, um das volle Potential der BPM-Prozesse ausschöpfen zu können. Die Datensammlung erfolgt dabei zentral in einem Tool, Mappings entfallen, die Flexibilität wird erhöht und die Fehleranfälligkeit wird durch den durchgängigen Ansatz minimiert. 85 Prozent der Befragten bestätigen zudem, dass Planung als BPM-Prozess sehr flexibel sein und ständig an Veränderungen im Unternehmensumfeld angepasst werden muss. Die immer weiter steigende Dynamik des operativen Geschäfts schlägt sich somit unmittelbar auf die dispositiven BPM-Prozesse durch.
Weiter denken und neue Wege gehen
Die Planungsprozesse zu verbessern (Better Budgeting) ist ein erster Schritt. Unternehmen, die sich wirklich zukunftsorientiert und -fähig aufstellen wollen, sollten jedoch auch über neue Wege nachdenken. Zwar gelten Budgets vielerorts noch als unverzichtbare Planungswerkzeuge, allerdings liegt mit dem Beyond-Budgeting-Konzept (auf Deutsch sinngemäß in etwa „Budgetierung überwinden“) auch ein alternatives Modell für die ganzheitliche Unternehmenssteuerung vor. Es geht weit über die übliche Herangehensweise hinaus, mit erheblichem Zeit- und Ressourcenaufwand Pläne zu erstellen, sich dann „mit Scheuklappen“ auf das Erreichen genau dieser Ziele zu fokussieren und ein sich änderndes Umfeld mehr oder weniger „auszublenden“.
Die Basis des Modells bilden dabei 12 als vorbildlich angesehene Prinzipien, die sich konsequent an den Erfordernissen des Marktes ausrichten. Relative Ziele treten dabei an die Stelle von fixen Budgetgrößen. Die ersten sechs Prinzipien betreffen die „Führung“ des Unternehmens und helfen, das volle Potential auszuschöpfen, indem sie Dezentralisierung und mehr Verantwortung für Mitarbeiter unterstützen.Die zweiten sechs Prinzipien beschreiben anpassungsfähige „Prozesse“, die es Unternehmen ermöglichen, auf Konkurrenz zu reagieren und auf Kundenbedürfnisse besser einzugehen. Dass das ganzheitliche Modell von Beyond Budgeting tatsächlich funktioniert, belegt eine ganze Reihe von namhaften und sehr erfolgreichen Unternehmen, die weitgehend ohne feste Budgets managen. Dazu zählen unter anderem Toyota, Ikea, Aldi, Southwest Airlines, Google, dm-drogerie markt, Svenska Handelsbanken, Semco und Dell.
In letzter Konsequenz führen die Prinzipien des Beyond Budgeting zu einer Dezentralisierung von Verantwortung und stellen damit Flexibilität, Kreativität und Leistungsansporn imUnternehmen in den Vordergrund. Für Unternehmen, die über ein offenes und innovationsfreudiges Team verfügen ist dieser Ansatz daher sicher eine Überlegung wert.
Dr. Michael Richter, Mitglied der Geschäftsleitung, IDL GmbH Mitte
[1] Die komplette Studie kann kostenfrei auf www.idl.eu heruntergeladen werden.
Diesen Artikel lesen Sie auch in der it management , Ausgabe 1/2-2012.
