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„Unternehmen fehlt häufig der Überblick über compliance-relevante Informationen in Datenbanken“. Die CSP GmbH & Co. KG hat Leitfragen zusammengestellt, die Orientierung bieten und dabei helfen, die Risiken von Datenverlust und Datenmanipulation abzuschätzen. 

Die Notwendigkeit einer Archivierung für Dokumente wurde in den letzten Jahren in nahezu jedem Unternehmen erkannt. Noch wenig Bewusstsein hingegen besteht dafür, wie wichtig auch die Archivierung von Daten in Datenbanken ist. Die CSP GmbH & Co. KG hat dieses Missverhältnis in ihren Consulting-Projekten beobachtet. Als Ursache benennen die Datenbank-Spezialisten aus Großköllnbach insbesondere die getrennten Verantwortlichkeiten von IT-Abteilung und Fachbereich. Die IT-Experten, die für die Datenbank zuständig sind, verweisen auf den Fachbereich: Dieser müsse wissen, wie lange Daten aufzubewahren sind und wie wichtig welche Daten sind. Der Fachbereich andererseits glaubt die Daten in der Datenbank ohne weitere Maßnahmen sicher aufbewahrt. Dass Daten in einer produktiven Datenbank jederzeit verändert werden können, ist oft nur unzureichend bekannt. „In beiden Fällen stellen wir fest, dass die Verantwortlichen nicht hinreichend für die Wichtigkeit ihrer Unternehmensdaten sensibilisiert sind. Besonders die Compliance wird teilweise geradezu sträflich ignoriert, obwohl die Datenbanken sehr oft wesentliche Informationen enthalten, die aus gesetzlichen Gründen wie der Produkthaftung langfristig unveränderbar aufzuheben sind“, berichtet Heike Johannes, Projektmanagerin für die Datenbankarchivierung bei der CSP. „Das Risiko, dass Daten im Bedarfsfall plötzlich nicht mehr zur Verfügung stehen oder aber nur in veränderter Form, wird vor allem in den Fachabteilungen völlig unterschätzt.“

Um mehr Transparenz über die in den Datenbanken enthaltenen Informationen und die daraus resultierenden Anforderungen zu erhalten, können sich Unternehmen an den folgenden Leitfragen orientieren, die CSP zusammengestellt hat:

Risiken abschätzen bei der Einführung von neuer Software:

  • Welches Risiko entsteht, wenn Daten außerhalb der eigentlichen Applikation manipuliert werden? Sind die Datensätze beispielsweise nach einem direkten Update in der Datenbank vor Veränderungen geschützt?
  • Sind die Daten aus gesetzlichen oder unternehmensinternen Gründen aufbewahrungspflichtig? Wenn ja, über welchen Zeitraum? Besteht Transparenz darüber, welche Daten in Datenbanken steuerlich relevante Informationen enthalten? Welche Daten unterliegen wegen der Produkthaftung der Pflicht zur Langzeitarchivierung?
  • Welche Maßnahmen können getroffen werden, um die Risiken durch Datenmanipulation auszuschließen oder zu reduzieren?
  • Wie kann ein exponentielles Wachstum der Datenbanken von vornherein verhindert werden?
  • Wie lassen sich die Kosten für unnötigen Datenballast senken?

Übersicht gewinnen über aufbewahrungspflichtige Daten:

  • Aus welchen Gründen müssen die Daten aufbewahrt werden? Welche gesetzlichen Bestimmungen gibt es? Gelten spezielle branchenspezifische Regelungen zur Datenaufbewahrung? Greifen zusätzlich interne Compliance-Regeln?
  • Wie soll der langfristige Zugriff erfolgen?
  • Wer muss Zugriff auf diese Daten haben?
  • Liefern andere Abteilungen oder andere Softwareprogramme diese Daten? Wenn ja, in welcher Weise?
  • Nutzen andere Abteilungen oder andere Softwareprogramme diese Daten? Wenn ja, wie sehen die Schnittstellen oder der Prozess aus?

Informationsflüsse der Daten über Applikationen hinweg visualisieren:

  • Wie werden die Daten generiert und weiter verwendet? In welchen Abteilungen?

Eine Visualisierung einzelner Softwarepakete hilft dabei, hier den Durchblick zu gewinnen. Im Automotive-Bereich kann der Informationsfluss etwa von der Planung über Karosseriebau, Montage, Lackierung und gegebenenfalls Nacharbeit bis hin zu Werkstatt und Kundendienst abgebildet werden. Geht es um eine ERP-Software, durchlaufen die Daten beispielsweise verschiedene Stationen vom Angebot über Auftrag und Produktionsauftrag bis zur Rechnungsstellung.

„Im ersten Schritt ist es wichtig, die Anwender für ihre Daten zu sensibilisieren. Im zweiten Schritt lässt sich dann konsequent herausarbeiten, für welche Daten die gesetzkonforme Aufbewahrung wie umgesetzt werden kann und auf welche Art ein Datenverlust auszuschließen ist. Die Archivierung von Datenbanken bietet dabei einen optimalen Schutz vor Datenmanipulation und gleichzeitig auch die Sicherheit des Langzeitzugriffs“, kommentiert Heike Johannes.

www.datenbankarchivierung.de

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