Cloud Expo Europe
28.11.17 - 29.11.17
In Frankfurt

Data Centre World
28.11.17 - 29.11.17
In Frankfurt

IT-Tage 2017
11.12.17 - 14.12.17
In Frankfurt, Messe Kap Europa

Net.Law.S 2018
20.02.18 - 21.02.18
In Nürnberg, Messezentrum

CESIS 2018
20.02.18 - 21.02.18
In München

DatenmanagementProduktbeschreibungen, Bilder, Preise, Übersetzungen – was so alles an Informationen durch das Internet und andere Medien schwirrt, ist schlichtweg nicht zu fassen. Bevor diese Inhalte jedoch ihren Weg zum entsprechendem Kanal und Kunden finden, müssen sie – ganz im Sinne von Information Supply Chain Management (ISCM) – einige Stationen durchlaufen. 

Diese Datenlaufbahn oder Datenlieferkette beginnt ganz klar in der IT-Infrastruktur eines Unternehmens. Doch was müssen Unternehmen am Anfang, also bereits beim Anlegen der Daten, beachten? Welche Grundregeln gibt es für die Datenpflege? Und was sollten alle an dem Datenpflegeprozess Beteiligten wissen? SDZeCOM ist Spezialist für Datenmanagement und stellt im Folgenden 9 Regeln vor, die man auf der Agenda haben sollte, wenn dieses gelingen soll.

Die Struktur muss klar und logisch sein

Eine IT-Landschaft besteht, je nach Unternehmen, aus zahlreichen Systemen. Im Idealfall ist diese Landschaft so aufgebaut, dass sie auch ohne detailliertes Handbuch für am Datenmanagement Beteiligte nachvollziehbar ist. Damit im Rahmen der Datenpflege jeder schnell erkennt, welche Daten wo liegen und – zum Beispiel bei einer Aktualisierung – wo gespeichert werden müssen, sollte die Struktur der Systemlandschaft klar und logisch sein. Das heißt konkret: Ob CRM-, ERP- oder PIM-System – sie alle sollten ihre ganz bestimmten Aufgaben in der Landschaft haben und einen klar definierten Zweck erfüllen.

Jeder Inhalt hat nur eine Quelle 

In einer vielfältigen Systemlandschaft besteht eine goldene Regel: Jedes Content-Element hat nur eine Quelle, wird also in nur einem System gepflegt. Dies ist unabhängig davon, ob das Content-Element anschließend in unterschiedlichen Systemen dargestellt wird. So wird z.B. der Preis oder die Artikelnummer initial im ERP-System gepflegt, auch wenn sie anschließend im PIM oder im Shop dargestellt werden. Diese Regel ist die Basis für erfolgreiche Prozesse im Datenmanagement, und auch dafür, dass die Synchronisation von Datenquellen überhaupt gelingen kann.

Ähnliche Content-Arten nicht in unterschiedlichen Systemen pflegen

Die Einkaufspreispflege findet im ERP-System statt? Die Verkaufspreispflege hingegen im PIM-System? Das ist eine Vorgehensweise, die nicht zu empfehlen ist. Unterschiedliche Verantwortliche mögen jeweils ihre individuellen Wünsche haben, welches das am besten geeignete System für ihren speziellen Zweck ist. Jedoch sollten Inhalte, die ähnlicher Natur sind und deswegen zusammen gehören, auch nur an einer Stelle vorliegen: Kundendaten gehören ins CRM-System, Produktdaten ins PIM-System, Bilddaten ins MAM-System usw. Diese klare Zuordnung von Content-Elementen verhindert lästige und komplexe Suchprozesse und ermöglicht einen schnellen Zugriff auf die gewollten Daten.

Verschiedene Prozess- und Freigabestufen einbauen 

Dies ist ein Punkt, der gerne mal vergessen wird: Prozesse im Datenmanagement müssen genauso klar und logisch strukturiert sein, wie die Systemlandschaft, in der sie stattfinden. Für die Datenpflege sind in einem Unternehmen oft unterschiedliche Personen an unterschiedlichen Stellen beteiligt. Wer pflegt die Materialstammdaten? Wer ist für das PIM verantwortlich? Welche Person gibt die Media Assets frei? Und wer kümmert sich um den fremdsprachigen Content? Hier gilt es, genaue Prozess- und Freigabestufen zu definieren und einzuführen. Diese Festlegung hat das Ziel, die Komplexität in der Systemlandschaft und im ganzen Unternehmen zu verringern. Zudem verbessern klare Strukturen und Prozesse die Qualität der Daten und reduzieren den organisatorischen Aufwand – übersetzt heißt das, man spart am Ende Zeit und Geld.

Alle relevanten Informationen aus allen Systeme im Übersetzungsprozess beachten

Wer nur die Inhalte aus dem PIM-System übersetzen lässt, denkt leider zu kurz. Wenn nämlich kurzfristig der Content aus einem anderen System für einen bestimmten Zweck benötigt wird, geht das Übersetzungsprozedere wieder von vorne los. Es gilt, alle relevanten Inhalte aus sämtlichen Systemen direkt in den Übersetzungsprozess zu integrieren. Ob dabei ein Translation-Memory-System zum Einsatz kommt, ist sicherlich von der jeweiligen Infrastruktur und den Anforderungen abhängig.

Kanalspezifischen Content im Pflegeprozess berücksichtigen

Ob für den Online-Shop, eine Broschüre, einen Newsletter oder Social Media: Unterschiedliche Kanäle erfordern unterschiedlich aufbereiteten Content. Das muss man auch schon in der Datenpflege (und ganz am Anfang in der Datenanlage) berücksichtigen. Das bedeutet, Texte müssen entsprechend vorbereitet werden (zum Beispiel für Web und für Print), aber auch, dass alle zusätzlichen Content-Formen, wie zum Beispiel Bilder oder Videos, mit vorliegen.

Unnötige Informationsflüsse per Push-Info vermeiden

Was kostet wohl mehr Aufwand? Tägliche Statusmails, die ein System automatisch generiert, wegzuklicken oder zwischendurch den Status von bestimmten Produktdaten im System gezielt selbst zu prüfen? Ganz richtig: Die erste Variante ist zeitintensiver. Push-Mails erfüllen nicht zwangsläufig ihren Zweck, denn oft enthalten sie Informationen, die der Empfänger zu diesem Zeitpunkt – oder womöglich nie – gebraucht hätte. Es gibt stattdessen die Möglichkeit, im jeweiligen System aktuelle Änderungsreports zu erstellen und anzusehen. Dadurch gelingt ein sparsamer Umgang mit der Informationsvermittlung.

Unbeabsichtigte Änderungen von freigegebenen Daten verhindern

Wenn ein Datenbestand als „freigegeben“ gilt, dann sollte er auch nicht einfach geändert werden können – ohne dass die verantwortliche Person, die die Freigabe erteilt hat, erneut einen prüfenden Blick darauf wirft. Eine Art Sperre für Dritte verhindert, dass es zu unbeabsichtigten Änderungen und Fehlern im Datenbestand kommt, die im weiteren Datenmanagement-Prozess zu Problemen führen könnten.

Wildwuchs durch Content-Querübertragungen vermeiden

Die Daten liegen, wenn Sie sich an die erste Regel gehalten haben, schön sortiert in ihren jeweiligen Systemen. Sollte man sie nun am Ende für diverse Zwecke doch quer in andere Systeme übertragen? Die Antwort ist: Das würde nicht den Anforderungen an eine klare Systemstruktur gerecht werden. Mit diesem Vorgehen würde man eher einen Daten-Wildwuchs fördern und die Daten-Sichtbarkeit reduzieren, um die man sich ursprünglich so bemüht hatte.

Die oben beschriebenen Regeln gelten übrigens unabhängig vom Datenbestand. Das bedeutet: Egal, um welche Art von Daten es sich handelt – diese Prozess- und Strukturregeln sind entscheidend, wenn effizientes Datenmanagement gelingen soll. Darüber hinaus ist es wichtig, dass man regelmäßig überprüft, ob die eigene Systemlandschaft den Anforderungen eines reibungslosen Datenmanagements gerecht wird. Verfüge ich bereits über die richtigen Systeme? Machen die Prozesse so Sinn? Um dies zu analysieren, kann man auch das Know-how eines Experten heranziehen. Nur, wer die eigenen Strukturen und Prozesse immer wieder hinterfragt, wird am Ende auch auf Dauer sein Datenmanagement optimieren können. 

Michael Irmen

 

Autor: Michael Irmen, Business-Unit-Manager bei SDZeCOM
 

 
GRID LIST
Tb W190 H80 Crop Int 74532d0eacb31d5d7ec7a54979240d99

Neue In-Memory-Datenbankplattform Terracotta DB

Die Software AG gab die Verfügbarkeit der In-Memory-Datenbank (IMDB) Terracotta DB…
Analytics Summit 2017

Google Analytics Konferenz in Deutschland

Bereits zum sechsten Mal veranstaltet der zertifizierte Google Analytics Partner Trakken…
Tb W190 H80 Crop Int 8934e8c1736b537d6fa8ae0594f8bc01

Digitale Signatur trotzt Quantencomputern

Die Kryptografie und die Rechenkraft von Computern sind in einem ständigen Wettlauf:…
Stefan Müller

Hitachi Vantara ein neuer Player entsteht auf dem Markt | Kommentar

Die Data Intelligence-Szene wurde aufgemischt: Hitachi gab die Fusion seiner Sparten…
Digitalisierung Auto

Datenmanagement: Die Autobranche sucht das Geschäft der Zukunft

Uber hat einen höheren Börsenwert als General Motors; Tesla verkauft seine…
Programmcode

Programmcode von Yago ist nun für jedermann nutzbar

Im Internet hat fast jedes Wort mehr als eine Bedeutung, was die Suche oft mühsam macht.…
Frische IT-News gefällig?
IT Newsletter Hier bestellen:

Newsletter IT-Management
Strategien verfeinert mit profunden Beiträgen und frischen Analysen

Newsletter IT-Security
Pikante Fachartikel gewürzt mit Shortnews in Whitepaper-Bouquet