VoIP Einführung in Unternehmen

Alexander Hemzal, Director Advisor bei der Experton Group, über die EInführung von VoIP in den Unternehmen.

Nach anfänglichen Anlaufschwierigkeiten und verbreiteter Skepsis unter den Anwendern setzt sich VoIP nun in den Unternehmen durch. Klassische ana­loge Telefonanlagen werden im Rahmen anstehender Vertragsverlängerungen zunehmend durch IP-basierte Telefonie ersetzt. Auf den Backbone-Netzen der Telekommunikationsanbieter ist „IP“ ohnehin seit längerem Standard. Für wechselbereite Unternehmen ergeben sich verschiedene Szena­rien, die es vor der VoIP Einführung zu prüfen gilt.

Die VoIP Technologie ermöglich den Nutzern das Telefonieren über IP-basierte Da­tennetzwerke. Das Internet dient dabei als Grundlage. Die Kommunikation lässt sich dabei von einem einzigen System aus organisieren. Im Gegensatz zur klassischen Telefonie ist VoIP nicht Leitungs-, sondern Paketvermittler. Das bedeutet, dass die Gesprächsverbindung nicht mehr wie bisher über die Telefonleitung, sondern über das Endgerät und dessen Nummer definiert wird. Für den Nutzer eröffnet dies die Möglichkeit, mit seinem Endgerät von jedem beliebigen Ort aus über das Internet telefonieren zu können. Während ehemals Telefonie und Datennetz getrennte Wel­ten darstellten, wird die Telefonie über VoIP nun integrierter Teil des Datennetzes.

Für Unternehmen, die sich mit der Einführung von VoIP befassen, ergeben sich ver­schiedene technologische Optionen. Nach Ansicht von Alexander Hemzal, Director Advisor bei der Experton Group, sind vor allem zwei Szenarien hervorzuheben:

1. Der Ersatz einer firmeninternen ISDN-Telefonanlage durch VoIP Technologie

Bei diesem Szenario wird für die Verwaltung der internen Teilnehmer die konven­tionelle PBX (Private Branch Exchange) Anlage durch eine VoIP-PBX Anlage ersetzt. Der Transport der Sprachdaten zwischen IP-Telefon und Zentrale er­folgt über das LAN, das jedoch mit passenden Switches und Quality-of-Service Maßnahmen aufgerüstet werden muss. Die Verbindung zum bestehenden welt­weiten Telefonnetz erfolgt über einen VoIP-Gateway. Auf Seite der Telefongesell­schaften werden konventionelle analoge oder ISDN Anschlüsse genutzt. Die be­stehenden Telefonnummern können weiter verwendet werden.

2. Die Einführung einer komplett internet-basierten Telefonie

Bei der rein internet-basierten Telefonie spielt die herkömmliche Telefon­gesellschaft keine Rolle mehr. Alle ein- und ausgehenden Gespräche laufen jetzt nicht mehr über das Telefonnetz, sondern das Internet. Die technologische Ba­sis, um weiterhin mit allen externen Teilnehmern in Verbindung treten zu können, bildet das sogenannte Session Initiation Protocol (SIP). Spezialisierte SIP-Provi­der sorgen für die Vermittlung zwischen dem IP-basierten VoIP-Netz und den öffentlichen Fest- und Mobilnetzen. Auch bei diesem Ansatz können die beste­henden Telefonnummern weiterverwendet werden. So gut wie alle SIP-Anbieter ermöglichen die Übernahme bisheriger Telefonnummern mittels Portierung, wo­bei zwei Varianten zu unterscheiden sind:

Bei einer Teilportierung bleibt die bisherige Telefongesellschaft für eingehende Anrufe unter den bestehenden Nummern zuständig. Ausgehende Gespräche laufen hingegen über den SIP-Provider und werden mit der teilportierten Nummer so signiert, dass beim Gesprächspartner die korrekte Nummer angezeigt wird.

Bei einer Vollportierung wird der bisherige Telefonanbieter komplett durch einen SIP-Provider ersetzt. Ein- und ausgehende Gespräche laufen ausschließlich über den SIP-Provider.

Die IP-Telefone müssen allerdings das SIP-Protokoll verstehen. Sind, wie in der Regel der Fall, mehrere interne Teilnehmer zu bedienen, sorgt entweder eine software- oder hardwarebasierte VoIP-Telefonzentrale in der Firma oder eine durch einen Provider bereitgestellte virtuelle PBX für die Gesprächsvermittlung zum Endgerät sowie weiteren Zusatzfunktionen (z.B. Voice Mail, Parken, Konfe­renzschaltung, Weiterleitung, etc.).

Für den Endanwender ergeben sich hinsichtlich der vorgestellten Szenarien kaum Unterschiede. Ungeachtet des Umstandes, dass der Telefonie-Service, entweder über einen traditionellen Telekommunikationsanbieter oder einen SIP-Anbieter erbracht wird, finden die Gespräche alle über IP-Telefone bzw. direkt über den PC statt.

Neben den aufgezeigten VoIP Ansätzen stellt sich für die Anwender die Frage, ob die VoIP-PBX Anlage selbst betrieben oder extern gehostet werden soll. Ferner ist zu entscheiden, ob die vorhandene analoge Telefonanlage komplett oder nur teilweise zu ersetzten ist. Letztere Variante zielt auf den Betrieb einer hybriden PBX-Anlage, die auch von Hemzal präferiert wird. „Der Vorteil des hybriden Ansatzes liegt in der Weiternutzung vorhandener klassischer Telefonie-Infrastrukturen, die sukzessive auf VoIP überführt werden. Für die Unternehmen eröffnet sich die Möglichkeit, Erfahrun­gen mit dem Einsatz von VoIP zu sammeln und schrittweise zu einem optimalen VoIP-Einsatz zu gelangen. Das Risiko hinsichtlich einer funktionierenden Kommuni­kation aber auch hinsichtlich der Investitionshöhen wird hierdurch minimiert.“

Vorgelagerte Fragestellungen im Rahmen einer VoIP Einführung

„Unternehmen, die einen zukünftigen VoIP-Einsatz planen, sollten sich vorab mit weichenstellenden strategischen Fragestellungen befassen. Der Wechsel zu VoIP-Infrastrukturen ist mit einer genauen Einschätzung über den Bedarf der Endanwen­der sowie den Aufwand für die Administratoren verbunden“, so Hemzal. Die zu klä­renden Fragen sind:

• Wie ist der Status Quo innerhalb des eigenen Unternehmens hinsichtlich Kommunikation und Zusammenarbeit?
• Welche Erwartungen haben die Endanwender an die Art und Weise, wie die Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens zukünftig er­folgen sollte?
• Welche Maßnahmen sind zu ergreifen, um die zukünftigen Kommunikationsbe­darfe der Endanwender effektiv und effizient abdecken zu können?
• Wie kann ein möglichst hoher Investitionsschutz erreicht werden?

Die Vorteile von VoIP

In der standortunabhängigen Nutzung und der zentralen Administration verschiede­ner Kommunikationsarten liegen die wohl größten Vorteile von VoIP. Der Endanwen­der ist durch VoIP ständig über seine persönliche Durchwahl erreichbar und telefo­niert durchgehend mit seiner persönlichen Nummer, ganz unabhängig davon, wo sich der Nutzer gerade befindet. Bei organisationsinternen oder organisationsüber­greifenden Arbeitsplatzwechseln entfallen somit jegliche Anpassungen der Telefon­installationen. Dezentrale Firmenstandorte, die ehemals über teure Mietleitungen verbunden werden mussten, können über VoIP nun unkompliziert und kostengünstig zusammengeschlossen werden.

Neben Einsparungen bei der Standortvernetzung entfallen die Kosten für die Telefo­nie von Teilnehmern untereinander, die an das gleiche VoIP-Netz angeschlossen sind. VoIP-Provider bieten zudem oft attraktive Konditionen hinsichtlich verschiede­ner Mobil- und Festnetze im In- und Ausland an, so dass auch diesbezüglich Einspa­rungspotenziale durch die Anwenderunternehmen realisiert werden können. Ferner besteht die Möglichkeit der Verbindung verschiedener VoIP Anbieter, so dass je nach Anrufdestination der günstigste VoIP Anbieter ausgewählt wird.

Die Nachteile von VoIP

Der wesentliche Nachteil von VoIP liegt im Kern der Technologie, nämlich der Kom­munikation über das Internet. Soweit der jeweilige VoIP-Provider keine Verschlüsse­lung unterstützt, können öffentliche Gespräche über das Internet abgehört werden. Das Fehlen von Sprachverschlüsselung seitens der Provider hat technische und rechtliche Gründe. Die Gesprächspartner müssen deshalb mit dem Verschlüsse­lungsmechanismus ausgestattet sein, um Abhörsicherheit herzustellen. Die Proble­matik mangelnder Abhörsicherheit stellt sich dabei lediglich in Bezug auf die Kom­munikation über das öffentliche Netz. Bei privaten Netzen stehen verschiedene Mög­lichkeiten der Verschlüsselung auf verschiedenen Layern zur Verfügung.

Ungeachtet der geringeren Gesamtkosten liegt der Stromverbrauch einer VoIP An­lage zwischen 50 Prozent und 100 Prozent über dem einer klassischen PBX. Dem Nachhaltig­keitsgedanken wird durch VoIP somit noch nicht ausreichend Rechnung getragen.

Fazit

• Die VoIP-Technologie hat Marktreife erreicht und wird sich im Sprachbereich zum Standard entwickeln
• Die Vorteile von VoIP liegen in der standortunabhängigen Kommunikation, homogeneren Kommunikations- und Kollaborationsprozessen sowie den niedri­geren Kosten
• Durch eine sukzessive Migration weg von der klassischen Telefonie hin zu VoIP lässt sich ein hohes Maß an Investitionsschutz erzielen

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