Thought Leadership
Ohne professionelles Projektmanagement sind komplexe Projekte heute kaum noch denkbar. Zeit und Ressourcen sind knapp; Flexibilität ist ebenso gefragt wie Planungssicherheit.
Spätestens wenn Freigaben scheitern oder Kosten explodieren, wird es ungemütlich – ein Szenario, das leider vielen bekannt ist.
Die Ursachen für das Scheitern von Projekten sind sehr heterogen. Nicht zuletzt deshalb ist es so schwer Richtlininen zu entwickeln, die auch unterschiedlichen Anforderungen statthalten und auf Projekte aller Art zu übertragen sind. Davon kann Alexandra Muschelknautz, Deutschlandchefin von Projectplace, dem europäischen Marktführer für webbasiertes Projektmanagement, ein Lied singen:
„Wir können immer wieder beobachten, dass sich Unternehmen bei Ihren Projekten in Details verrennen und dabei vergessen ein klares Ziel und konkrete Rahmenbedingungen für das Projekt zu deifineren.” Nicht zuletzt deshalb beschäftigen sich der Projektmanagement-Spezialist Bo Tonnquist und Projectplace schon seit Jahren mit der Frage nach den „Erfolgsfaktoren für Projekte”. ”Erstaunlich oft sind Projekte von Anfang an zum, Scheitern verurteilt. Oft wurde der Bedarf nicht ordentlich analysiert oder die Aufgabenstellung eigent sich nicht, um in Form eines Projektes gelöst zu werden”, beobachtet Tonnquist bei seiner täglichen Arbeit als Projekt-Consultant.
Immer öfter bilden Menschen an unterschiedlichen Standorten und aus verschiedenen Unternehmen Teams, für eine bestimmte Zeit an einem Projekt arbeiten.”Schon heute ist der Anteil derer, die zeitweise oder permanent in Projekten arbeiten sehr groß und er wird weiter zunehmen. Wir gewöhnen uns daran, in projektorientierten Organisationen zu arbeiten und die nachfolgenden Generationen werden es gar nicht mehr anders kennenlernen“, sagt Muschelknautz. Damit Projekte aber überhaupt funktionieren können, müssen sie laut Tonnquist mindestens zwei Voraussetzungen erfüllen. Erstens muss die zu lösende Aufgabe zeitlich begrenzt sein. Und zweitens müssen die Ziele eindeutig und messbar sein.
Gewußt wie!
Eine weitere Voraussetzung für die Lösung von Aufgaben in Form von Projekten ist, so etwas wie die Sorgfaltspflicht des Auftraggebers – oftmals jemand aus der Führungsetage eines Unternehmens. Er muss seine Rolle als Projektinhaber beherrschen, Verantwortung übernehmen und ein vernünftiges Drehbuch für eine erfolgreiche Projektrealisation erstellen. Der Projektleiter sollte deshalb zum einen über fundierte Kenntnisse der Methodik und Arbeitsformen verfügen und zum anderen vorbildlich kommunizieren können. Nur dann kann das Team seine Führungsrolle ernst- und annehmen. „Heute können sich Projektleiter gerade durch die modernen Angebote webbasierter Projektmanagementlösungen, wie etwa Projectplace, Unterstützung holen“, weiß der Fachmann. Mittels einer solchen Plattform kann der Projektleiter, wenn es kritisch wird, etwa ein Online-Meeting starten und das Team motivieren und wieder auf den richtigen Weg bringen – sogar dann, wenn die Projektmitglieder alle an unterschiedlichen Standorten arbeiten.
Für das Gelingen eines Projekts muss ferner die Gruppe entsprechend der Anforderungen und individuellen Kompetenzen zusammengestellt werden. Auf Hierarchien oder organisatorische Gerechtigkeit kann dabei keine Rücksicht genommen werden. Jeder Einzelne in der Gruppe muss seine Rolle und Aufgabe verstehen und konsequent einem durchdachten Projektmodell folgen. Mit der regelmäßigen Beurteilung von Risikofaktoren werden außerdem unangenehme Überraschungen vermieden. „Es ist immens wichtig zu begreifen, was unterschiedliche Menschen motiviert und was diese bereit sind zu tun. Um eine konstruktive Kultur innerhalb der Gruppe zu erschaffen, kann es oftmals helfen mit einer Art Teambildung zu starten, damit alle verstehen, was von ihnen erwartet wird. Aber auch damit sich die Gruppenmitglieder wohl fühlen und keine Angst davor haben, Fragen zu stellen, Erkenntnisse mitzuteilen oder auch Kritik annehmen und geben zu können.“
Es ist auch wichtig sich ein umfassendes Bild darüber zu verschaffen, welche Kräfte außerhalb des Projektes – intern und extern – die Projektarbeit oder das Ergebnis beeinflussen können. Bo Tonnquist sagt weiter: „Das ist sehr wichtig und eine gute Möglichkeit, mögliche negative Kräfte aufzufangen, indem man diese in einer Form von Beirat teilhaben lässt.” Zum Teil damit sie sich dazugehörig fühlen können aber auch, um deren Standpunkte und Ideen mitzubekommen.”
Hier wiederum kann Muschelknautz mit ihrer Projektmanagement-Plattform helfen, denn Projectplace unterstützt die Kommunikation dadurch, dass zusätzlich zu den festen Projektmitgliedern Externe oder Consultants in ein Projekt oder ein Online-Meeting eingeladen werden können. Auch sämtliche Dokumente oder projektrelevanten Informationen können auf diese Art und Weise geteilt werden.
Fragen über Fragen
Bei der Realisation großer oder komplexer Projekte ist, unabhängig der Möglichkeiten moderner Projektmanagement-Tools, eine ausführliche Analyse empfehlenswert. Nur so können Bedarf und Voraussetzungen ermittelt werden und ein Bild der Forderungen der unterschiedlichen Interessensgruppen skizziert werden. Auf diese Art und Weise wird das Risiko einer Projekt-Havarie reduziert. Bo Tonnquist rät, folgende Fragen zu stellen: Welchem Zweck dient das Projekt? Welchen Nutzen kann es schaffen? Wer ist der Auftraggeber und was macht die Zielgruppe aus? Welches Problem soll gelöst werden? Wann soll geliefert werden und wann soll der Zweck erfüllt sein? Wo liegt der Ort der Durchführung und Lieferung? Welche Strategien oder Methoden sollen zum Einsatz kommen?“
Erst wenn sich Auftraggeber und Projektleitung über diese Punkte komplett einig sind, sollte der Startschuss gegeben werden. „Und eigentlich ist das ja genau das, worum es bei der ganzen Projektplanung geht“, sagt Tonnquist. “Richtig angewendet ist die Arbeitsform Projektarbeit eine durchaus effektive Methode, Ziele zu verwirklichen, Aktivitäten festzulegen und Resultate zu liefern. Sowohl in der eigenen Organisation als auch bei den Kunden. Aber es braucht seine Zeit auf diesem Gebiet Kompetenz zu entwickeln. Sammeln Sie Erfahrung und lernen Sie aus jedem durchgeführten Projekt.”
Bo Tonnquist
Das Erfolgsrezept
1. Man vereinbare klare und messbare Ziele und setze einen realistischen Zeitrahmen.
2. Dann prüfe man die Verfügbarkeit der benötigten Mitarbeiter und nehme eine valide Ressourcenplanung vor.
3. In einem nächsten Schritt sind die Kenntnisse über klassische Projekt-Methoden zu eruieren und überprüfen.
4. Als nächstes tausche man alle wichtigen Informationen transparent und verständlich aus und gewährleiste dabei stets eine optimale und professionelle Projektsteuerung.
5. Das Team an sich sollte ausgewogen zusammengesetzt sein – sowohl fachlich als auch persönlich.
6. Für das Gelingen des Projekts ist es außerdem unverzichtbar, dass die verschiedenen Verantwortlichkeiten eindeutig festgelegt und jederzeit nachvollziehbar sein.
7. Während der ganzen Zeit sollte nicht vergessen werden, dass sich die Arbeit an einem durchdachten Projektmodell orientieren sollte.
8. Damit nichts anbrennt, müssen die verschiedenen Risikofaktoren regelmäßig hinterfragt werden.
9. Selbstverständlich muss während des gesamten Prozesses der Projektauftraggeber seiner Verantwortung gerecht werden.
10. Das Ganze ergänze man um den Faktor Motivation und schon steht dem Erfolg des Projekts nichts mehr im Weg. Viel Erfolg!
