Vielen Unternehmen fehlt die Kontrolle über ihre Daten

Am 25. Mai 2018 tritt die neue EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) in Kraft, doch viele Firmen unterschätzen noch immer die Folgen für den eigenen Betrieb. Zu diesem Ergebnis kommt eine aktuelle Studie, die den Einsatz von unternehmerischem Filesharing in Deutschland untersucht.

Demnach sind die Datenhaltung und der Datenfluss in deutschen Unternehmen häufig unstrukturiert, schwer kontrollierbar und datenschutzrechtlich mangelhaft organisiert. Unternehmerisches Filesharing kann hier Abhilfe schaffen, doch scheuen viele Unternehmen noch die konsequente Umsetzung – und riskieren so mitunter empfindliche Strafen.

Mit der europäischen Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) werden Unternehmen ab Mai 2018 explizit dazu verpflichtet, die Erfassung, Weiterverarbeitung und Speicherung von persönlichen Daten restlos nachvollziehen und belegen zu können sowie Verstöße gegen das Gesetz sofort zu melden. Andernfalls drohen empfindliche Strafen.

Konventionelle Datenaustausch-Lösungen wie das Netzlaufwerk, Datenaustausch per Mail und Wechselträger machen diese Auflagen in großen Organisationen schwer bis kaum erfüllbar. Doch einer aktuellen Studie von techconsult, ownCloud und IBM zufolge gelten diese Technologien noch immer als bevorzugte Plattformen gegenüber zentralen und standardisierten Filesharing-Lösungen. Dabei liegt der Vorteil auf der Hand: Unternehmerisches Filesharing baut auf einer zentralen Datenhaltung innerhalb einer Organisation auf und kann dadurch auch zentral durch die IT-Abteilung verwaltet und gesichert werden – oft in Verbindung mit dem Einsatz einer Cloud-Lösung.

Cloud-Filesharing bietet viele Vorteile – wenn es von der IT-Abteilung kommt

Auch das Cloud-Filesharing kann problematisch sein. Und zwar dann, wenn keine betriebliche Option zur Verfügung steht oder diese so umständlich gestaltet ist, dass geschäftskritische Daten im privaten Public Cloud Account gebunkert werden. In der Realität trifft genau das auch oft zu: laut der Studie setzen Mitarbeiter in gut einem Drittel der befragten Unternehmen ab 500 Mitarbeitern Filesharing-Lösungen aus der Public Cloud ein – aber nicht einmal ein Viertel davon eine Enterprise-Version. Oft gibt es zwar Nutzungsvorgaben, aber diese ohne zentrale Kontrolle durchzusetzen und zu prüfen, ist kaum möglich. In rund einem Drittel der Unternehmen findet der Einsatz sogar eigenmächtig oder ohne Vorgaben statt. Die Folge: Möglicherweise wichtige Daten liegen außerhalb der Reichweite der IT-Abteilung, Sicherheitsmaßnahmen sind nicht anwendbar, der Verbleib der Daten bei Austritt des Mitarbeiters aus dem Unternehmen? – unklar. Die Einführung einer Enterprise-Version hingegen löst im besten Fall den Privat-Account ab und bietet trotzdem die gleichen Vorteile: weniger dezentrale Datenhaltung, verminderter organisatorischer Aufwand, Zugriff per Webbrowser oder App, Nutzergruppen und Freigaben für Ordner und Dateien, mehr Skalierbarkeit und weniger Kosten pro Nutzer.

Für Branchen, in denen ein noch größeres Sicherheitsbedürfnis besteht, bietet das Enterprise Filesharing zusätzlich Freiräume für Flexibilität. So gibt es immer die Option, eine Private Cloud im eigenen Unternehmen zu betreiben, um Kontrolle über Hard- und Software zu maximieren oder hybride Modelle, um Dateien je nach Sicherheits- und Verfügbarkeitsklassifizierung kostenoptimal in der eigenen oder der Public Cloud zu speichern.

Digitalisierung, New Work, Mobiler Arbeitsplatz – das Datenhaltungskonzept ist immer öfter Dreh- und Angelpunkt

Nicht nur aus Sicherheitsgründen ist ein ganzheitliches und zentrales Datenmanagement zu empfehlen. Das moderne und zukünftige Arbeitsleben, Digitalisierung und Mobilität zwingen Unternehmen dazu, zu reagieren und diesen stetigen Wandel zu begleiten und zu unterstützen. Der Arbeitsalltag wird immer datenintensiver. Um in diesem Umfeld produktiv arbeiten zu können, muss der Datenaustausch erstens geräteunabhängig, zweitens möglichst zügig, drittens geographisch unabhängig und viertens gut organisierbar und nachverfolgbar sein, damit Mitarbeiter nicht gleichzeitig an verschiedenen Versionen derselben Datei arbeiten, ohne es zu wissen. Dass noch fast in der Hälfte der befragten Unternehmen Datenaustauch über Papier-Ausdruck stattfindet und in einem Viertel der Papieraustausch die priorisierte Form des Datenaustauschs ist, beweist, wie viel Verbesserungsbedarf vorhanden und wie wenig Zukunft scheinbar angekommen ist. Der Optimist kann das natürlich auch als Potential für mehr Produktivität und bessere Kollaboration interpretieren.

Über die Studie:

Die Studie „Kollaboration im sicheren Umfeld“ wurde von der techconsult GmbH im Auftrag von ownCloud und IBM konzipiert und durchgeführt. Im Juli 2017 wurden 151 Unternehmen der Größenklasse ab 500 Mitarbeitern zum Thema Filesharing befragt. Die Stichprobe verteilt sich über alle Branchen. Ansprechpartner waren in erster Linie Business- und IT-Entscheider, die Angaben zu den organisatorischen und technischen Aspekten von Datenaustausch-Prozessen im Unternehmen machen können.

Das vollständige Whitepaper soll bei ownCloud zum kostenfreien Download zur Verfügung stehen.

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