Ungenutzte Potenziale in der Personalarbeit

Der Kampf um die besten Arbeitskräfte spitzt sich bei kleinen und mittleren Unternehmen weiter zu. Außerdem stellen die Digitalisierung und die Bürokratisierung der Arbeitswelt neue Anforderungen an ihre Personalarbeit. Eine Studie von Agenda lüftet ungenutzte Potenziale in der Personalarbeit. 

Die „Studie zur Personalarbeit in kleinen und mittleren Unternehmen“ legt dar, wie Firmen den aktuellen Herausforderungen des Arbeitsmarktes mit IT-gestützten HR (Human Ressources)-Prozessen begegnen. Erstmals präsentierte Agenda die Ergebnisse auf den Branchenmessen Personal Nord und Personal Süd.

Ungenutzte Potenziale in kleinen und mittleren Unternehmen

Im Fokus der Umfrage standen die IT-Prozesse rund um Entgeltabrechnung und Personalmanagement in kleinen und mittleren Unternehmen. Während viele der 173 befragten Firmen bereits HR-Software einsetzen, haben nur wenige alle wesentlichen Prozesse des Personalwesens digitalisiert. „Kleine und mittlere Unternehmen nutzen die Potenziale der Digitalisierung noch zu wenig“, so Christoph Buluschek, Abteilungsleiter Produktmarketing bei Agenda, der die Studienergebnisse im Rahmen der HR-Messen Personal Nord und Personal Süd vorstellte. „Dabei sind professionelle und IT-gestützte HR-Prozesse eine wichtige Voraussetzung, wenn sie sich auf zukunftsorientierte Themen sowie strategische Personalplanung konzentrieren und dafür Freiräume schaffen wollen.“

Zu viel Verwaltungsarbeit – zu wenig Überblick

Rund zwei Drittel der befragten Unternehmen nutzen neben der Entgeltabrechnung weitere HR-Software für die Personalarbeit. Jedoch handelt es sich hierbei oft um Insellösungen, die jeweils auf eigene Datensätze zugreifen. Durch die dezentrale Datenhaltung entsteht in den HR-Abteilungen ein hoher Aufwand für Standardprozesse und Personalverwaltung. So müssen in 74 Prozent der Betriebe wichtige Informationen mehrfach in verschiedene Anwendungen eingepflegt werden. Ebenso gestaltet sich die Erstellung von Auswertungen und Statistiken zeitaufwendig, wenn Informationen in verschiedenen Datenbanken recherchiert werden müssen.

HR-Software – ja oder nein?

Als Hinderungsgründe für die umfassende Digitalisierung aller wesentlichen HR-Prozesse nannten die befragten Unternehmen vor allem den hohen Einführungsaufwand und zu geringe Kostensenkungspotenziale. Dennoch geht aus der Befragung hervor, dass die Unternehmen viele Schwachstellen in ihrer softwaregestützten Personalarbeit bereits erkannt haben. So plant ein Viertel (26 Prozent) der Befragten, künftig digitale Personalakten zu führen, und knapp ein Fünftel (18 Prozent) will die Zeiterfassung digitalisieren.

Weitere Ergebnisse der Studie im Überblick

• Die Lohnabrechnung erledigen über 70 Prozent der befragten Unternehmen selbst.
• Nur jedes fünfte erfasst die Kompetenzen der Mitarbeiter mithilfe einer geeigneten Softwarelösung, sodass vorhandene Skills nur schwer zu überblicken sind.
• Lediglich ein Bruchteil (8 Prozent) der Befragten wickelt bereits alle wesentlichen HR-Prozesse mithilfe einer Software ab.
• Vier von fünf Unternehmen verschicken Lohn- und Gehaltsabrechnungen noch per Post, anstatt sie digital zu versenden.
• Auswertungen und Statistiken werden in 66 Prozent der Firmen noch manuell erstellt.

Die komplette Studie können Sie unter agenda-personal.de/studie kostenlos herunterladen.

Das Video zum Messevortrag „Das ungenutzte Potenzial“ von der Personal Nord steht unter agenda-personal.de/hr-video zur Verfügung.