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Laut einer neuen von Ricoh Europe gesponserten Studie könnten Unternehmen in Europa durch die Einführung elektronischer Rechnungsstellung (e-Invoicing) im Vergleich zum herkömmlichen papierbasierten Prozess 60 bis 80 Prozent an Kosten einsparen. 

Der von Billentis veröffentlichte Bericht zeigt auf, dass die typische Amortisationsdauer zwischen sechs und 18 Monaten ab dem Zeitpunkt der Einführung liegt.

Der Bericht sagt voraus, dass fast ein Viertel (24 Prozent) aller Rechnungen in diesem Jahr elektronisch verarbeitet werden. Rund sechs Milliarden Rechnungen werden so in ganz Europa papierlos ausgetauscht. Schätzungen des Berichts zufolge wird es ebenfalls zu einem Anstieg von 22 Prozent bei der Nutzung von e-Invoicing und e-Billing im Unternehmens- und öffentlichen Sektor kommen. Der Hauptgrund für diesen rapiden Anstieg ist der finanzielle Druck: Alle befragten Branchen nannten Kosteneinsparungen als Hauptfaktor für die Übernahme von e-Billing- und e-Invoicing-Prozessen.

Die europäische Kommission hat die erheblichen Kosteneinsparungen, die sich in der EU durch die Übernahme der e-Invoicing-Technologie realisieren lassen, an Beispielen gezeigt: Dänische Steuerzahler sparen durch e-Invoicing jedes Jahr 150 Millionen Euro und lokale Unternehmen können ihre Kosten um 50 Millionen Euro reduzieren. In Italien werden durch die Verwendung von e-Procurement 3 Milliarden Euro eingespart. Die Kommission unterstreicht außerdem, dass bei einer europaweiten Einführung von e-Invoicing in der öffentlichen Beschaffung Einsparungen von bis zu 2,3 Milliarden Euro möglich sind.

Martin Hurley, Vice President and General Manager, Outsourcing Services Ricoh Europe, sagt: „E-Invoicing unterstützt die Digitale Agenda der Europäischen Union und ihr Ziel des Aufbaus einer papierlosen öffentlichen Verwaltung in ganz Europa. Europaweit werden Fortschritte gemacht, die Unternehmen dem Aufbau eines digitalen Binnenmarktes in der EU einen Schritt näher bringen.“

„Natürlich lässt sich die Herausforderung des Übergangs zum e-Invoicing nicht über Nacht bewältigen, und europäische Unternehmen tun gut daran, sich professionelle Unterstützung zu suchen. Der Intelligent Invoicing Service (i-Invoicing) von Ricoh ermöglicht Unternehmen die einfache Verwaltung sowohl von Papier- als auch digitalen Rechnungen zur gleichen Zeit über eine Plattform. So können Unternehmen von Kosteneinsparungen und Umweltvorteilen profitieren, die sich durch die Verwendung von weniger Papier erzielen lassen. Anschließend können sie stufenweise zu einem mehrkanaligen Rechnungsstellungsprozess übergehen, der konform und sicher ist.“

Der Bericht von Billentis merkt an, dass besonders kleine und mittelgroße Unternehmen (KMU) den Bedarf an neuen Lösungen zur Verwaltung von Rechnungsstellung und Rechnungslegung erkennen, mit denen sie Kundenanforderungen erfüllen, wettbewerbsfähig bleiben und die Kosten niedrig halten können. Gleichzeitig zeigte sich, dass Geschäftsführer von KMU die Notwendigkeit des Wandels zwar erkennen, aber dennoch vorsichtig bei der vollständigen Einführung einer Lösung sind, die zu einer Änderung ihrer Arbeitsweise führen würde. In Europa gibt es 20 Millionen KMU, die damit über 99 Prozent aller Unternehmen darstellen. Es ist entscheidend, dass dieser Sektor den digitalen Wandel vollzieht, um flexibel zu bleiben und Herausforderungen bei der Entwicklung neuer Geschäftschancen bewältigen zu können.

Hurley fügt hinzu: „Es ist klar, dass kleine und große Unternehmen das Geschäftspotential von e-Invoicing nicht länger ignorieren können, wenn sie im digitalen Zeitalter wachsen und ihren Geschäftsvorteil behalten wollen. Eine größere Transparenz des Cash-Flows, verbesserte Genehmigung von Rechnungen und reduzierte Verwaltungszeiten sind nur einige der Vorteile, die durch diese Technologie erreicht werden können. Der nächste Schritt für europäische Unternehmen ist die Beschleunigung ihrer Entwicklung hin zur vollständigen Digitalisierung. Dies beginnt mit der Überprüfung bestehender Prozesse, Technologiesysteme und Arbeitsweisen.“

Laden Sie den Bericht herunter, um mehr zu erfahren, oder berechnen Sie Ihre Einsparmöglichkeiten durch den Wechsel zur elektronischen Rechnungsstellung auf www.ricoh-europe.com/i-invoicing.

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