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Die DMS-Lawine rollt und hat den Mittelstand voll erfasst. Die Unternehmen versprechen sich durch den Einsatz von DMS bzw. ECM-Systemen Effizienzvorteile und die Einhaltung rechtlicher Vorgaben.

Die dokumentenbasierten Prozesse sollen optimiert und somit personelle Ressourcen freigesetzt werden. Vor allem das klassische Dokumentenmanagement, revisionssichere Archivierung und intelligente Workflowsteuerung stehen auf den Einkaufszetteln vieler IT-Entscheider ganz oben, während der Markt für Cloudlösungen nur schleppend in Fahrt kommt. Zu diesen Ergebnissen kommt die gemeinschaftlich durchgeführte Untersuchung des Hamburger Beratungs- und Marktforschungshauses SoftSelect mit den Softwarehäusern Saperion AG, Bernhard Starke GmbH und der ITyX AG. In einer Anwenderbefragung wurden 210 mittelständische und große Unternehmen mit Hauptsitz in Deutschland zu ihren Anforderungen und Einschätzungen hinsichtlich Dokumentenmanagement befragt.

Das Wissen um die hohe Bedeutung effektiven Dokumentenmanagements für den Geschäftserfolg ist in den deutschen Unternehmen angekommen. Knapp die Hälfte der deutschen Mittelständler nutzt bereits professionelle Software für Dokumenten- und Enterprise Content Management. „Waren DMS-/ECM-Lösungen vor einer Dekade noch vornehmlich Großunternehmen vorbehalten, hat sich DMS mittlerweile Dank vieler schlüsselfertiger Lösungen mit einem schnellen ROI auch im Mittelstand flächendeckend durchgesetzt. Mit den neuen Lösungen und Technologien, insbesondere in der Cloud, werden die Anwender zukünftig noch produktiver und flexibler mit ihren Dokumenten arbeiten können“, so Lutz Varchmin, Vertriebsleiter beim ECM-Softwarespezialisten Saperion und einer der Initiatoren der Untersuchung.

Tatsächlich lassen die Ergebnisse der Studie auf ein Andauern des DMS-Booms schließen. Ein Großteil der insgesamt 210 telefonisch befragten Unternehmen gab an, innerhalb der nächsten drei Jahre in ECM-Software investieren zu wollen. Insbesondere Systeme und Module zur Dokumentenverwaltung, der revisionssicheren Archivierung sowie zur Workflowsteuerung stehen auf dem Einkaufszettel der IT-Entscheider weit oben.

Noch kein Markt für Cloud ECM

Cloudlösungen profitieren von der anhaltend hohen Nachfrage jedoch nur in sehr verhaltenen Maße. Nur eine geringe Anzahl der IT-Entscheider gab entsprechende Präferenzen für das Verlagern der dokumentenbasierten Prozesse in die Cloud zu erkennen. Die Skepsis gegenüber Cloud Computing und das Auslagern von Daten ist weiter gewachsen und erhält durch die jüngsten Enthüllungen um die Spionagepraktiken von Geheimdiensten neue Nahrung. So verwundert es nicht, dass als Hauptargument gegen die Cloud-Nutzung von 85 Prozent der Befragten die mangelnde Datensicherheit im Rechenzentrum angegeben wird. Für die Cloud spricht am ehesten noch die Möglichkeit, weltweit und standortunabhängig auf das DMS zugreifen zu können.

Größte Nutzenfaktoren – Effizienz und Compliance

Anwender versprechen sich von Dokumentenmanagementlösungen vor allem einen effizienteren Zugriff auf Daten und Informationen. Das zeitaufwendige Suchen von Dokumenten soll so minimiert werden und letztlich dabei helfen, die Personalkosten zu senken. Von ebenso hoher Bedeutung ist die Umsetzung der rechtlichen Vorgaben zur Aufbewahrung von Daten und Informationen, die in den letzten Jahren stetig gestiegen sind. Auch sollen durch ein DMS sensible und geschäftskritische Informationen geschützt werden. Der mobile Zugriff durch eine DMS-Anwendung ist für knapp die Hälfte der Unternehmen von Bedeutung.

Ergonomie und Benutzerfreundlichkeit stehen an oberster Stelle

Bei der Auswahl entsprechender Softwarelösungen stehen Ergonomie und Benutzerfreundlichkeit an erster Stelle. Noch wichtiger als möglichst umfangreiche Funktionalitäten und niedrige Gesamtbetriebskosten ist für die IT-Entscheider, dass die Oberfläche leicht verständlich und somit für die Endanwender intuitiv bedienbar ist. In der Tat, so die Erfahrung aus vielen von SoftSelect begleiteten Softwareauswahlverfahren, ist die Akzeptanz der Nutzer für den Erfolg eines DMS-/ECM-Projekts von entscheidender Bedeutung.

Der DMS Trend Report 2014 des Hamburger Beratungshauses SoftSelect beleuchtet detailliert die Anforderungen an DMS-/ECM-Systeme im deutschen Mittelstand. Weitere Themen sind unter anderem Zufriedenheit mit eingesetzten DMS-Lösungen, Mobilität und Datensicherheit.

http://www.softselect.de/it-studien/dms-trend-report-2014

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