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Direct Energie, ein privates Strom- und Gasversorgungsunternehmen mit Sitz in Frankreich, automatisiert die Verarbeitung von jährlich 7.500 Lieferantenrechnungen jetzt mit einer Lösung von Esker.
Die Esker-Lösung für die Kreditorenbuchhaltung wurde in weniger als zwei Monaten als Cloud-Service implementiert und ist vollständig mit der SAP®-Lösung von Direct Energie integriert. Das Unternehmen nutzt nun einen komplett transparenten Bearbeitungsprozess für Lieferantenrechnungen – von deren Eingang bis hin zur Archivierung.
Die Energiebranche ist ein heikler Markt. Daher wollte Direct Energie seine Geschäftsprozesse nach dem Zusammenschluss mit Poweo überholen und optimieren. Das zunehmende Geschäftsvolumen und die steigende Anzahl an Buchungsbelegen führte zu einer höheren Komplexität bei der Verwaltung von Lieferantenrechnungen, insbesondere bei der Nachverfolgung und dem sicheren Versand und Empfang. Direct Energie wandte sich daher im August 2013 an Esker, um die Prozesse für die Kreditorenbuchhaltung zu automatisieren.
„Die Überlegung, unsere Bearbeitungsprozesse für Lieferantenrechnungen zu automatisieren, ergab sich aus der Notwendigkeit für zuverlässigere und effizientere Prozesse“, so Louis-Mathieu Perrin, Chief Financial Officer bei Direct Energie. „Unsere Rechnungen sind eine heikle Angelegenheit, da sich die Nichteinhaltung von Zahlungszielen äußerst negativ auf unser Barvermögen und somit auf die Energieversorgung auswirken kann, die im Mittelpunkt unseres Unternehmens steht.”
Schnelle Implementierung dank Cloud-Computing
Bisher erhielt Direct Energie seine Rechnungen in Papierform. Diese wurden dann von Hand verarbeitet und zur Unterschrift in einen Ordner gelegt. Waren alle nötigen Unterschriften vorhanden, gingen die Rechnungen an die Buchhaltung zurück und wurden beglichen und archiviert.
Mit der Esker-Lösung werden die Rechnungen jetzt digitalisiert, und die Daten werden automatisch erfasst. Der Leiter der Kreditorenbuchhaltung prüft die eingelesenen Daten, die im Anschluss in SAP übertragen werden. Es folgt ein elektronischer Freigabe-Workflow auf Basis bestimmter Unternehmensrichtlinien (z. B. Rechnungsbetrag, Job-Position usw.), bei dem Verantwortliche dazu aufgefordert werden, die Rechnung zur Zahlung freizugeben. Sobald die Rechnung genehmigt wurde, wird die Zahlung in SAP freigeschaltet, und die Rechnung wird zusammen mit dem zugehörigen Validierungsprozess archiviert.
„Die Lösung für die Kreditorenbuchhaltung konnte dank Cloud-Computing in weniger als zwei Monaten installiert werden“, berichtet Perrin. „Mittlerweile arbeiten über 100 Mitarbeiter täglich damit. Wir wissen immer ganz genau, in welcher Validierungsphase sich eine Rechnung gerade befindet. Außerdem können wir archivierte Rechnungen schnell und problemlos abrufen.“
Spürbare Vorteile
- Die Bearbeitungszeit konnte um die Hälfte reduziert werden – vom Rechnungserhalt bis hin zur Dokumentenprüfung.
- Auch die Nachverfolgung wurde dank elektronischer Archivierung und dem Analyse- und Audit-Trail von Esker deutlich verbessert.
- Des Weiteren ist die Produktivität gestiegen, weil die Buchhaltung keine Rechnungsdaten mehr von Hand eingeben, Erinnerungen zur Freigabe verschicken oder durch die manuelle Verarbeitung entstandene Fehler beheben muss.
- Da Rechnungen pünktlich bezahlt werden, haben sich auch die Beziehungen zu Lieferanten und der Cashflow verbessert.
„Neben der Funktionsvielfalt und Benutzerfreundlichkeit haben uns auch die Berichtsfunktionen überzeugt“, so Perrin weiter. „Es wird täglich eine E-Mail an die Buchhaltung verschickt, die so den Überblick über nicht genehmigte Rechnungen behält. Ein weiterer großer Vorteil der Lösung war die Möglichkeit, die Workflow-Validierung auf Basis von Kostenstellen und Lieferanten anzupassen.“
