ESM-Tools machen fehlende Funktionen verfügbar!

Outlook kann vieles, aber eben leider nicht alles. Die ESM-Tools von outlook-stuff.com erkennen die Versorgungslücken und erweitern Outlook um dringend benötigte Funktionen. So ist es möglich, das Alter von Geburtstagskindern im Kalender darzustellen, Rufnummernformate zu vereinheitlichen oder neue Kon-takte aus Adressdaten aller Art zu erstellen. Auch ein schneller Excel-Export ist fortan immer nur einen Mausklick weit entfernt.

Outlook immer noch eine Spur besser und benutzerfreundlicher zu machen, als es die Windows-Kommandozentrale eh schon ist, das ist das erklärte Ziel der Firma EDV-Service Marchert. Die von ihr entwickelten ESM-Tools klinken sich nach ihrer Installation direkt in Outlook ein und verbessern hier umgehend die Usability. Jedes ESM-Tool deckt dabei ein bestimmtes Einsatzgebiet ab. Loh-nend ist es, die ESM-Tools gleich im Paket zu bestellen, da die Tools auf diese Weise deutlich preiswerter sind als bei einer einzelnen Bezahlung. In der Tool-Box Pro sind die folgenden ESM-Tools enthalten.

ChangeNames: Einheitliche Darstellung von Kontakten

Die Daten im Kontakte-Ordner von Outlook stammen oft aus den unterschied-lichsten Quellen. So kann es leicht passieren, dass jeder Eintrag anders forma-tiert ist. ChangeNames bringt alle Datensätze auf einen einheitlichen Stand und ergänzt dabei auch fehlende Anreden. Der Anwender kann natürlich selbst ge-nau festlegen, welche Kontakte und Ordner zu bearbeiten sind. Eine Vorschau erlaubt es, die Änderungen vor der Durchführung erst einmal zu begutachten, um sie anschließend anzuwenden. Möglich ist es auch, die Sortierung von Ver-teilerlisten so zu ändern, dass die Adressen nach dem Nachnamen sortiert wer-den.

ContactMaker Pro: Neue Kontakte per Mausklick anlegen

Das Tool generiert neue Kontakte mit nur einem einzigen Mausklick. Dabei kön-nen E-Mail-Signaturen, an eine Mail angehängte Visitenkarten, Verteilerlisten, E-Mail-Empfänger, E-Mail-Absender, Online-Formulare und sogar die Inhalte der Zwischenablage als Quelle genutzt werden. So müssen die Informationen nicht mehr länger zeitaufwändig abgetippt oder einzeln per Kopieren & Einfü-gen in Outlook eingefügt werden. Auch die Anrede wird dabei automatisch er-kannt und bei Bedarf ergänzt.

Ein wirklich herausragendes Merkmal des ContactMaker Pros ist das Erstellen von Kontakten aus Online-Formularen heraus. Betreiber von Online-Shops be-ziehungsweise von Web-Portalen können so aus den zugesandten E-Mails ihres Webservers vollautomatisch bereits kategorisierte Kontakte erstellen.

Möglich ist es auch, aus E-Mails und Kontakten neue Verteilerlisten zu generie-ren, große Verteilerlisten in kleine aufzuteilen oder kleine Verteilerlisten zu ei-ner großen, neuen Liste zusammenzufügen. Bereits vorhandene Verteilerlisten lassen sich auch reparieren, indem zum Beispiel fehlende Verknüpfungen zu Kontakten wiederhergestellt werden.

Besonders gern genutzt wird die Exportfunktion nach Excel, die frei definierte Kontakte (auch kategorieabhängig) in eine Excel-Tabelle schreibt und so als Grundlage für einen Serienbrief dienen kann. Ebenso ist es möglich, die expor-tierten Listen wieder nach Outlook zurück zu importieren.

CopyFolder: Kopieren von Ordner A nach Ordner B

Werden Outlook-Daten mit einem mobilen Gerät abgeglichen, synchronisiert das System oft nur die Standardordner. CopyFolder kopiert aber auch zum Bei-spiel öffentliche Ordner in die Standardordner und umgeht damit dieses Pro-blem. Das Tool kann beliebig viele Kopierjobs kontrollieren, die sich auch voll-automatisch ausführen lassen. Ein besonderes Highlight ist dabei die Zusam-menarbeit mit dem Kalender. Werden dort etwa in einem Serientermin nach einer bestimmten Syntax Kopierjobs definiert, so arbeitet CopyFolder diese zu den festgelegten Zeitpunkten automatisch ab.

CustomBirthdays: Altersanzeige bei Geburtstagen

Outlook kann die Geburtstage aus den Kontakten extrahieren und sie im Kalen-der anzeigen. Dieses ESM-Tool rechnet passend dazu auch noch aus, wie alt die einzelnen Personen an ihrem Jahrestag werden, und zeigt diese Informati-on mit im Kalender an. Die Geburtstagsdarstellung lässt sich dabei individuell durch Platzhalter gestalten. Wer möchte, kann auch Geburtstagsleichen (das sind Kalendereinträge ohne dazugehörenden Kontakt) aus dem Kalender lö-schen, eine automatische Geburtstags-E-Mail aufsetzen lassen oder das Eintra-gen von Geburtstagen in den Kalender ganz verhindern.

EditContacts Pro: Suchen- und Ersetzen in den Outlook-Kontakten

Mit diesem Tool ist es möglich, mehrere Outlook-Kontakte auf einmal mit einer Suchen- und Ersetzen-Funktion zu bearbeiten. So ist es endlich kein Problem mehr, zum Beispiel geänderte Firmendaten oder Domainnamen in allen rele-vanten Datensätzen in einem Rutsch anzupassen. Dabei ist es kein Problem, Zeichen zu ersetzen, aufzufüllen, zu überschreiben, zu kopieren, zu verschie-ben, zu tauschen, zu verbinden, und vieles mehr.

FormatNumbers: Einheitliches Format für Rufnummern

Nach wie vor der Liebling unter den ESM-Tools ist FormatNumbers. Das Pro-gramm bringt im Handumdrehen alle Ruf- und Faxnummern in ein einheitliches Format. Das sieht besser aus und vermeidet auch leicht auftretende Synchro-nisationsprobleme mit mobilen Geräten. Auf Wunsch werden auch die Faxnum-mern aus dem Adressbuch ausgeblendet.

ShowMailHeader: Gezielte Informationen zu einer E-Mail

Im Header einer E-Mail steht genau geschrieben, von wem diese Nachricht stammt und welchen Weg sie durch das Web genommen hat. ShowMailHeader zeigt diesen Header und nennt dabei alle relevanten Informationen auf über-sichtliche Weise. Die Daten lassen sich als Textdatei speichern oder im HTML-Format in den Browser oder direkt in Outlook (ab Version 2003) laden.

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