Blitzsauber und mustergültig.

Die global document solutions erweitern als Dienstleister für die Technische Dokumentation ihren Service um den Fachbereich “docuproof“. Die Folgen nicht einwandfreier, produktbegleitender Dokumentation, insbesondere die hieraus resultierenden Kosten, bleiben in vielen Unternehmen häufig im Dunkeln. Es ist fast schon ein Glücksfall, wenn ein Schaden, der aus unvollständiger oder fehlerhafter Beschreibung resultiert, auch als solcher erkannt wird. “Es muss ja gar nichts passieren“, erklärt Henning Mallok, gds-Vertriebsleiter, “Es reicht in der Regel schon, wenn offenbar wird, dass eine Dokumentation nicht den gesetzlichen Anforderungen entspricht. Im Kundenkreis des Maschinen- und Anlagenbaus finden sich inzwischen zum Teil eigene Abteilungen, die sich nur mit der Möglichkeit beschäftigen, Preise zu drücken und Rechnungen zu kürzen, indem die Begleitpapiere reklamiert werden.“

Der gds-Service “docuproof“ bietet Unternehmen die Möglichkeit, ihre Dokumentationen anhand eines einzelnen Beispiels auf Herz und Nieren prüfen zu lassen. “In der Regel besuchen wir den Kunden zunächst vor Ort“, erklärt Henning Mallok. “Wir sichten den Stand der Dinge in der Dokumentation und prüfen in einem sehr kompakten Verfahren auch die Art und Weise der Erstellung.“ Basierend auf den persönlichen Gesprächen wird durch den Kunden eine beispielhafte Dokumentation übergeben, die dann von den gds-Experten analysiert wird.

Im Vordergrund steht hierbei die Prüfung im Zusammenhang mit Gesetzen, Normen, Richtlinien und sonstigen Vorschriften zur technischen Dokumentation. Insbesondere der Ausschluss von Ansprüchen, die auf dem Produkthaftungsgesetz basieren, liegen hierbei im Fokus der Prüfer. Dort heißt es in §3, Absatz 1: “Ein Produkt hat einen Fehler, wenn es nicht die Sicherheit bietet, die unter Berücksichtigung aller Umstände, insbesondere a) seiner Darbietung (Produktbeschreibung und Werbung, Gebrauchs- und Betriebsanleitung) … berechtigterweise erwartet werden kann.“

“Tag für Tag erleben wir eine gewisse Ratlosigkeit unserer Kunden und Interessenten im Umgang mit dem Thema Rechtskonformität. Kommen dann noch die Bereiche typografischer Aufbau, zielgruppenorientiertes Schreiben, branchenspeziefische Terminologie und die Neufassung der EU-Maschinenrichtlinie hinzu, schaut man oft in hilflose Gesichter“, weiß Henning Mallok zu berichten.

Die zur Verfügung gestellte Muster-Dokumentation wird nicht nur auf inhaltliche Korrektheit untersucht. Auch die Struktur und der Gesamtaufbau muss normen- und richtlinienkonform sein. Ein weiterer wichtiger Punkt ist eine benutzerorientierte und ebenfalls richtlinienkonforme Sicherheitssystematik. Hier liefert gds auch Beispiele für entsprechend korrekte Sicherheitshinweise.

“Die bestmögliche Stabilität im Prozess der Erstellung und Pflege ihrer Dokumentationen erreichen unsere Kunden natürlich durch ein hohes Maß an Standardisierung. Hier lassen sich nicht nur Kosten durch verdeckte Mängel vermeiden, sondern es wird auch im Zusammenhang mit Aufbau, Inhalt, Übersetzung und Erstellung bares Geld gespart.“, so Mallok.

Das Ergebnis der Analyse wird dem Kunden in Form einer kommentierten Dokumentation übergeben. Hier finden sich nicht nur die gewonnenen Erkenntnisse, sondern auch praktische Beispiele, wie die Technische Dokumentation des Unternehmens zukünftig stabiler und sicherer ihren Beitrag zur Wertschöpfungskette leisten kann.

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