DRT, DMS, CMS, KMUnternehmen verfolgen zwar die Automatisierung der Informationsverarbeitung – Aktenschränke werden durch Enterprise Content Management Systeme (ECM) ersetzt und die manuelle Dateneingabe wicht der Dokumenten- und Datenerfassungstechnik. Trotzdem bleibt eine Domäne des Informationsflusses unverändert: der Postraum.

Im Postraum heißt es weiterhin: „Business as usual“. Stapel an Papier gelangen nur langsam und unregelmäßig in den Arbeitsfluss. Für das Unternehmen wichtige Informationen werden verspätet weitergeleitet oder gehen sogar verloren. Heutzutage verwalten Unternehmen jeglicher Industriezweige die Kommunikationsströme im Allgemeinen mit Hilfe einer Vielzahl von Posträumen, die jeweils auf ein bestimmtes Medium spezialisiert sind.

Viele besitzen mehrere Posträume, die sich an unterschiedlichen Orten befinden und häufig verschiedenen Unternehmensfunktionen dienen. Wenn man dazu noch Faxe, EMails, Web-Formulare und manuell eingegebene Call-Center-Daten als „Post- Medien“ hinzufügt, erreicht die Unwirtschaftlichkeit im Umgang mit unternehmenskritischen Informationen ein immer größeres Ausmaß.Durch unzählige Quellen und Formate sind Unternehmen noch immer mit der enormen Herausforderung konfrontiert, unternehmenskritische Informationen akkurat zu verarbeiten und sie rasch an die richtige Stelle weiterzuleiten.

Was die Unternehmen benötigen, ist primär ein System zur Klassifizierung der Eingangspost – und zwar unhabhängig vom Informationsmedium. Auf diese Weise können Posträume zusammengelegt und Synergien genutzt werden.