Flexible ‚on demand’ Angebote (SaaS/ASP) werden sich als Alternative zum traditionellen Lizenzgeschäft immer stärker durchsetzen. Dafür gibt es zahlreiche Gründe, die Philipp Sander, Marketing & Sales Director bei Scalaris, im folgenden Beitrag aufzeigt.

Führende Analysten wie Merill Lynch und Gartner sagen dem SaaS-Modell eine erfolgreiche Zukunft voraus. Flexib-le ‚on demand’ Angebote (SaaS/ASP) werden sich als Alternative zum traditi-onellen Lizenzgeschäft immer stärker durchsetzen. Viele Lösungen haben die Bewährungsprobe bestanden, was auch die Vorbehalte der SaaS/ASP-Verwei-gerer ausräumen sollte. Laut einer von Forrester Research in Europa und USA durchgeführten Studie nutzten im vergangenen Jahr rund 16 Prozent der Unter-nehmen SaaS-Lösungen – im Vergleich zum Vorjahr ein Plus von 33 Prozent. Aktuelle Schätzungen der Experton Group prophezeien für den deutschen SaaS-Markt jährliche Wachstumsraten von über 30 Prozent. Dafür rüsten sich die Softwarehersteller. Sie investieren in den Aufbau von Managed Services Know-how und die erforderlichen Infrastrukturen. Auch die Anzahl spezialisier-ter SaaS/ASP-Anbieter steigt kontinuierlich.

Noch keine klare Positionierung

Während sich ASP-Lösungen am Markt bereits durchgesetzt haben, konnte sich SaaS noch nicht klar positionieren. Die grundlegende Idee ist sowohl bei SaaS als auch beim ASP, Software als Dienstleistung basierend auf Internettechno-logien bereitzustellen. Abgesehen davon differenzieren sich die beiden Softwa-re-Distributionsmodelle allerdings in vielen Punkten. Ein wesentlicher Unter-schied liegt im Bereich des Customizings. SaaS bietet hier im Vergleich zum ASP weitreichende Möglichkeiten und erreicht damit neue Märkte. Softwaremie-te hält Einzug in komplexen Lösungsbereichen wie ERP oder Dokumentenma-nagement und wird auch den Ansprüchen von Großunternehmen gerecht. So stellt beispielsweise die Scalaris AG schon heute Lösungen für ein vollständig automatisiertes Dokumenten Lifecycle Management als Software as a Service via Internet bereit. Der folgende Beitrag zeigt auf, wann Software ‚on demand’ Vorteile bietet. Die Unterschiede zwischen ASP und SaaS werden erläutert.

Lizenzkauf versus Softwaremiete

Beim Kauf erwirbt ein Unternehmen die Lizenz und damit das Recht zur Nutzung einer Software, die anschließend mit einem Installationspaket zur Ver-fügung gestellt wird. Dazu muss eine EDV-Umgebung vorhanden sein, auf der eine Standardsoftware installiert werden kann. Die spezifischen Anforderungen eines Unternehmens werden konfiguriert und der Kunde übernimmt schließlich eine ganzheitliche Lösung – meist mit einem Wartungsvertrag, der das Recht auf Softwarefehlerbehebung sowie neue Releases beinhaltet. Dafür fallen er-hebliche zusätzliche Kosten an. Den laufenden Betrieb und die Betreuung der IT-Infrastruktur übernimmt das Unternehmen selbst. Angesichts der hohen Ent-wicklungsgeschwindigkeit dürfen beim Softwarekauf auch die Kosten für eine regelmäßige Erneuerung der Hardware nicht unterschätzt werden.

Die ‚on demand’ Modelle Software as a Service (SaaS) und auch Application Service Providing (ASP) basieren hingegen auf dem Grundsatz, dass die Soft-ware bei einem externen Dienstleister betrieben wird. Der Mitarbeiter benötigt nur noch seinen PC oder ein Notebook mit Internetanbindung und kann damit über den Webbrowser auf die Anwendungen zugreifen. Unternehmen ersparen sich die hohen Anfangsinvestitionen für den Kauf der Softwarelizenzen. Auch der gesamte Aufwand im Zusammenhang mit der Installation und Betreuung der eigenen Systeme entfällt. Ein SaaS-Anbieter wie Scalaris übernimmt so-wohl die Kosten als auch die Verantwortung für den laufenden Betrieb der IT-Systeme. Das befreit Unternehmen von vielen zeitaufwändigen administrativen Aufgaben (Monitoring der bereitgestellten Anwendungen, Accounting-, Repor-ting- und Billingfunktionen etc.).

SaaS-Lösungen gewährleisten eine hohe Flexibilität und unterstützen Unterneh-men ihre Kosten langfristig zu optimieren. Zusätzliche Services können sehr rasch integriert, überflüssige Funktionen abbestellt werden. Zahlreiche Umfra-gen bestätigen, dass rund 80 Prozent der IT-Abteilungen „überlizenziert“ sind. Es werden Lizenzgebühren entrichtet, auch wenn Teile der verfügbaren Soft-ware überhaupt nicht benötigt werden. SaaS-Kunden hingegen bezahlen nutzungsabhängige Gebühren, das heißt die Höhe der Kosten richtet sich nach der Anzahl der User, den genutzten Funktionen sowie den vereinbarten Service Level Agreements (SLAs).

Weitere Argumente für SaaS

• Zeitdruck: Während Unternehmen für die Installation eigener Systeme meist umfangreiche Vorbereitungen treffen müssen, kann der SaaS-An-bieter alle Services rasch zur Verfügung stellen. Beim Lizenzkauf fallen außerdem hohe Anfangsinvestitionen an, die mit langwierigen Entschei-dungsprozessen verbunden sind, welche die Umsetzung eines Projektes verzögern.
• Hohe Sicherheit und geringe Komplexität: Der SaaS-Anbieter ist Experte. Er verfügt über das entsprechende Know-how und die neueste Technolo-gie – auch in Punkto Sicherheit. Zugleich bedeutet der Verzicht auf eigene Systeme, dass die Komplexität der IT-Infrastruktur nicht weiter erhöht wird. Die eigenen Ressourcen können für strategische Aufgaben und die Betreuung der geschäftskritischen Hauptapplikationen genutzt werden.
• Unternehmenspolitische Gründe: Wenn es um hohe Investitionen geht, sind meist viele Unternehmensbereiche am Entscheidungsprozess betei-ligt. Die Interessen der verschiedenen Vertreter, zum Beispiel aus Fach- und IT-Abteilungen, sind oft unterschiedlich gelagert. Der externe Dienst-leister als neutrale Instanz kann helfen Konflikte zu vermeiden und Ent-scheidungen zu beschleunigen.
• Flexible Preisgestaltung und Kostenaufteilung: Die Scalaris AG beispiels-weise bietet ihren Kunden verschiedene Optionen für die Berechnung der Kosten (z.B. anhand der Anzahl der Nutzer oder des Dokumentenvolu-mens). Im Einklang mit strategischen und betriebswirtschaftlichen Zielen können die Kunden von Scalaris  entscheiden, wie die Kosten über die Vertragslaufzeit aufgeteilt werden.

SaaS versus ASP

Sowohl SaaS als auch ASP sind Software-Mietmodelle. Unternehmen nutzen definierte Services für einen vertraglich vereinbarten Zeitraum. Der Zugriff erfolgt via Internet. Wo liegen die Unterschiede?

Grad der Standardisierung

ASP-Angebote sind zu 90 bis 100 Prozent standardisiert. Ein Service-Package mit einem bestimmten Funktionsumfang wird von vielen Kunden genutzt. Die Applikationen benötigen kaum Customizing und ASP bietet in der Regel nur einen Service Level.

SaaS profitiert ebenfalls von den Vorteilen der Standardisierung, allerdings nicht in diesem Ausmaß. 30 bis 40 Prozent einer SaaS-Lösung werden an die konkreten Bedürfnisse eines Unternehmens angepasst. Aus technischer Sicht ist dies möglich, da ein SaaS-Anbieter spezifische Anwendungen, die in seinem Rechenzentrum betrieben werden, bereitstellt, während sich ASP Kunden nicht nur die Infrastruktur, sondern auch eine Applikationsumgebung teilen. Die Do-kumenten Lifecyle Management Lösungen von Scalaris als Beispiel: IT-Anwen-dungen werden für bestehende Geschäftsprozesse und -vorgänge in Fachberei-chen maßgeschneidert (Rechtsabteilung, Kundendienst, Personal- oder Liefe-rantenmanagement). Schnittstellen für die optimale Verbindung mit Drittsys-temen, wie einem ERP-System, werden bereitgestellt. Scalaris betreibt zudem vielfältige Service Level Agreements (SLAs), welche die Verfügbarkeit der An-wendungen zu jeder Zeit gewährleisten.

Einsatzbereiche

Aus dem Grad der Standardisierung lassen sich die Einsatzbereiche für SaaS beziehungsweise ASP ableiten. Pauschal betrachtet ist ASP für simple IT-An-wendungen geeignet, während SaaS auch im komplexen Lösungsgeschäft sinnvoll eingesetzt werden kann. Eine neue Zielgruppe für Softwaremiete sind Großunternehmen.

• Art der Anwendung: Wenn der Verwendungszweck keine spezifischen An-forderungen an die Lösung stellt, bieten sich ASP-Lösungen an. Projekt-management-Tools, Office-Anwendungen und in vielen Fällen auch CRM-Lösungen sind typische Beispiele für ASP. Das Unternehmen muss sich hier an die Möglichkeiten des Systems halten und sein Vorgehen danach ausrichten. Hingegen kommen Lösungen für ERP oder Dokumentenma-nagement nur dann sinnvoll zum Einsatz, wenn sie an die Bedürfnisse der Unternehmen und an die Anforderungen unterschiedlicher Fachbereiche angepasst werden können. Beispiel Dokumentenmanagement: Eine Input Management Lösung, also die elektronische Erfassung, Erkennung und Klassifizierung von Dokumenten, muss die spezifischen Dokumententypen (Formulare, Rechnungen, Anträge, etc.) eines Unternehmens berücksich-tigen und über Schnittstellen in eine bestehende IT-Struktur integriert werden. Nur so können Daten korrekt ausgelesen, eventuell mit Informa-tionen aus einer ERP-Anwendung kombiniert und schließlich an ein System zur weiteren Ver- und Bearbeitung (Dokumentenmanagement, Archiv) weitergeben werden.
• Unternehmensgröße: ASP ist auch oder ganz besonders für kleine und mittelgroße Unternehmen bis 500 Mitarbeiter geeignet. Da die Geschäfts-fälle nicht so vielfältig und Prozesse folglich einfacher sind, können Mitar-beiter ihre Aufgaben mit einer Standardsoftware sehr gut bewältigen. Mit der Unternehmensgröße steigt auch die Komplexität der Geschäftsvor-gänge. Individuelle Anforderungen müssen berücksichtigt werden und dies ist dank SaaS heute auch mit Mietsoftware möglich. Zur SaaS-Zielgruppe zählen also Unternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitern.

Sourcing

Im Falle von ASP ist Outsourcing die einzige Alternative. SaaS bietet hingegen vielfältige Sourcing-Möglichkeiten, auch ein vollständiges Insourcing. In diesem Fall übernimmt der externe SaaS-Dienstleister seine Aufgaben am Standort und in den Räumlichkeiten des Unternehmens. Dies kann beispielsweise eine Maßnahme aus Sicherheitsgründen sein, wenn ein Unternehmen seine sensib-len Daten nicht außer Haus geben möchte.

Preismodelle und Laufzeiten

ASP-Angebote richten sich nach einer standardisierten Preisliste für einen defi-nierten Funktionsumfang. Wie beim Lizenzkauf wird ein „Package“ bezahlt, auch wenn manche Teile daraus nicht benötigt werden. SaaS zeichnet sich hier durch maßgeschneiderte Angebote aus. Der Kunde hat die Wahl zwischen viel-fältigen Service Level Agreements (SLAs), die definierte Software Services umfassen. So bezieht und bezahlt ein Unternehmen nur die tatsächlich benötig-ten Leistungen. Oft wird auch die Preis-Berechnungsgrundlage an die individu-ellen Kundenbedürfnisse angepasst: Die Kosten für die Nutzung der Software-anwendungen können sich an der Anzahl der Nutzer orientieren, oder sie wer-den auf Basis des Dokumentenvolumens, welches mit der Lösung verarbeitet wird, kalkuliert. Scalaris geht hier noch einen Schritt weiter und bietet seinen Kunden flexible Optionen bezüglich der Kostenverteilung über die Vertragslauf-zeit.

Mit ASP-Verträgen binden sich Kunden für einen relativ kurzen Zeitraum, meist für 12 bis 24 Monate. SaaS-Lösungen werden individuell zugeschnitten und ent-sprechend über längere Laufzeiten kalkuliert, üblich sind drei bis fünf Jahre.

Vertrieb

ASP-Software wird über unterschiedliche Distributionswege, meist über einen Reseller oder gegen Bezahlung per Kreditkarte auch via Internet vertrieben. Der Erklärungsbedarf ist bei ASP-Anwendungen in der Regel gering und sie können sofort genutzt werden.

SaaS-Lösungen erfordern auch im Verkauf fundiertes Know-how. Der Anteil an Beratungsleistungen ist hier vergleichsweise hoch. Sie werden daher direkt vom Softwarehersteller oder in enger Zusammenarbeit mit einem Partner ver-trieben. Da die Lösungen für vielfältige und teilweise komplexe Prozesse einge-setzt werden, ist auch ein tiefes Verständnis für die Geschäftsfälle unterschied-licher Branchen und Fachbereiche erforderlich.

Ob ASP oder SaaS – flexible Software-Mietmodelle werden den neuen und stei-genden Anforderungen von Unternehmen (Kostendruck, schnelle Reaktionsfäh-igkeit, etc.) optimal gerecht. Das Lizenzgeschäft wird dadurch zunehmend ver-drängt und es deutet alles auf eine Industrialisierung der Informationstechno-logie hin. Vermutlich stellt SaaS in diesem Prozess eine Etappe auf dem Weg zum flächendeckenden Einsatz standardisierter Softwareservices dar – ein Zwi-schenschritt in komplexen Lösungsbereichen und für Großunternehmen, wo bisherige ASP-Lösungen nur teilweise sinnvoll eingesetzt werden konnten.

Philipp Sander, Marketing & Sales Director bei Scalaris

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