caverion hat mit dem optimierten Lizenzmanagement ihres externen IT-Dienstleisters Teraport durch die flexiblere Nutzung von Lizenz-Server-Abrechnungsmodellen statt fester Zuordnung von Lizenzen zu den Business Units die hohen Kosten im CAD-Bereich deutlich gesenkt. Möglich wurde dies durch eine Netzwerklizenzierung mit Lizenz-Flatrate in Verbindung mit einem individuellen Pay-Per-Use-Modell.

„Die von caverion geforderte Flexibilisierung des Lizenzmodells im Hinblick auf eine standort- und unternehmensübergreifende Lizenznutzung sowie eine bedarfsbezogene Abrechnung wurde seitens Teraport zielgenau umgesetzt und spart caverion Lizenzkosten in erheblicher Größenordnung.“ Wolfram Toepser Leiter Managementsysteme caverion GmbH

Flexible und bedarfsgerechte Lizenznutzung statt starrem Lizenz-system

Das Problem ist allen Lizenzverantwortlichen von Unternehmen mit größeren Lizenzvolumen im CAD-Bereich vertraut. Über die Jahre wurden für den jeweiligen Bedarf kostspielige Lizenzen für die verschiedenen Einsatzbereiche im Unternehmen gekauft. Ein funktionierendes Lizenzma-nagement, das den wirklichen Lizenzbedarf, gemessen an der tatsächlichen  Nutzung protokolliert, existiert nicht. Folglich gibt es nach einigen Jahren meist zu viele und zudem auch noch unterschiedliche Lizenzen oder diese stehen am falschen Standort zur Verfügung. Die Kosten hierfür sind unangemessen hoch und unnötig, oft werden Lizenzen nur noch teilweise oder überhaupt nicht mehr in Anspruch genommen.

Die Vorteile im Überblick:
• tatsächlichen Lizenzbedarf exakt ermittelt
• Anzahl der Lizenzen um 20 Prozent gesenkt
• Nutzung der Lizenzen optimiert
• Lizenzierungskosten erheblich gesenkt
• Administrativer Aufwand für Business-Units deutlich vermindert
• Flexibilität bei globaler Lizenznutzung geschaffen
• Rechtssicherheit bei Lizenzen erreicht
• Bewusstsein im Unternehmen für Lizenznutzung geschaffen
• Gerechtere Aufteilung der Kosten innerhalb der Units erzielt
• Kosten fallen ausschließlich dann an, wenn die Lizenz genutzt wird
• Lizenzkosten sind für die Projektverantwortlichen kalkulierbar
• Kostenbelastung zeitlich auf die Dauer des Projektes eingeschränkt

  
 
Kosten für CAD-Lizenzen gering halten

Ähnlich stellte sich die Aufgabe dar, mit der die Teraport GmbH konfrontiert wurde. Der IT-Betrieb der Stuttgarter caverion GmbH, einem führenden Unternehmen der technischen Gebäudeausrüstung, ist gänzlich an die Teraport GmbH outgesourct. Teraport hat zu Beginn des Gesamt-Outsourcing alle Lizenzen übernommen und vermietet diese an die Kunden. Durch diverse Zukäufe kamen im Lauf der Zeit vermehrt Lizenzen hinzu. Einzelplatz-Lizenzen wurden gekauft und somit die Vorteile der Netzwerk Lizenzierung nicht genutzt. Teraport bereinigte in einem ersten Schritt das System und sorgte dafür, dass keine überflüssigen Lizenzen mehr Kosten verursachten. Dies ist gerade im CAD-Bereich sehr wichtig, da die Lizenzen in diesem Bereich mitunter recht kostspielig sind. Auch wurden die vielen, teilweise in unterschiedlichen Ver-sionen existierenden Lizenzen über alle Business Units hinweg genutzt. Die größte Herausforderung aber war die Tatsache, dass Teraport caverion einerseits durch eine Optimierung des Lizenzmanagements Kosten senken, andererseits aber dem Kunden die volle Flexibilität erhalten sollte. Ein spontaner Mehrbedarf musste abgedeckt sein ohne neue Kosten aufzuwerfen. Das bisherige Procedere musste folglich überdacht und optimiert werden. Nach-dem in intensiven Gesprächen mit caverion die Ziele und Erwartungshaltungen beider Partner definiert wurden, traten die Experten von Teraport mit ihrem Lizenzmanagement auf den Plan. Das praktizierte Abrechnungskonzept gegen-über caverion war nicht mehr zeitgemäß. Das System basierte auf fester Zu-ordnung der Lizenzpools zu den caverion Business Units. Mangelnde Flexibilität bei der Lizenzbereitstellung für eine zum Teil nur Tage dauernde Lizenznutzung in Projekten, daraus resultierende Fixkosten und die Verrechnungseinheit (ein Monat) sowie ein extrem hoher administrativer Aufwand waren entscheidende Kritikpunkte. Ein innovatives Lizenz-Server-Abrechnungsmodell war die Lö-sung.

Tatsächliches Lizenzierungsvolumen exakt feststellen

Durch die Auswertung der Nutzung ermittelte Teraport die tatsächlich be-nötigten Lizenzen und das Lizenzierungsvolumen des Unternehmens. Teraport stellte darauf hin im ersten Schritt die CAD-Lizenzen alle auf Netzwerk-lizenzierung um und programmierte im zweiten Schritt eine spezielle Software zur Ermittlung der Nutzung pro User. Schließlich konnten sie mit Hilfe dieser Daten den tatsächlichen Lizenzbedarf tagesgenau ermitteln und mit den Optionen Lizenz-Flatrate und Pay Per Use der caverion ein attraktives nutzungsabhängiges Preismodell anbieten. Dieses innovative und flexible Lizenz-Server-Abrechnungsmodell bietet zwei Möglichkeiten: caverion zahlt entweder einen monatlichen Betrag für öfter genutzte Lizenzen oder wirklich nur die exakte Nutzungsdauer einer Lizenz für weniger intensiv benötigte Anwendungen. Beide Modelle sichern caverion im Gegensatz zur vorherigen Variante absolute Variabilität bei den Kosten und bei der Anzahl der genutzten Lizenzen. Die Lizenzeinheiten können sowohl nach oben wie auch nach unten bedarfsgerecht angepasst werden und bieten kleinste Verrechnungseinheiten im Monats- (Flatrate) beziehungsweise Stundenpaket (Pay Per Use). Insgesamt wurde die Lizenzanzahl um ca. 20 Prozent reduziert. Die  Einsparung beträgt in den ersten 12 Monaten bereits 30.000 Euro.

caverion GmbH
Die caverion GmbH ist auf dem Gebiet der technischen Gebäudeausrüstung für den Industrie- und Komfortbereich tätig. Sie bietet ganzheitliche Lösungen für technologisch komplexe Gebäude und Anlagenan. Das Leistungsspektrum umfasst: Technische Gebäudesysteme, Mess-, Steuer- und Regelungstechnik, Brandschutz, Energie- und Wärmetechnik, Reinraumtechnik, Sondertechnik und Prozessklimatisierung, Kraftwerks- und Umwelttechnik, Instandhaltung und Fertigung raumluft- und umwelttechnischer Komponenten, technisches Ge-bäude-management und Sanierung. (Die caverion GmbH ist heute weltweit mit 32 Niederlassungen und Kundendienststützpunkten vor allem in Europa und Fernost tätig. 2006 wurden mit 1.650 Mitarbeitern 435 Millionen Euro er-wirtschaftet.)

„Es hat sich wieder einmal gezeigt, wie wichtig das Lizenzmanagement bei Netzwerklizenzen ist. Wir haben den tatsächlichen Bedarf herausgear-beitet und caverion zahlt nur noch das, was die Mitarbeiter tatsächlich nutzen. Neben der Kosten-einsparung gewinnen die Unternehmen dadurch zusätzlich an Sicherheit hinsichtlich der zum Teil sehr komplexen Lizenzierungsmodelle und dem damit verbundenen Lizenzrecht." Uwe Mader Leiter IT-Services Teraport GmbH

Transparenz im Lizenzmanagement senkt Kosten

Von den neuen Lizenz-Server-Abrechnungsmodellen für AutoCAD und Micro-Station profitieren beide Vertragspartner. Durch die Methodik, die eine Reduzierung der Anzahl der vorhandenen Lizenzen insgesamt nach sich zog, konnte Teraport die Kosten für die der caverion zur Verfügung gestellten Lizenzen intern deutlich senken und den administrativen Aufwand minimieren, da nur noch das wirkliche Lizenzvolumen zu administrieren ist.  Dies führte natürlich auch zu einem insgesamt günstigeren Lizenzpreis, der an caverion weiter gegeben werden kann. Der Kunde zahlt durch dieses Modell nur die tatsächliche Lizenznutzung. Zuvor musste das Unternehmen die höchste Anzahl an gleichzeitig genutzten Lizenzen kaufen – unabhängig von Nutzungsgrad  und der Nutzungsdauer. Das neue System verlangt nicht nur geringen adminis-trativen Aufwand, sondern es stehen dadurch auch alle Lizenzen allen Anwendern an allen Standorten zur Verfügung und trotzdem können die fle-xiblen Abrechnungsmodelle genutzt werden. Ein weiterer positiver Nebeneffekt der Abrechnung nach Nutzung ist bei caverion ein bewussterer Umgang mit den Lizenzen. So kommt es heute nicht mehr vor, dass „mal eben“ eine Lizenz gezogen wird, um eine Zeichnung anzuschauen, obwohl dies beim Kollegen leicht möglich wäre, der bereits eine Lizenz bezahlt. Das globale Lizenz-Sharing unter den Business Units wird praktiziert. Dadurch konnte die Anzahl der Lizenzen und damit die Kosten kontinuierlich auf ein notwendiges Maß reduziert werden. Und endlich ist zum ersten Mal die tatsächlich benötigte Anzahl an Lizenzen bei caverion dokumentiert.