Dazu zählen das Wissen und die Erfahrung der Mitarbeiter, Organisations-strukturen oder die Beziehungen zu Investoren, Lieferanten und Kunden. Wenn diese Werte bilanziert werden sollen, verweisen Betriebswirte gerne auf die Zuständigkeit der IT. Diese Aufgabe kann gemeistert werden. Im Projekt „Wissensbilanz – Made in Germany“ des Bundeswirtschaftsministeriums (BMWi) wurde eine Methode entwickelt, das intellektuelle Kapital zu messen, zu steuern und sein Potenzial gezielt weiter zu entwickeln. Mit Hilfe einer neuartigen Software – der Wissensbilanz-Toolbox – wurde der Prozess der Wissens-bilanzierung jetzt noch nutzerfreundlicher gestaltet. Diese Software ermöglicht die effiziente und pragmatische Durchführung der Wissensbilanzierung.

Unternehmen steuern Erfolgsfaktoren

Um nachhaltige Wettbewerbsvorteile zu generieren, müssen Unternehmen in der Lage sein, ihr immaterielles Vermögen zielgerichtet zu steuern und entsprechend der Bedürfnisse ihrer Stakeholder zu kommunizieren. Gerade KMU, die sich weder Strategieabteilungen noch groß angelegte Projekte mit externen Beratern leisten können oder wollen, fehlte bisher eine effiziente Methode um ihr intellektuelles Kapital gezielt zu entwickeln. Um dem Mittelstand eine effiziente Methode zur Steuerung immaterieller Erfolgsfaktoren an die Hand zu geben, initiierte das Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie (BMWi) schon im Jahr 2003 unter der Leitung des Fraunhofer IPK den Arbeitskreis Wissensbilanz (AKWB). Bis Ende 2006 haben über 80 KMU das vom AKWB entwickelte Bilanzierungsverfahren erfolgreich angewendet. Über 80 Prozent der Pilot-Anwender sehen dabei das interne Management des intellektuellen Kapitals als den wichtigsten Einsatzbereich für die Wissensbilanz, wobei sie sowohl der Strategieentwicklung als auch der Strategieimplementierung dient.

Wissen bewerten lernen

Unter fachlicher Leitung des Fraunhofer-Instituts für Produktionsanlagen und Konstruktionstechnik (IPK) in Berlin hat der AKWB in Zusammenarbeit mit der Incowia GmbH eine Windows-basierte Anwendung entwickelt. Ziel der Entwicklung der Wissensbilanz-Toolbox war, den Unternehmen ein Werkzeug zur Verfügung zu stellen, um die Wissensbilanzierung entsprechend der Ansprüche mittelständischer Unternehmen einfach und kostengünstig durchzuführen. Die Methodik der Wissens-bilanzierung wird in der Wissensbilanz-Toolbox verständlich erläutert. Der Nutzer wird strukturiert durch den unternehmensspezifischen Bilanzierungsprozess geführt. Die erhobenen Daten können im Programm einfach erfasst werden, wobei die Datenkonsistenz sichergestellt wird und automatisierte Auswertungen zur Verfügung stehen. Anwender führen mit der Toolbox nicht nur Anweisungen aus, sondern können mit Hilfe integrierter und kontextsensitiver Lerninhalte wichtige Grundpfeiler der Wissensbilanzierung verinnerlichen. Sie lernen Schritt für Schritt die wichtigsten Bestimmungsfaktoren des intellektuellen Kapitals kennen und erfahren wie diese bewertet werden. So kann jedes Unternehmen eigenständig einen vollständigen, zuverlässigen und aussagekräftigen Wissensbilanzbericht erstellen. Sowohl das Gesamtergebnis in Form des eigentlichen Wissensbilanz-dokuments als auch alle vorhergehenden Teilergebnisse werden mit Hilfe der Softwareanwendung dokumentiert und gesichert. Der durch die Software initiierte Lernprozess und die strukturierte Führung durch die Wissensbilanzierung minimieren den externen Beratungsbedarf.

Die Wissensbilanz-Toolbox

Die Wissensbilanz-Toolbox kombiniert ein einheitliches Methodengerüst mit größtmöglicher inhaltlicher Freiheit für den jeweiligen Anwender. Sie richtet sich an Wissensbilanz-Projektleiter und führt den Nutzer in acht Schritten durch den Wissensbilanz-Prozess. Dabei erleichtern Standardvorlagen den Einstieg, können aber jederzeit auf die Besonderheiten des Unternehmens angepasst werden. Ein Lernmodul vermittelt dem Nutzer darüber hinaus die Schritte der Wissensbilanzie-rung in einfacher und verständlicher Weise. In den abschließenden Schritten können konkrete Entwicklungsmaßnahmen abgeleitet und die eigentliche Wissensbilanz erstellt werden. Das fertige Dokument kann in verschiedenen Dateiformaten ausgegeben und in gängigen Programmen weiterverarbeitet werden und beinhaltet auch einen Soll-Ist-Vergleich von relevanten Messgrößen zur Verfolgung des Maßnahmenfortschritts. Die vom BMWi kostenlos zur Verfügung gestellte Wissensbilanz-Toolbox zeichnet sich durch eine hohe Nutzerfreundlichkeit aus und gewährleistet:
• Hohe Datenkonsistenz durch strikte Prozessorientierung und Plausibilitätschecks.
• Schrittweises Erlernen der Methodik durch ein integriertes Lernprogramm.
• Einfache Erfassung und Bewertung aller Einflussfaktoren und Indikatoren zur Erstellung einer vollständigen Wissensbilanz.
• Reduzierung des Aufwands und Beschleunigung des Wissensbilanzierungs-prozesses und dadurch Optimierung des Kosten-Nutzen-Verhältnisses.

Eine Befragung unter den Pilotunternehmen ergab, dass die Vorteile der softwaregestützten Wissensbilanzierung von den Anwendern bestätigt werden: Alle befragten Unternehmen schätzten die Wissensbilanz-Toolbox insgesamt und insbesondere ihren Nutzen beim Erstellungsprozess der Wissensbilanz als „gut“ beziehungsweise „sehr gut“ ein. Beim Design und bei der Nutzerfreundlichkeit wird die „Wissensbilanz Toolbox“ von mehr als 90% der Befragten für „gut“ oder „sehr gut“ befunden [1].

In acht Schritten zur fertigen Wissensbilanz

Die Wissensbilanz-Toolbox untergliedert die AKWB-Methode [2] zur Wissens-bilanzierung in acht einfache Arbeitsschritte. Jeder dieser Arbeitsschritte liefert bereits ein in sich schlüssiges Ergebnis, womit Anwender die Wahl haben, die Wissensbilanzierung bis hin zum fertigen Wissensbilanzdokument oder nur bis zum Erreichen von Teilergebnissen durchzuführen. Die Wissensbilanzierung wird im Unternehmen im Rahmen von funktions- und hierarchieübergreifenden Workshops durchgeführt.
Dieses Vorgehen sichert die ganzheitliche Betrachtung des intellektuellenKapitals im Unternehmen [3]. Zu Beginn wird das Geschäftsmodell des bilanzierenden Unternehmens beschrieben. Dabei werden Informationen zum Geschäftsumfeld (Möglichkeiten und Risiken) und strategischen Zielen gesammelt (Schritt 1). Das Geschäftsmodell mit den strategischen Zielen bildet bei allen weiteren Schritten die Basis für die Bewertung der weichen Faktoren.
Vor dem Hintergrund der strategischen Ziele werden die für den Geschäftserfolg ausschlaggebenden Leistungsprozesse und Einflussfaktoren des intellektuellen Kapitals identifiziert (Schritt 2). Bei den Faktoren des intellektuellen Kapitals kann es sich beispielsweise um die Motivation der Mitarbeiter, die Beziehungen zu Kunden oder um die Unternehmenskultur handeln. Die verschiedenen Faktoren des intellektuellen Kapitals können für jedes Unternehmen individuell definiert werden, allerdings können in der Software auch Vorlagendateien mit Standard-einflussfaktoren hinzu geladen werden, die auf Basis der Erfahrungen mit den Pilotanwendern erarbeitet wurden. Die Bewertung der Einflussfaktoren erfolgt
hinsichtlich der Kriterien Qualität, Quantität und Systematik (Schritt 3). Diese Selbsteinschätzung durch das Workshop-Team wird im nächsten Schritt durch die Bestimmung von Indikatoren zur Messung des intellektuellen Kapitals in Form von Zahlen und Fakten untermauert (Schritt 4).

Analyse von Wechselwirkungen

Nach der Bewertung des intellektuellen Kapitals schätzen die Workshop-Teilnehmer die Wirkungszusammenhänge zwischen intellektuellem Kapital, Geschäftsprozessen und Geschäftserfolgen ein (Schritt 5). Basierend auf der Sensitivitätsanalyse nach Frederic Vester können Aussagen zum Einflussgewicht einzelner Faktoren und zu zeitlichen Verzögerungen bei der Wirkung von Maßnahmen gemacht werden. Mit Hilfe der Wissensbilanz-Toolbox können sowohl die Ergebnisse des Schritts „Bewertung“ als auch des Schritts „Wirkung“ prägnant visualisiert werden, was das Verständnis erleichtert und die Diskussion im Workshop anregt. Zentrales Ergebnis der Auswertung (Schritt 6) ist das Potenzial-Portfolio (vergleiche Bild 2), in dem die Bewertung der immateriellen Faktoren zusammen mit ihrem Einflussgewicht dargestellt wird. Somit ist auf einen Blick erkennbar, welche Faktoren auf Grund ihrer hohen Wirkung auf das Gesamt-system und ihrer relativ niedrigen Bewertung entwickelt werden müssen, d.h. wo es sich am ehesten lohnt zu investieren. Nachdem so dringende Handlungsfelder identifiziert worden sind, können entsprechende Maßnahmen definiert werden (Schritt 7). Durch die vorangehenden Schritte ist gewährleistet, dass diese Maßnahmen die Erreichung der strategischen Ziele unterstützen und die größtmög-liche Hebelwirkung entfalten. Schließlich ermöglicht die Wissensbilanz-Toolbox die Erstellung des fertigen Wissensbilanzdokuments auf Knopfdruck (Schritt 8). Für die Kommunikation an ausgewählte Stakeholder, wie zum Beispiel Mitarbeiter, Kunden und Kreditgeber, können die jeweils relevanten Inhalte ausgewählt, in einem Dokument zusammengeführt und dort weiterverarbeitet werden.

Einsatz als Management- und Kommunikationsinstrument

So dient das Instrument Wissensbilanz und die unterstützende Toolbox zwei unterschiedlichen Zielsetzungen: Einerseits zur Unterstützung des Managements und andererseits zur internen und externen Kommunikation des intellektuellen Kapitals. Durch den Einsatz als internes Managementinstrument kann die Transparenz über das intellektuelle Kapital im Unternehmen entscheidend verbessert werden. Dadurch wird eine systematische Steuerung dieser Ressourcen erst möglich und Innovations- und Verbesserungspotenziale werden aufgedeckt. Damit erhält das Management eine fundierte Entscheidungsgrundlage zur Ableitung strategiekonformer Entwicklungsmaßnahmen. Schon der Bilanzierungsprozess im Workshop-Team stößt nutzenstiftende Reflexionen an und baut ein gemeinsames Verständnis der erfolgsentscheidenden weichen Faktoren und der Funktionsweise des eigenen Unternehmens auf. Die Wissensbilanz-Toolbox kann zusätzlich als Controllinginstrument genutzt werden, um die Wirksamkeit von Entwicklungsmaßnahmen kontinuierlich und valide zu überprüfen. Darüber hinaus bietet sich ihr Einsatz im Risikomanagement an, um die Entwicklung strategisch wichtiger Faktoren kontinuierlich zu überwachen. Zweitens fungiert die Wissensbilanz als Berichtsinstrument, das sowohl zur internen als auch zur externen Kommunikation der unternehmensspezifischen immateriellen Werte genutzt werden kann. So kann die Unternehmensleitung der Belegschaft die Zusammenhänge der weichen Faktoren mit dem Geschäftserfolg und daraus abgeleitete Entwicklungsmaßnahmen anschaulich darstellen. Dies und der partizipative Charakter der Methode kann eine erhebliche Motivationswirkung entfalten, wodurch eine effektive Selbststeuerung der Organisation erreicht wird. Zusätzlich zeigt die Wissensbilanz auch externen Zielgruppen, wie Kunden oder Kapitalgebern, den Status Quo des intellektuellen Kapitals und somit den wahren Wert des Unternehmens auf. Eine empirische Untersuchung mit Finanzexperten aus führenden Banken und Investmentgesellschaften ergab, dass die Wissens-bilanz Unternehmensbewertungen präzisiert und risikomindernd auf den Kreditver-gabeprozess wirken kann [4]. Gerade vor dem Hintergrund des durch Basel II erschwerten Kapitalzugangs können Mittelständler ihre Verhandlungsgrundlage in Kreditvergabeentscheidungen durch die Integration der Informationen der Wissensbilanz verbessern.

Effektiver Einsatz der Wissensbilanz-Toolbox

Die Software ist zwar selbst erklärend und ermöglicht eine selbständige Wissensbilanzierung, allerdings ersetzt sie nicht den für eine valide Wissensbilanz notwendigen Workshopprozess im Unternehmen. Zur Ausschöpfung des vollen Potenzials der Methode und der Wissensbilanz-Toolbox besteht die Möglichkeit, sich die theoretischen Grundlagen und praktischen Moderationskompetenzen anzueignen. In Zusammenarbeit mit dem AKWB bietet die Fraunhofer Technology Academy dazu eine Reihe von Schulungen an (siehe Kasten). Dort lernen die Teilnehmer direkt von den Experten des AKWB, wie die Wissensbilanz-Toolbox effektiv zur Wissensbilanzerstellung eingesetzt wird und wie die Wissensbilanz-Workshops erfolgreich moderiert und gestaltet werden. Anhand von konkreten Beispielen wird der Erstellungsprozess simuliert und durchgespielt. Lösungen werden diskutiert und praktische Tipps zur Umsetzung und Moderation gegeben. Die Teilnahme empfiehlt sich sowohl für externe Berater, die Unternehmen bei der Wissensbilanzierung unterstützen wollen, als auch für interne Mitarbeiter, die mit derartigen Aufgaben betraut sind.

Prof. Dr.-Ing. Kai Mertins
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Markus Will
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Diesen Artikel finden Sie auch in der Ausgabe 11/07 des it management.