Sofortmaßnahmen in der Krise: Kleine Maßnahmen – große Wirkung

Michael Jost über Sofortmaßnahmen in der Krise am Beispiel der IT und ITK.

Auch wenn die Handlungsfähigkeit in Krisenzeiten eingeschränkt ist: es sind gute Gelegenheiten sich von ungeliebten Systemen und zweifelhaften Projekten zu verabschieden, lange aufgeschobenes zu erledigen und auf internes Know-how zu setzen!

In schwierigen Zeiten wird immer auch auf die großen Budgetpositionen geschaut. Und da ist dann die IT oft ganz oben mit dabei und wird unter besondere Beobachtung gestellt, Gelder eingefroren oder gar gekürzt. Damit wird dem CIO ein Argument in die Hand gegeben, das sich mit etwas Geschick gut nutzen lässt, um Dinge zu Grabe zu tragen, die in „normalen“ Zeiten unantastbar sind.

Gehen Sie in den intensiven Dialog mit den Unternehmensbereichen und Fachabteilungen, um das Leistungsportfolio der IT zu überprüfen. Jetzt ist eine gute Gelegenheit zusammen mit den Kollegen Hand an „heilige Kühe“ zu legen:

• Bewerten Sie alle laufenden und geplanten Projekte neu und konzentrieren Sie sich auf die Projekte mit dem größten Nutzen. Überprüfen Sie die Anforderungen und eliminieren Sie Funktionen, die viel Mühe machen, aber verzichtbar sind ohne den Projekterfolg wesentlich zu beeinträchtigen. Die Kleinigkeiten kosten ja oft am meisten und bringen nicht viel.
• Durchleuchten Sie gemeinsam die Service-Levels und passen Sie diese dem tatsächlichen Bedarf an. Muss das Help-Desk tatsächlich bis 19:00 erreichbar sein, obwohl in der letzten Stunde fast keiner mehr im Büro ist? Müssen manche Systeme hochverfügbar sein, obwohl ein Ausfall keinen wirklichen Schaden anrichten würde?
• Identifizieren Sie antiquierte Systeme, die Ihnen seit Jahren viel Zeit und Geld kosten obwohl schon längst Alternativen im Haus sind. Die Nutzer, für die das System „unverzichtbar“ ist, müssen jetzt schon gute Argumente bringen, ihr „Lieblingskind“ zu erhalten.
  • Suchen Sie nach redundanten Services, die sich im Laufe der Jahre angesammelt haben. Muss die IT wirklich alle Handy-, Smartphone-, Blackberrie-Modelle unterstützen, muss man über VPN, Web-Gateways und Einwahl den x-fachen Zugriff auf das Firmennetz bereitstellen?

In diesen schwierigen Zeiten wird es leichter sein, sich mit den Verantwortlichen auf die wirklich nötigen Systeme und Leistungen zu verständigen.

Sie können aber die Krise auch in Ihrem Bereich sehr effektiv und sinnvoll nutzen:

• Überprüfen Sie alle Wartungsverträge, Vereinbarungen mit Dienstleistern und externen Spezialisten. Kündigen Sie konsequent, was Ihnen überdimensioniert erscheint, fordern Sie von den Anbietern alternative Vergütungsmodelle und Preisnachlässe. Auch die Anbieter sind froh um jeden Kunden, der ihnen erhalten bleibt, da lassen sich viele auch auf schlechtere Margen ein.
• Kaufen Sie jetzt, wenn das noch geht, fehlende Lizenzen und Hardware. Die Hersteller haben fast alle Probleme und sind froh über jeden Abschluss. In Krisenzeiten lässt sich viel Geld bei Anschaffungen sparen, die sowieso auf Sie zukommen.
• Sollten Sie die Flaute im Kerngeschäft auch in weniger Arbeit in der IT spüren, kümmern Sie sich um die Dinge, die immer liegen geblieben sind: Dokumentationen, Systembereinigungen, Updates etc. Wenn die Fachabteilungen nicht so unter Strom stehen, bekommt die IT eher mal eine Downtime zugestanden, als wenn der Laden brummt.
• Überprüfen Sie die geplanten bzw. notwendigen Trainings. Oft hat man das Know-how in den eigenen Reihen, verlagern Sie externe Schulungen nach innen, lassen Sie die eigenen Spezialisten die Kollegen schulen. Das spart Geld, fördert den Zusammenhalt der Mannschaft und erhöht das interne Wissen.

Die Liste der Maßnahmen, die jetzt und trotz Krise ergriffen werden, ließe sich noch fortsetzen. Entscheidend ist die Konzentration auf die Dinge, die in normalen Zeiten nicht durchsetzbar wären. Und Sie sollten sich darauf konzentrieren, Ihre IT für den nächsten Aufschwung fit zu machen, der kommt bestimmt und dann ist es nötig, den eigenen Stall in Ordnung zu haben.

Michael Jost ist Mitglied des SCOPAR-Beratergremiums

www.scopar.de